Оформление документов о трудовой деятельности работников

Личное дело формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа о приеме на работу. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

• — внутренняя опись документов личного дела;
• — дополнение к личному листку по учету кадров;
• — личный листок по учету кадров;
• — автобиография;
• -копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
• — заявление о приеме на работу;
• — копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документа об образовании и иных личных документов.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

• — на все вопросы должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;
• — не допускается перечёркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т. п.

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.

Автобиография — документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. В автобиографии отражаются следующие сведения:

• — фамилия, имя, отчество;
• — дата и место рождения;
• — полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
• — трудовая деятельность;
• — профессия;
• — общественная работа, участие в выборных органах;
• — отношение к воинской службе и воинское звание;
• — сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках.

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке, включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел.

На всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом (см. Приложение 15). Личная карточка формы Т-2 является основным документом по учету работников, заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в личную карточку формы Т-2 вносятся рукописным способом работником кадровой службы.

Одним из важнейших разделов личной карточки является раздел «Прием на работу, назначения, перемещения». При оформлении записей в этом разделе необходимо делать ссылки на даты и номера приказов о назначении, переводе, перемещении или увольнении работника. На основании этих сведений подтверждается трудовой стаж работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена личная карточка.

Личные карточки хранятся в отдельной картотеке по алфавиту. После увольнения работника личная карточка хранится в архиве 75 лет.

Постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26 октября 2007 г. № 359 признано утратившим силу постановление Государственного комитета СССР по статистике от 28 декабря 1989 г. № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций». Среди отмененных указанным постановлением форм документов — форма личной карточки Т-2.

Отмена официальной формы карточки Т-2, а также указаний по ее заполнению, вызывает у кадровых работников вопросы: необходимо ли заполнять личную карточку на всех работников и какова должна быть форма личной карточки.

Статьей 52 Трудового кодекса Республики Беларусь определено, что правила ведения нанимателем первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Первичные документы о труде — это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др. К ним наряду с личной карточкой относятся приказы (распоряжения) по соответствующим вопросам, табель учета использования рабочего времени и др.

Что касается необходимости ведения личной карточки формы Т-2, то она определяется рядом нормативных правовых актов. Так, п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, установлено, что наниматель обязан знакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью под роспись в личной карточке формы Т-2. Таким образом, личную карточку формы Т-2 вести необходимо.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации. Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (далее — Инструкция). Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в хронологической последовательности. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:

• — Документы, предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся: анкета, автобиография, резюме; личное заявление о приеме на работу; копии документов об образовании; рекомендации и характеристики; медицинские справки; трудовой договор; выписка из приказа о приеме на работу; выписки из протоколов об избрании на должность; выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность; личная карточка.
• — Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности: выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.; копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.); копии документов об образовании, повышении квалификации; аттестационные листы; служебные записки, личные заявления и объяснительные записки; акты, уведомления и т. д.
• — Документы о прекращении трудового договора.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии. Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т. д. Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности. Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

В соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек:

• — записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 года, в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003» .Записи производятся аккуратно, перьевой или гелиевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), свето-водостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п.
• — в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

• — фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
• — запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.);
• -запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.);
• — профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория, и т. п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. Работник, потерявший трудовую книжку или вкладыш к ней, вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней образца республиканской трудовой книжки 1995 г. с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

При утрате трудовой книжки по истечении указанного срока нанимателем выдается справка о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения работнику по новому месту работы другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но с надписью «Дубликат». При прекращении деятельности нанимателя работник обращается по вопросу выдачи справки о периоде работы у данного нанимателя по месту хранения сданных в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, правопреемник, местный исполнительный комитет, архив и др.).

Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается также, если она пришла в негодность (обгорела, была изорвана, замазана и т. п.). При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. Пришедшую в негодность трудовую книжку работнику следует сохранить, поскольку она может послужить дополнительным документом для установления предшествующего стажа работы. Справка о подтверждении стажа работы представлена в Приложении 16. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. Если работник до поступления к данному нанимателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденном документами.

Подготовка документов, необходимых для назначения пенсии, и представление к ее назначению осуществляются работодателем по месту последней работы заявителя.

Обязательными для назначения любого вида трудовой пенсии являются документы:

• -удостоверяющие личность;
• -подтверждающие стаж работы;
• -о заработке.

Представитель нанимателя ежегодно в начале каждого года на работников, которые в следующем году достигают пенсионного возраста и приобретают право на пенсию, на основании трудовых книжек и личных карточек составляет списки. В эти списки включаются работники, приобретающие право на пенсию:

• -по возрасту на общих основаниях (т.е. по достижении общеустановленного пенсионного возраста (60 лет для мужчин и 55 лет для женщин) и при наличии соответственно стажа работы не менее 25 (20) лет, в том числе не менее 5 лет стажа работы с уплатой обязательных страховых взносов на цели государственного социального страхования);
• -по возрасту за работу с особыми условиями труда либо на льготных основаниях. Пенсии по возрасту на льготных основаниях — это пенсии, которые назначаются отдельным категориям лиц при наличии определенного статуса. В частности, такие пенсии назначаются инвалидам войны, инвалидам с детства, многодетным матерям, матерям погибших военнослужащих, родителям детей-инвалидов с детства и др. Включение таких категорий работников в список возможно при наличии у нанимателя необходимой информации об их статусе (например, о том, что конкретная работница является многодетной матерью, матерью ребенка-инвалида и т. д.).

Списки составляются в хронологическом порядке в зависимости от даты приобретения права на пенсию. В них должны быть указаны: фамилия, имя, отчество работника, день, месяц и год его рождения, должность (профессия) и наименование структурного подразделения, основания назначения пенсии, общий и специальный трудовой стаж.

Инспектор по кадрам за месяц до достижения работником пенсионного возраста и приобретения права на пенсию и заявление о назначении пенсии заполняется заявителем по установленной форме и регистрируется в журнале регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий извещает его о порядке обращения за пенсией.

Инспектор по кадрам в 10-дневный срок со дня регистрации заявления оформляет все необходимые документы и свое представление, знакомит с ним заявителя (под роспись в представлении) и рассматривает вопрос о возможности представления данного работника к назначению пенсии.

При положительном решении вопроса заявление, представление и все документы передаются в районное (городское) управление (отдел) по труду и социальной защите по месту жительства заявителя.

В том случае, если специалистом по кадрам собраны не все необходимые документы, в районное (городское) управление (отдел) по труду и социальной защите передаются имеющиеся документы с указанием причины отсутствия недостающих документов. В последствии недостающие документы представляются в месячный срок со дня получения уведомления органа социальной защиты о необходимости их представления.

Если работнику отказано в представлении к назначению пенсии, специалист по кадрам обязан выдать ему на руки письменное сообщение об этом с указанием причин отказа.

В том случае, если работник не согласен с решением нанимателя, он имеет право с заявлением о назначении пенсии обратиться непосредственно в управление (отдел) по труду и социальной защите по месту жительства (нахождения работодателя), приложив к заявлению сообщение об отказе. При этом по требованию работника или управления (отдела) по труду и социальной защите работодатель передает документы о стаже и заработке работника и др.

Наниматели несут материальную ответственность перед пенсионером за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсии, а также представлением документов, содержащих недостоверные сведения, в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Если работником подано нанимателю заявление о назначении пенсии, оно подлежит рассмотрению в установленном порядке, независимо от того, продолжает работник трудиться или уволился после подачи заявления.

Заявление от члена семьи умершего работника по его требованию принимается нанимателем независимо от времени, прошедшего после смерти кормильца.

По требованию работника наниматель выдает ему документы, необходимые для перерасчета пенсии, возобновления ее выплаты, перевода с одного вида пенсии на другой.