Виды информационных справочных документов

1. Акт — это информационно справочный документ, составляемый группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Может содержать выводы, рекомендации, предложение его составителей. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого и составляется документ.

Текст акта состоит из водной и констатирующей части. В вводной части указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт и присутствующие при этом. В констатирующей части содержится описание проделанной работы, фиксируются факты, излагаемые выводы, предложения составителей акта. Подписывается всеми лицами, принимающими участие в его составлении.

2. Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждаемых вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. Текст состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола имеет постоянные и переменные информации.

Постоянная информация — слова «председатель «, «секретарь «, «присутствовали «.

Переменная информацияинициалы и фамилия председателя секретаря, присутствующих.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали, выступили, постановили, по каждому вопросу отдельно по левому полю без знаков препинания. С красной строки пишутся инициалы и фамилия докладчика, затем печать, содержание доклада, сообщения. Далее «выступили» пишут инициалы и фамилию выступающего и печатается содержание доклада, сообщения. Завещающая часть текста протокола начинается со слова «постановил». Протокол подписывается секретарем и председателем, датой протокола является дата проведение заседания.

3. Докладная записка — это документ, адресующийся руководителю своей или вышестоящей организации, содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладная записка бывает информационная и отчетная.

В зависимости от адресата бывает внутренняя и внешняя.

Внутренняя докладная записка оформляется на бланке А4, подписывается её автором.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке формата А4, подписывается руководителем организации.

Текст докладной записки бывает изложением фактов, послуживших причине её составления и выводы, предложения организации или должностного лица.

• 4. Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельное положение основного документа, объясняющий причину нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка, объясняет причины невыполнения какого-либо поручения работником на стандартном листке бумаги и подписывается автором.
• 5. Справка — это документ, подтверждающий какие-либо факты или события. В ней не даются выводы и предложения, в ней фиксируется сведение определённого периода времени. Она составляется для удостоверения юридических фактов, подтверждающий место работы, учёбы, занимаемой должности. Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, тексты её делится на разделы. Справка по производственной тематике составляется в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело.
• 6. Доклад — это последовательное изложение на собрании, заседании информации, касающиеся проделанной или планируемые работы руководителем организации или другим должностным лицом.

Цель документа — информирование и убеждение. Элементы документа:

• -вступление;
• -основная часть;
• -выводы;
• -рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. 7. Телеграмма — это официальное сообщение, передающееся по телеграфу. Текст телеграммы должен быть коротким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

8. Телефонограмма — это официальное сообщение, опирающееся по телефону, вид информационно справочного документа, исполняющееся для передачи срочной информации, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: только краткую, срочную информацию, не более 50 слов.