Информационный анализ АСУ

Под информационным анализом понимают изучение состава документов и определение объема формируемой и используемой информации, а также разработку схемы документооборота предприятия и модели информационных связей.

Анализ потоков и состава документированной информации на предприятии выполняется в два этапа:

• — изучают и упорядочивают документы и содержащуюся в них информацию, классифицируют и описывают характеристики документов и показателей;
• — анализируют применяемую на предприятии документированную информацию и разрабатывают рекомендации по устранению бесполезной ее избыточности и по рационализации информационных связей и структуры документов.

Для анализа документированной информации необходимо определить состав исходного множества применяемых на предприятии документов и содержащихся в них наименований показателей, а также классифицировать документы и показатели на группы по сходным частным признакам.

Анализ информационных характеристик объекта автоматизации проводится на основе собранных материалов обследования после их предварительной обработки и систематизации. Работы по анализу рекомендуется проводить в следующей последовательности:

• — составление перечня документов, формируемых в каждом структурном подразделении или функциональной подсистеме, и группировка документов по основным классификационным свойствам;
• — анализ терминологии, применяемой в документах, и обеспечение смыслового единства информации;
• — систематизация, группировка и анализ применяемых показателей;
• — классификация показателей, разработка системы кодирования и шифрации документов и показателей;
• — построение схем документообразования (схем взаимосвязи документов) и определение уровня документов внутри подразделения (начальный, промежуточный, конечный);
• — построение маршрутов движения документов в структурных подразделениях и функциональных подсистемах,
• — анализ маршрутов движения документов и выявление элементов нерациональной организации информационных потоков,
• — построение схем взаимосвязи показателей и их анализ;
• — анализ алгоритмов формирования показателей;
• — построение схемы документооборота в целом по предприятию — составление информационной модели объекта;
• — расчет объемов и интенсивностей потоков информации в структурных подразделениях, функциональных подсистемах и в целом по предприятию за месяц, квартал и год;
• — разработка рекомендаций по устранению дублирования документов и показателей, унификации и стандартизации форм документов, рационализации маршрутов движения документов и схем формирования показателей.

Определение общего перечня форм документов, циркулирующих в отдельных структурных подразделениях, и группировка документов по основным классификационным признакам — одна из первых задач информационного анализа АСУ.

Все документы делят на внутренние, разрабатываемые на предприятии, и внешние, поступающие из внешней среды. Это позволяет определить документы, которые можно усовершенствовать, для которых можно изменить маршруты движения, и документы, для которых реализация этих процедур затруднительна.

Значение при проектировании технологического процесса обработки данных имеет периодичность составления и обработки документов на предприятии.

При анализе информационных потоков производят группировку документов, циркулирующих на предприятии, в зависимости от способа их получения. Выделяют две группы документов: первичные и сводные.

Первичные документы можно классифицировать по следующим признакам:

• — размещению в них показателей — анкетные, зональные, табличные, комбинированные;
• — количеству отражаемых хозяйственных операций — однострочные и многострочные;
• — способу охвата хозяйственных операций — разовые и накопительные;
• — полноте информации — с обязательным минимумом реквизитов и с частью обязательных реквизитов;
• — степени механизации процессов заполнения документов — полностью механизированные, частично механизированные и заполняемые вручную;
• — по способу обработки документов — обрабатываемые вручную, на клавишных вычислительных машинах, на перфорационных вычислительных машинах, на ЭВМ.

Классификация и группировка первичных документов по этим признакам позволяют провести их анализ для унификации. Процесс унификации документов состоит в сокращении количества их реквизитов, устранении повторяющихся показателей и перенесении постоянных и нормативных показателей в «память» системы. Интерес представляет группировка документов по их участию в формировании новых документов.

После систематизации форм документов в соответствующей картотеке или справочнике форм и их группировки по основным признакам необходимо произвести шифрацию документов. При разработке системы шифрации и кодирования необходимо учесть следующие основные требования автоматизированных систем обработки данных:

• — минимальная разрядность кода;
• — определение по шифру номера подразделения, где формируется документ;

возможность классификации документа по назначению — плановый, учетный, нормативный, ответный, контрольный.

