Заключение. 
Способы оптимизации работы со служебными письмами

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменение, уточнение, задание, сообщение, разъяснение, напоминание, подтверждение, рекомендации, предложения, замечание, просьбы, требования и т. п.

Различают несколько видов деловых писем: коммерческие письма, письма-запросы, циркулярные письма, гарантийные письма, сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-просьбы, письма-напоминания, письма-извещения, информационные письма, письма-приглашения, рекламные письма.

Письмо — это, прежде всего документ, который ориентирован на читателя, адресата. И, следовательно, письменная речь должна передать читающему точную информацию, не допускающую двоякого толкования. Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых — «корректность и уважение к партнеру». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента.

Работу с письмами необходимо держать под контролем и следить за качеством составления и оформления данных документов. Ведь от того, насколько чётко поставлена работа с деловыми письмами, зависит имидж организации-отправителя.

Изучив, проанализировав и обобщив литературу по теме, можно сказать, что служебное письмо — самый распространенный вид деловых документов. В данной работе были рассмотрены основные аспекты вопроса о служебных письмах. Дана характеристика служебных писем и рассмотрены их виды с приведенными образцами, указаны основные требования к оформлению служебных писем.

В результате работы мы выявили, что к средствам оптимизации работы с деловыми письмами относятся:

соответствие способов оформления писем ГОСТ Р 6.30−2003;

наличие в организации бланков письма;

своевременность составления, оформления, обработки;

использование возможностей Интернет.

целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных писем и создание на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов;

применение электронных шаблонов данных документов и выполнение операций по размножению содержательной части письма;

Использование таких средств и приемов составления писем ведёт к тому, что сокращается количество временных затрат на процесс ведения служебной переписки.