Понятие бланк документа и его виды, формуляры документов

делопроизводство документ официальный служебный.

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Официальные документы организаций, как правило, оформляются на стандартных бланках предприятия и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Исключения составляют документы, издаваемые от имени двух или более организаций, они составляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ. Бланки документов подлежат учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Бланки с воспроизведением Государственного герба РФ изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющие выданные Министерством РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых телекоммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. Изготовление бланков без Гос. герба РФ на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения службы ДОУ. Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4(210*297 мм) — основной формат;А5(210*148 мм) — допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений. Допускается использование бланков форматов:А3(420*297 мм) иА6. Размер зависит от характера и объема документа. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков: —бланки для писем; -общие бланки (бланки для всех остальных документов); -бланки конкретного вида документа.

На бланках для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Расположение постоянных реквизитов на бланке может быть продольнымиугловым (смотрите следующие рисунки).

Пример бланка для писем с продольным расположением реквизитов (когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков) Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов Формуляр документа.

Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т. д.) потребуются не все реквизиты, а только некоторая часть из полного списка. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом. ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, называется типовым. Таким образом можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т. д.

Например, формуляр акта включает в себя перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

• 1. Акт оформляется на общем бланке
• 2. Гриф утверждения
• 3. Наименование вида документа
• 4. Дата составления документа
• 5. Место составления документа
• 6. Заголовок к тексту
• 7. Текст
• 8. Отметка о наличии приложения (если необходимо)
• 9. Подписи членов комиссии, составившей акт
• 10. Фамилия исполнителя и номер его телефона

При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5−87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец — модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.