Проектированиеформ. 
Разработка базы данных отдела кадров ООО "Димакс"

Access — это прежде всего система управления базами данных. Она предназначена для хранения и получения данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операций, а также разрабатывать удобные формы ввода данных и составлять сложные отчёты.

Любая база данных содержит следующие элементы: таблицы, запросы, формы, отчёты и макросы.

Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используют коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создают из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц) и статистические (отображающие статистические данные, такие как метки и логотипы).

В формы позволяют включать модули. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий, таких как например нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т. е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.

Различают три основных категории форм:

• · управление транзакциями — эти формы работают непосредственно с таблицами, при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и редактирования информации в более чем одной таблице используется единственная форма, то можно создать запрос на обновление, включающий все нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса.
• · доступ к данным — формы предназначены только для просмотра информации. Они предназначены только для доступа к данным, можно разрабатывать как с целью перспективного планирования действий, так и для принятия экстренного решения. В качестве источника данных часто используют запросы, которые суммируют данные по промежуткам времени.
• · администрирование баз данных — выполняют следующие функции такие, как создание баз данных или таблиц, разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных, обеспечение безопасности с помощью шифрования. Они требуют наличия полного доступа ко всем объектам, содержащимся в базе данных.

Простейший путь создания основной и подчинённой форм — использование «Мастера форм», который позволяет создавать формы, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. «Мастер форм» создает базовый внешний вид формы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц. Независимо от уровня владения компьютером использование «Мастера форм» заметно упрощает и ускоряет процесс создания простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.

Создание форм базы данных происходит практически аналогично созданию таблиц.

После запуска программы Microsoft Access выбираем во вкладке «Файл» пункт «Создание новой базы данных». На экране появляется окно выбора объектов для создания. В появившемся окне открываем вкладку «Формы». Выбираем пункт «Создание формы с помощью мастера». Следуя указаниям «Мастера» выбираем поля для формы, которые могут браться из разных таблиц, которые имеются в создаваемом проекте. После выбора полей формы выбираем внешний вид и стиль оформления создаваемой формы, после чего задаётся имя формы. Количество форм в базе данных не ограничено, но тоже должно содержать оптимальное количество форм.

Как и в ситуации с таблицами после создания формы можно перейти в режим конструктора при помощи специальной кнопки «Вид» и откорректировать содержащиеся в форме поля, кнопки и т. д.

Форма состоит из трёх частей: заголовок формы, область данных и примечание формы. В заголовке формы указывается название формы. В области данных располагаются всевозможные объекты: поля, кнопки и т. д. В примечании формы обычно располагаются вспомогательные объекты, такие, как подчинённая форма и т. д.

В данной базе данных присутствует четыре необходимых для работы форм. Одна из них является главной формой. Все остальные формы являются вспомогательными и используются по ссылке из главной формы.

Ниже приведены основные формы, используемые в базе данных:

1. Сотрудники. В этой форме все данные о запрашиваемом сотруднике.

Рисунок 6 — форма «Сотрудники».

2. Данные о сотрудниках ООО «Димакс» — в ней можно получить данные о каждом сотруднике предприятия.

Рисунок 7 — форма «Сотрудники ООО „Димкс“».

3. Табель — в ней хранятся данные деятельности работника в организации: прогулы, болезни, заработная плата и. т д.

Рисунок 8 — форма «Табель».