Компенсации за использование работниками личного имущества в производственных целях

В случаях, когда работники с согласия или ведома работодателя используют в его интересах (в производственных целях) свое личное имущество, в соответствии со ст. 188 ТК РФ им выплачивается компенсация за использование имущества, его износ, а также возмещаются расходы, связанные с применением такого имущества в производственных целях.

Как отмечалось выше, согласно ст. 164 ТК РФ компенсация — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

Возмещаемые расходы — это затраты, которые возникают у сотрудника в связи с использованием имущества в производственных процессах, например расходы на техническое обслуживание имущества, стоимость расходных материалов и др. Из ст. 188 ТК РФ следует, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. При этом он должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности.

Пример ООО «Монолит» ежемесячно выплачивает Иванову Л. Л. денежную компенсацию за использование его личного компьютера в служебных целях для управленческих нужд в сумме 2000 руб., которая рассчитана исходя из стоимости компьютера 50 000 руб. и срока его полезного использования.

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства от 01.01.2002 № 1, персональные компьютеры включены во вторую амортизационную группу со сроком их полезного использования от двух до трех лет.

Для расчета компенсации было выбрано минимальное значение —.

25 месяцев. Размер ежемесячной компенсационной выплаты составил: 50 000 руб. / 25 мес. = 2000 руб/мес.

Компенсация выплачивается работнику на основании приказа руководителя организации о выплате работнику компенсации за использование личного имущества в служебных целях, который издается на основании трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору.

Возможны случаи, когда работник использует свое имущество в производственных целях не каждый день. В таких случаях расходы по использованию этого имущества будут меньше, чем в случае его использования в течение всего месяца, следовательно, размер компенсационных выплат может варьировать из месяца в месяц.

В соответствии с письмом Минфина России от 15.09.2005 № 03−03−04/2/63:

• — один раз в месяц компенсируются фактически понесенные работником затраты, связанные с использованием имущества для служебных целей;
• — компенсация не начисляется за время нахождения работника в отпуске, отсутствия на рабочем месте вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам.

Исходя из этого размер компенсации в каждом календарном месяце рассчитывается пропорционально количеству фактически отработанных работником дней в месяце.

В бухгалтерском учете компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного имущества в производственных целях, признается в соответствии с ПБУ 10/99 расходом по обычным видам деятельности и отражается проводкой:

ДЕБЕТ счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы»,.

26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» КРЕДИТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Выплата компенсации из кассы организации отражается в бухгалтерском учете следующим образом:

ДЕБЕТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 «Касса».

При перечислении денежных средств на расчетный (карточный) счет отражается бухгалтерской проводкой:

ДЕБЕТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 51 «Расчетные счета».

Пример С согласия директора ООО «Рассвет» (торговая организация) менеджер по продажам Савельев Е. Б. использует личный мобильный телефон для ведения служебных переговоров.

Размер ежемесячной компенсации в сумме 1200 руб. определен на основании представленных Савельевым Е. Б. копий документов, подтверждающих расходы на приобретение мобильного телефона, установленного срока его службы, а также предполагаемой интенсивности ведения переговоров в служебных целях с учетом используемого тарифа связи. Сторонами подписано соглашение об использовании личного мобильного телефона с указанной суммой компенсации, и издан приказ руководителя с указанием размера компенсационных выплат.

В бухгалтерском учете ООО «Рассвет» оформляются следующие записи:

ДЕБЕТ 44 «Расходы на продажу» КРЕДИТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — 1200 руб. — начислена компенсация работнику за использование личного мобильного телефона (первичные документы — приказ руководителя, бухгалтерская справка);

ДЕБЕТ 73 «Расчеты с персоналом, но прочим операциям» КРЕДИТ 51 «Расчетные счета» — 1200 руб. — перечислена сумма компенсации работнику за использование личного мобильного телефона (первичный документ — выписка банка, но расчетному счету).

Данные компенсационные выплаты в соответствии с абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ обложению налогом на доходы физических лиц не подлежат. Согласно подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ они не облагаются и страховыми взносами.