Введение. 
Разработка базы данных "Телефонный справочник" средствами Microsoft Access

В настоящие время в связи с развитием компьютерной техники появилась возможность автоматизировать многие процессы, с одной стороны. С другой стороны, в связи со стремительным развитием телефонной сети и комплекса предоставляемых услуг увеличился объем обрабатываемой информации. И возникла объективная необходимость автоматизировать систему учета телефонных разговоров.

В данной работе я создала учебную БД «Телефонный справочник».

Для этого необходимо создать базы данных, содержащих сведения об абонентах, их переговорах и предоставляемых по ним льготам.

Приложение Microsoft Office Access 2003 представляет собой инструмент, позволяющий реализовать поставленную цель.

Достижение цели осуществляется посредством комплекса задач:

проектирование и создание таблиц для хранения данных;

ввод данных;

разработка других элементов базы, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации.

Проектирование базы данных

Этапы проектирования базы данных Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:

• 1. Определение цели создания базы данных.
• 2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.
• 3. Определение необходимых в таблице полей.
• 4. Задание индивидуального значения каждому полю.
• 5. Определение связей между таблицами.
• 1. Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

3 Определение необходимых в таблице полей Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы.

4 Задание индивидуального значения каждому полю С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице.

5 Определение связей между таблицами После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.