Заключение. 
Подлинность и описание электронных документов

В ходе изучения проблемы было выяснено, что имеются как положительные, так и отрицательные стороны в хранении архивов электронного вида.

Сегодня специалисты по делопроизводству должны быть постоянно в курсе постоянных новинок в области современных технологий.

Изучив проблему хранения документов в электронном виде, можно предложить несколько вариантов для более благоприятной работы архивов:

• -сохранение форм документов, соответствующих письменной структуре документирования, установленной современными нормативными актами в области управленческой деятельности;
• -основания разделения подлинников и копий;
• -ограничение круга ситуаций, при которых могут, должны и не должны использоваться электронные документов;
• -на основании действующих нормативных актов установление правовых оснований признания юридической силы электронных документов и закрепление их в ведомственных инструкциях, методиках и т. п. документах для практического использования и сбора информации о недостатках разработок[7].

Также для того, чтобы поддерживать сохранность документов в электронном виде необходимо соблюдать все правила и инструкции, которые приняты органами, в которых действуют архивы. Это позволит проводить более рациональную работу с архивами, а также обезопасит от внешних факторов, которые могут повредить сохранности документов.

В эпоху электронных документов, для которых можно получить любое количество равнозначных копий, роль архивов неизбежно претерпит изменения. Появляется возможность хранить рабочие экземпляры документов рассредоточено — там, где в них возникает потребность. Каждый пользователь может с помощью удаленного доступа получить собственную копию, с точки зрения информационной ценности совершенно равнозначную исходному документу. Тем не менее, обеспечение сохранности эталонов электронных документов останется прерогативой архивистов независимо от того, сколько равноценных экземпляров будет находиться в обращении. Более того, централизованное архивохранилище сегодня представляется единственным местом, где такая сохранность может быть гарантирована, ибо только для архивистов забота о документах, вышедших из активного обращения, всегда была и будет важнейшей задачей.

В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами.