Проверка наличия, состояния и сохранности основных средств

Все объекты основных средств на КУП ВКК «Витьба» закреплены за материально-ответственными лицами и приняты меры по обеспечению сохранности основных средств.

Приказом директора КУП ВКК «Витьба» назначены материально-ответственные лица и с ними заключены договоры о полной материальной ответственности. В инвентарных списках закреплена стоимость объектов основных средств за материально-ответственными лицами. Одновременно проверяется организация и состояние аналитического учета в бухгалтерии и у материально ответственных лиц, для чего используются приемы документального контроля наличия и состояния инвентарных карточек аналитического учета основных средств.

На КУП ВКК «Витьба» опись инвентарных карточек по учету основных средств (форма ОС-10п) применяется для регистрации инвентарных карточек по учету основных средств. Опись составляется в бухгалтерии в одном экземпляре с целью контроля за сохранностью инвентарных карточек. Записи в описи производятся по классификационным группам (видам) основных средств. Данные описей с имеющимися в картотеке инвентарными карточками не имеют расхождений.

Для подтверждения достоверности записей в инвентарной карточке (приложение Д) ее данные сверяются с данными акта о приеме — передаче объекта основных средств. По данным акта № 154 (приложение И) к объектам основных средств принят монитор Flatron L1953S, первоначальная стоимость которого составляет 468 435 руб., срок эксплуатации составляет 5 лет. Те же данные занесены в инвентарную карточку № 1659.

Данные представлены в таблице 2.2 «Сопоставление данных» :

Таблица 2.2 — Сопоставление данных.

Составлено автором на основании данных приложений Д, Е На данном этапе проверки расхождений не выявлено.

Также необходимо проверить правильность отнесения активов к основным средствам.

Бухгалтерский учет основных средств на КУП ВКК «Витьба» осуществляется в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной Постановлением Министерства финансов РБ от 12 декабря 2001 г. № 118, Инструкцией о порядке бухгалтерского учета основных средств, утвержденной постановлением Минфина РБ 20 декабря 2001 г. № 127, Инструкцией о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной Постановлением Министерства статистики и анализа РБ и Министерства архитектуры и строительства РБ 23.11.2001 г. № 187/110/96/18 (в ред. Постановления Министерства экономики РБ, Министерства финансов РБ, Министерства статистики и анализа РБ и Министерства архитектуры и строительства РБ от 24.01.2003 г. № 33/10/15/1), другими законодательными актами и учетной политикой.

Критерии отнесения активов к основным средствам на КУП ВКК «Витьба» :

активы, имеющие материально-вещественную форму;

активы, используемые в течении срока службы продолжительностью свыше 12 месяцев;

активы, стоимость единицы, которых на момент приобретения превышает 30 базовых величин.

Состав и группировка основных средств определяются в соответствии с Временным республиканским классификатором основных средств и нормативных сроков их службы, утвержденным Постановлением Министерства экономики РБ от 21 ноября 2001 г. № 186 с учетом последующих изменений и дополнений.

Учет основных средств ведется в разрезе отдельных объектов и классификационных групп.

При рассмотрении данного вопроса проверялись инвентарные карточки учета объекта основных средств формы ОС-6, в которых имеется информация о первоначальной стоимости объектов и сроках их эксплуатации. Инвентарные карточки, используемые на КУП ВКК «Витьба», отражены в альбоме типовых форм [21]. При формальной проверке инвентарных карточек учета объектов основных средств КУП ВКК «Витьба» (приложение Д) обнаружен ряд незаполненных реквизитов:

• 1) «организация изготовитель» — указывается наименование организации, которая изготовила данное основное средство;
• 2) «краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» — не указывается расшифровка предметов, входящих в комплект при приобретении основных средств, что не дает возможность проконтролировать сохранность объектов основных средств, состоящих из нескольких элементов.

На следующем этапе проверялась правильность отнесения активов к основным средствам. В соответствии с инвентарной карточкой № 1659 объектом основных средств является монитор Flatron L1953S имп., первоначальная стоимость которого на дату принятия к бухгалтерскому учету составляет 468 435 руб., срок эксплуатации составляет 5 лет. Монитор Flatron L1953S в соответствии с инвентарной карточкой № 1659/1659 является составной частью ПЭВМ.