Документы, идентичные по форме и применяемые для подразделений одного и того же уровня иерархии управления, вносятся в картотеку документов один раз с указанием шифров всех подразделений, где они формируются. Составляется картотека показателей, применяемых в документах. Наименование показателей образуется из наименований реквизитов-оснований и реквизитов-признаков, входящих в наименование документа. Шифры наименованиям показателей присваиваются в соответствии с классификатором наименований показателей.

Для анализа маршрутов движения документов, технологии их обработки и рационализации документооборота по каждому подразделению строятся организационные схемы внутриструктурных потоков информации. Эта схема представляет собой таблицу, где в строках указаны документы и перечень операций по их обработке, а в столбцах — управленческий персонал, выполняющий операции обработки документов. Пример схемы внутриструктурных потоков информации для производственного предприятия приведен на рис. 1.8.

Разрабатываются схемы взаимосвязи документов, пример которой приведен на рис. 1.9.

Чтобы детально проанализировать маршруты движения документов, для каждой функции подсистемы на основании схем взаимосвязей документов (см. рис. 1.9) и организационных схем внутри структурных потоков информации строят схемы организации и движения информации в функциональных подсистемах, пример которой приведен на рис. 1.10. Это позволяет представить путь движения документа от одного структурного подразделения к другому и формирование каждого документа внутри тех или иных подразделений. Условные обозначения показывают, где возникает документ, где он хранится после завершения всего цикла обработки, целый ряд других операций (например, утверждение, согласование документа), количество издаваемых экземпляров и т. д.

Схема дает возможность выявить:

Рис. 1.8.

• — дублирование операций, когда аналогичные по содержанию документы возникают в разнородных структурных подразделениях на основании одного и того же массива информации (элементы дублирования можно устранить изменением маршрута движения документов, созданием при формировании документа нужного числа копий и т. д.);
• — сложный маршрут движения документов с возвратами к исходным пунктам (эту нерациональность можно устранить перераспределением функций, их объединением и т. д.; правильное перераспределение функций меняет информационный поток, сокращает длительность прохождения документа, устраняет возвратные петли и т. д.):
• — несоответствие структуры и функций отдельных подразделений (при этом пути движения документов имеют изломы, так как документ передается в одно структурное подразделение и участвует в формировании какого-либо еще документа в другом подразделении).

Рис. 1.9.

Рис. 1.10.

В случае соответствия структуры и функций подразделений документ используется для формирования какого-либо другого документа именно в том структурном подразделении, куда он передается.

Для проектирования новых схем организации и движения информации необходимы сведения о системе экономических показателей, используемых в данной подсистеме управления, об алгоритмах и формальном математическом аппарате их получения и преобразования.

Анализ системы показателей осуществляется в процессе построения структурной схемы их взаимосвязи. Схема позволяет проследить, в каком документе впервые появляется данный показатель, как он участвует в формировании производных показателей в том же документе и в какие документы он переносится. В схеме указываются алгоритмы формирования показателей. В структурной схеме взаимосвязи показателей применимы требования к движению документов. Каждый производный показатель должен образовываться в каком-то одном документе и только один раз. Во все остальные документы он переносится по мере необходимости без каких-либо дополнительных расчетных операций. Для анализа алгоритмов образования показателей следует разработать символику, представляющую показатели, признаки и операции, выполняемые над ними.

На основе данных форм обследования можно рассчитать объемы информации, циркулирующей в каждом структурном подразделении или функциональной подсистеме. Для этого по каждому документу рассчитывают средний объем алфавитно-цифровой информации. С учетом периодичности заполнения определяют суммарный объем информации по данному документу за плановый период. Просуммировав по всем документам подразделения, функциональной подсистемы или предприятия в целом, находим общий объем информации, содержащейся в документах применительно к подразделениям или подсистемам.

Результаты обследования управленческих работ и потоков информации для удобства описания и полноты анализа можно представить в виде информационных моделей. Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки и маршруты движения документов, алгоритмы формирования показателей, а также взаимосвязь между всеми рабочими группами данного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой. Назначение модели в том, что она характеризует потоки информации, необходима для анализа документооборота, а также выбора комплекса технических средств.

Для проведения анализа материалов обследования необходимо по результатам обследования сгруппировать показатели и документы по основным классификационным свойствам, проверить полноту проведенного обследования, построить схемы формирования и информационные схемы взаимосвязи показателей, документов, задач управления и схемы движения документов.