Автоматизация учета начисления и выплаты заработной платы через кассу организации

Технология автоматизации учета начисления и выплаты заработной платы

Программный продукт «Бухгалтерия предприятия» содержит подсистему начисления и выплаты зарплаты. Данная система отличается частичной автоматизацией. Программа не рассчитывает отпуска, больничные и прочие начисления, расчет которых производится сложным путем. Поэтому начислять зарплату с помощью программы «1С: Бухгалтерия предприятия» имеет смысл только для небольших предприятий с фиксированной ставкой оклада.

Рассмотрим процесс начисления и выплаты заработной платы в программе «1С: Бухгалтерия» (рисунок 1).

Рисунок 1. Процесс начисления и выплаты заработной платы.

Для того, чтобы в программе корректно рассчитывались начисления заработной платы сотрудников, налог на доходы физических лиц, обязательные страховые взносы, необходимо правильно заполнить следующие данные о сотрудниках: дата приема на работу, подразделение, в которое принимается сотрудник на работу, а также его должность указываются при оформлении сотрудника кадровым документом «Прием на работу».

После того, как все обязательные данные о сотруднике заполнены, можно приступать к начислению заработной платы.

Начисление заработной платы производится одним документом «Начисление зарплаты работникам». Найти этот документ можно в меню «Зарплата» (рисунок 2, 3).

Рисунок 2. Начисление зарплаты.

Рисунок 3. Начисление зарплаты.

Имеет смысл начислять заработную плату отдельно для каждого подразделения. Для этой цели, чтобы решить вышеназванный пример, следует создать два документа для администрации и продавцов.

После того, как подразделение выбрано, нужно нажать на кнопку «Заполнить» и выбрать из выпадающего списка «Списком работников» (рисунок 3).

После этого в табличной части появятся все сотрудники, работающие в указанном подразделении, пропишется вид расчета и сумма начисления.

После проведения документа рассчитается заработная плата, а также сумма НДФЛ с учетом стандартных вычетов (рисунок 4).

Рисунок 4. Результат проведения.

Для того, чтобы выплатить заработную плату, необходимо сформировать ведомость на выплату заработной платы (меню «Зарплата» — Выплата зарплаты — Ведомость на выплату зарплаты).

Перед заполнением табличной части документа нужно:

Выбрать месяц начисления заработной платы (в ведомости указывается первый день месяца, за который выплачивается зарплата) Указать способ выплаты (через кассу или через банк).

Указать подразделение, для которого формируется ведомость (рисунок 5).

Рисунок 5. Ведомость.

Рисунок 6. Выплата зарплаты.

После заполнения всех обязательных реквизитов следует нажать на кнопку «Заполнить» и выбрать из выпадающего списка «по задолженности на конец месяца».

В табличной части появится список сотрудников. После заполнения документа нужно нажать на кнопку «Рассчитать», чтобы в колонке «Сумма» появилась сумма, предназначенная к выплате.

Кнопка «Заменить отметку на…» над табличной частью предназначена для изменения реквизита «Выплачено/Не выплачено/Задепонировано».

После сохранения документа можно распечатать платежную ведомость, доступную по кнопке «Печать».

Фактическая выплата заработной платы производится документами «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» в зависимости от способа выплаты, установленного на предприятии и указанного в документе ведомости на выплату.

Платежный документ формируется на общую суммы ведомости на выплату заработной платы и при проведении уменьшает кредитовое сальдо по счету 70 с аналитикой по сотрудникам компании, указанным в ведомости (рисунок 7).

Рисунок 7. Ведомость.

Готовый документ можно вывести на печать в виде платежной ведомости по форме «Т-53» или расчетно-платежной ведомости по форме «Т-49». Требуемый вариант выбирается в меню, которое открывается при нажатии кнопки Печать (рисунок 8, 9).

Рисунок 8. Форма № Т-53.

Рисунок 9. Форма № Т-49.

Расходный кассовый ордер — это первичный учетный документ, отражающий факт выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Для перехода в режим работы с расходными кассовыми ордерами следует выполнить команду главного меню Касса | Расходный кассовый ордер (либо в панели функций на вкладке Касса щелкнуть мышью на ссылке Расходный кассовый ордер). В результате выполнения любого из этих действий на экране отобразится окно (рисунок 10).

Рисунок 10. Переход в режим работы с расходными кассовыми ордерами.

После того как заполнены все необходимые параметры документа, его можно вывести на печать. Но учтите, что это возможно только после записи документа — нужно нажать кнопку Записать. В противном случае при попытке его распечатать на экране отобразится соответствующее информационное сообщение.

Для вывода документа на печать нужно в нижней части окна нажать кнопку Расходный кассовый ордер (можно нажать кнопку Печать и в открывшемся меню выбрать значение Расходный кассовый ордер). После выполнения любого из этих действий на экране отобразится печатная форма документа (рисунок 11).

Рисунок 11. Печатная форма документа.