Работа с документами по личному составу

Общие сведения о документации по личному составу

Всю работу с кадровой документацией в организации, как правило, ведет специально назначенное лицо, т. е. инспектор отдела кадров, или инспектор по персоналу. В небольшом учреждении эту работу выполняет секретарь. Подразделение, в котором ведется работа с этими документами, называется отделом кадров. Ведение кадровой документации в любой организации обязательно.

В процессе работы кадровой службы создается большое количество документов, которые получили название «Документация по личному составу» или «Документы по личному составу».

Одним из наиболее часто встречающихся в делопроизводственной практике является понятие документы по личному составу.

В соответствии с ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве Республики Беларусь» документы по личному составу — документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан1.

К таким документам относятся:

• — трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работниками;
• — приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника и др.);
• — трудовые книжки;
• — личные карточки формы Т-2;
• — личные дела;
• — лицевые счета по заработной плате и др.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации.