Документальное оформление и учет движения товарно-материальных запасов на складе и в бухгалтерии

По учету запасов применяют следующие первичные документы:

• — Доверенность, которая оформляется доверенному лицу предприятия при получении у поставщиков товаров, оплаченных через расчетный счет;
• — Накладные — документ, оформляемый при приемепередаче запасов от одного лица другому.

Недостача и хищение материальных запасов при установлении виновных лиц взыскиваются с них по рыночным ценам, при отсутствии конкурентных виновников — списывается на общие и административные расходы (не учитываемые на вычеты при подсчете облагаемой сумма КПН). Списание происходит по учетной цене Для оценки конечных запасов используется вариант метода средней стоимости — метод скользящей (плавающей) средней стоимости. Средняя стоимость рассчитывается по мере получения каждой дополнительной поставки.

Списание материальных ценностей производится на основании документов по разработанным и утвержденным в организации формам (акты, ведомости и др.), которые утверждаются одновременно с утверждением учетной политики на предстоящий год и являются приложением к вышеназванному документу. Приказом Минфина РК от 21.06.2007 г. № 216 утверждены типовые формы первичных документов. В зависимости от характера операции или события компании могут вносить дополнительные реквизиты в первичные документы. При внесении дополнительных реквизитов в утвержденные формы или разработки дополнительных документов субъектом самостоятельно необходимо учесть следующие рекомендации:

• — документы должны быть простыми и доступными для понимания;
• — документы должны быть унифицированы для многоцелевого использования;
• — документы должны иметь продуманную структуру для их правильного оформления.

Это достигается включением в документ определенных контрольных моментов: указания на то, куда следует отправить документ, предусмотренные графы для санкционирования операции и т. п.

Материально-ответственным лицом в конце месяца составляется реестр приема-передачи приходно-расходных документов, который сдается в бухгалтерию вместе с первичными документами для дальнейшей разноски движения запасов по счетам. На основании этого составляется оборотно-сальдовая ведомость по каждому счету, на котором ведется учет запасов, определяются остатки запасов на конец отчетного месяца.

Для контроля за сохранностью запасов на предприятии производится инвентаризация. Инвентаризация бывает сплошная и выборочная, плановая и внезапная.

• — Сплошная инвентаризация охватывает проверку наличия запасов по всем счетам товарно-материального учета.
• — Выборочная производится для каких-то конкретных целей и охватывает только тот участок, который необходимо изучить.
• — Плановая инвентаризация проводится, как правило, один раз в год перед сдачей отчета за год.
• — Внезапная инвентаризация проводится по определенным позициям и, как правило, для того чтобы проверить поступившие сигналы об утечке запасов со складов организации.

В бухгалтерии учет расчетов с поставщиками за приобретенные материалы осуществляется в журнале-ордере № 6.

Аналитический учет запасов (по наименованиям, количеству и общей сумме) ведется в оборотно-сальдовой ведомости, открываемой по каждому счету. Оборотно-сальдовая ведомость заполняется на основании суммарных показателей за отчетный период (месяц) по всем материальным счетам подотчетных лиц. При любом поступлении запасов должны всегда быть в материальном подотчете какого-либо физического лица. Ежемесячно материально-подотчетное лицо обязано составлять материальный отчет, в котором указываются количество и сумма поступивших запасов (в разрезе отдельных наименований), их расход и выводится остаток на начало следующего отчетного периода (месяца).

На конец каждого отчетного года, на основании требований стандартов НСФО № 1 т НСФО № 2, необходимо производить переоценку запасов до уровня рыночных цен. Переоценка производится инвентаризационной комиссией организации. Сумма переоценки заносится в резерв или на расходы периода.

Корреспонденция счетов типовых операций по учету запасов в организации приведена в нижеследующей таблице: