Выделение функциональной подсистемы ИС и описание бизнес-процесса

• 1. Название бизнес-процесса: учет входящих документов в канцелярии.
• 2. Цель бизнес-процесса: регистрация и учет входящей документации в канцелярии компании. Канцелярия является структурным подразделением, которая взаимодействует со всеми другими подразделениями компаниями, и выполняет важную роль передачи входящей документации в подразделения компании. Учет входящей документации в канцелярии занимает важное место, так как в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам компании, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. При выполнении своих функций отдел канцелярии руководствуется: действующим законодательством, федеральными нормативными правовыми актами, Уставом компании, локальными нормативными актами.
• 3. Условия начала выполнения бизнес-процесса: входящий документ, присланный на адрес компании.
• 4. Документы и данные, необходимые для выполнения бизнес-процесса и их источники. Для выполнения бизнес-процесса необходим входящий документ, журнал для его регистрации, также данные об отправителе: ФИО директора, название организации.
• 5. Документы, создаваемые в результате выполнения бизнес-процесса и их получатели. Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству предприятия о потоке документов на предприятии. Два вида отчета: оперативные отчеты, служащие для получения объективной картины информации для оперативного управления, и аналитические отчеты, которые служат для анализа общей картины документооборота на предприятии.
• 6. Действующие лица, принимающие участие в выполнении бизнес-процесса. Директор, начальник отдела канцелярии, секретарь, получатель.
• 7. Материальные ценности, необходимые для выполнения бизнес-процесса, если таковые есть. Персональный компьютер.
• 8. Материальные ценности — результат выполнения бизнес-процесса, если таковые есть. Материальных ценностей нет.
• 9. Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса. Не указан отправитель или получатель входящей документации.
• 10. Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса. Возврат входящих документов курьеру, так как название фирмы указано неверно, либо нет ФИО получателя, либо на письме не указаны данные об отправителе.

Мнемосхема процесса учета входящих документов в канцелярии представлена в приложении Б на Рисунке Б.1.