Согласно учетной политике КУП ВКК «Витьба», единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект основных средств, то есть объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный, конструктивно обособленный предмет, а также обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, в соответствии с п. 5 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств от 12.12.2001 г. № 118. Предприятие может выбрать два способа учета ПЭВМ:

• а) единый инвентарный объект, т. е. составляющие его части, амортизируются в целом как один объект;
• б) инвентарный объект состоит из нескольких частей, которые самостоятельно амортизируют стоимость, при этом в инвентарной карточке указывается срок службы каждой самостоятельной составляющей части.

А также согласно Временному республиканскому классификатору основных средств и нормативных сроков их службы в составе основных средств по шифру 48 021 учитываются отдельно ПЭВМ, включая комплектующие (монитор, системный блок, клавиатура, мышь).

Таким образом, предприятие может включить стоимость монитора в стоимость компьютера и учитывать все вместе, как единый инвентарный объект.

В соответствии с инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.12.2001 г. № 118 для целей бухгалтерского учета к основным средствам относятся активы организации при одновременном выполнении следующих условий:

имеющие материально-вещественную форму;

используемые в течение срока службы продолжительностью свыше одного года;

стоимость единицы которых на момент приобретения превышает величину, определяемую в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 23 марта 2004 г. № 41 «Об установлении лимита отнесения имущества к отдельным предметам в составе оборотных средств» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 70, 8/10 863);

если организацией на момент принятия на бухгалтерский учет не предполагается перепродажа данных активов.

Монитор Flatron L1953S относится к основным средствам так как его стоимость выше 30 базовых величин и составляет 468 435 руб.

На 2009 год базовая величина составляла 35 000 тыс. руб., значит монитор Flatron можно отнести к основным средствам так как стоимость превышает 30 базовых величин. Следовательно, на КУП ВКК «Витьба» не выявлено фактов нарушения правильности отнесения активов к основным средствам.

Одним из важных элементов обеспечения сохранности основных средств является их классификация. Состав и группировка основных средств на КУП ВКК «Витьба» определяются в соответствии с Временным республиканским классификатором основных средств и нормативных сроков их службы, утвержденным Постановлением Министерства экономики РБ от 21 ноября 2001 г. № 186 с учетом последующих изменений и дополнений.

В соответствии с инвентарной карточкой № 1659 (Приложение Д) на учет принят монитор имеющий шифр 48 021 с нормативным сроком службы 5 лет. По Временному республиканскому классификатору монитор относится к группе комплексы и машины вычислительные цифровые, персональные ЭВМ, которой присвоен шифр 48 021 с нормативным сроком службы 5 лет. Данные представлены в таблице 2.3 «Классификация основных средств» :

Таблица 2.3 — Классификация основных средств.

Составлено автором на основании данных приложения Д На данном этапе проверки нарушений не выявлено.

Важным условием обеспечения сохранности основных средств является качественное проведение их инвентаризации работниками организации. Поэтому были изучены материалы последней инвентаризации для того, чтобы оценить эффективность системы контроля за наличием основных средств.

Инвентаризация основных средств на КУП ВКК «Витьба» проводится в установленные сроки (не реже одного раза в год), и результаты оформляются инвентаризационной описью. В случае обнаружения недостач оформляются сличительные ведомости, и приказом руководителя определяется списание недостач и оприходование излишков.

В данном ревизуемом периоде на КУП ВКК «Витьба» по состоянию на 02.01.2009 г. была проведена инвентаризация основных средств.

Для проведения инвентаризации директором КУП ВКК «Витьба» был издан приказ о проведении годовой инвентаризации № 187 от 30.11.2009 г. Данным приказом назначены сроки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, ответственные за проведение инвентаризации, порядок оформления, представления и рассмотрения результатов инвентаризации. Приказ оформлен в соответствии с п. 12 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств от 30.11.2007 г. № 180 и содержит все необходимые реквизиты.

В данном ревизуемом периоде излишков или недостач не обнаружено. Результаты инвентаризации на КУП ВКК «Витьба» были оформлены инвентаризационной описью основных средств (приложение К). Инвентаризационные описи были составлены по каждому структурному подразделению организации.

Проверка инвентаризационных описей основных средств показала, что они оформлены правильно: заполнены все реквизиты, отражена дата начала и окончания проведения инвентаризации, указано основание для ее проведения, имеются подписи всех членов рабочей инвентаризационной комиссии, ее председателя и материально ответственных лиц. Инвентаризационная опись оформлена в соответствии с п. 23 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств от 30.11.2007 г. № 180 [10].

Таким образом, инвентаризация основных средств на КУП ВКК «Витьба» была проведена в соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств от 30.11.2007 г. № 180 и результаты ее также были оформлены в соответствии с законодательством [10].