Этапы разработки планирующих документов

К разработке планирующих документов в различной степени привлекается практически весь основной состав органов управления. Основную часть работы при этом выполняет структурное подразделение, осуществляющее основную деятельность, в интересах которой разрабатывается документ. Например, отдел оперативного планирования, служба РХБ защиты и др.

Весь процесс разработки планирующих документов условно принято делить на три этапа:

первый этап — организационно-подготовительный;

второй этап — практическая разработка планирующих документов;

третий этап — согласование, подписание и утверждение планирующих документов (по необходимости).

А. Организационно-подготовительный этап Данный этап очень важен и от его выполнения во многом зависит качество отработки планирующих документов.

На организационно-подготовительном этапе определяются:

исполнители (основные разработчики планирующих документов), осуществляется их подготовка к работе;

подразделения (должностные лица), разрабатывающие предложения в проекты планирующих документов;

определяется общий объем работ по разработке документов;

делается расчет времени;

распределяются обязанности, назначаются ответственные исполнители по конкретным документам или их разделам, приложениям и т. д.;

определяются основные организационные вопросы, а также срок представления проекта планирующих документов на утверждение, если это необходимо;

проводится сбор, обобщение и изучение исходных данных, необходимых для разработки планирующих документов.

На этом этапе работает в основном руководитель органа управления, его заместители и структурные подразделения, являющиеся основными разработчиками данных документов.

Этап включает в себя выполнение всех действий, характерных для процесса принятия решения.

1. Уяснение поставленной задачи Руководитель органа управления, прежде чем поставить задачи заместителю и начальникам структурных подразделений, обязан сам лично подготовиться к работе над документами.

Он должен изучить основные нормативно-правовые документы по данному направлению, задачи, поставленные старшим руководителем и другие исходные данные.

Итогом работы по уяснению поставленной задачи является формулирование целевой установки, определение перечня задач, которые необходимо решить и их ранжирование по степени важности, времени выполнения и другим показателям. Определяется основное содержание планирующих документов и общий порядок планирования.

2. Оценка обстановки Оценка обстановки по существу имеет две цели.

Первая цель заключается в основном, в анализе готовности органа управления к работе над планирующими документами, уточнении наличия исполнителей, уровня их профессиональной подготовки по вопросам планирования.

В итоге определяются:

состав рабочей группы, в которую включаются представители всех заинтересованных структурных подразделений органа управления;

сроки работы над планирующими документами.

Вторая цель — в определении способов выполнения поставленной задачи на основе изучения характера влияния различных условий на содержание и последовательность планируемых мероприятий, наличия и состава имеющихся ресурсов.

При разработке планирующих документов от руководителя органа управления требуется детально разобраться с вопросами финансирования и выделения необходимых ресурсов на выполнение планируемых мероприятий, если это необходимо.

В итоге определяется:

какие органы управления, организации и должностные лица привлекаются для выполнения планируемых мероприятий;

какие органы управления, организации и должностные лица привлекаются для разработки планирующих документов.

Формулирование замысла на разработку планирующих документов и доведение его до исполнителей. Организация взаимодействия Замысел на разработку планирующих документов явно формулируется не всегда, как правило, в том случае, если планирующие документы достаточно масштабны и важны. Например, при разработке Плана действий по предупреждению и ликвидации ЧС или Плана гражданской обороны и защиты населения. В других случаях сразу ставится задача исполнителю документа. Рассмотрим подробнее более сложный вариант с разработкой замысла.

Уяснив задачу и оценив обстановку, руководитель органа управления формулирует замысел на разработку Плана, который доводит на совещании, вызывая на него, как правило, своих заместителей и начальников отделов.

На этом совещании руководитель органа управления:

определяет основные задачи по разработке Плана;

ориентирует собравшихся об основных мероприятиях, проводимых вышестоящими начальниками;

определяет, кто отвечает за их подготовку, какие исходные данные и к какому сроку должен подготовить, с кем взаимодействовать при разработке мероприятий;

определяет, какие постановления, распоряжения необходимо подготовить;

определяет сроки разработки материалов Плана и срок проведения следующего совещания.

В итоге первого этапа:

На основании предложений заместителей и начальников отделений руководитель органа управления окончательно принимает решение на разработку Плана, уточняет ранее поставленные задачи и ставит задачи должностным лицам, определяя ход работы над документами.

Разрабатывается календарный план, в котором определяются сроки и ответственные исполнители по основным этапам разработки Плана.

Готовится постановление Главы администрации (приказ руководителя организации), которым определяются основные разработчики Плана, подразделения (должностные лица), разрабатывающие предложения в проект Плана, основные организационные вопросы по подготовке предложений в проект Плана, а также срок представления проекта Плана на утверждение. Данное постановление необходимо также для организации взаимодействия органов управления с различными организациями по согласованию планируемых мероприятий.

Б. Этап практической разработки планирующих документов До исполнителей доводится календарный план разработки документов.

С этого момента практически начинается второй этап — непосредственная работа над документами. Естественно продолжается работа над проблемными вопросами, согласуются сроки проведения мероприятий, по которым возникли споры с взаимодействующими органами управления и организациями.

Данный этап наиболее трудоемкий, так как требуется согласование планируемых мероприятий со всеми заинтересованными сторонами.

Руководитель органа управления в этот период принимает участие в решении наиболее сложных проблем как лично, так и через своих заместителей. Контролирует деятельность подчиненных по срокам, определенным в календарном плане, полноту и качество отработки вопросов.

Все исполнители работают по своим направлениям, согласно календарному плану, разрабатывая предложения в проект документа.

Предложения в проект документа должны быть конкретными и обеспечивать высокое качество планирующих документов в целом.

Если необходимо, предложения представляются с расчетом финансовых средств и ресурсов на их обеспечение, обоснованием целесообразности их проведения. Предложения должны быть согласованы с соисполнителями и заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ и организациями, привлекаемыми к проведению мероприятий.

Сроки разработки и представления предложений определяются с учетом времени, необходимого для их проработки и согласования.

При необходимости проводятся рабочие совещания, где уточняется содержание документов. К следующему совещанию готовятся необходимые данные, выписки из планирующих документов, учитываются вопросы взаимодействия.

На совещании заслушиваются те должностные лица, которым была поставлена задача по подготовке необходимых исходных данных, заслушиваются все желающие с предложениями, возникшими в ходе работы, проблемами, для решения которых требуется вмешательство вышестоящих должностных лиц.

После проработки содержания документов они оформляются в соответствии с требованиями методических разработок и инструкций по делопроизводству.

Документы должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Документ должен иметь заголовок, кратко и точно отражающий содержание документа. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

В итоге второго этапа планирующие документы полностью разработаны, согласованы на уровне исполнителей заинтересованных сторон и оформлены в соответствии с требованиями руководящих документов. То есть подготовлены проекты всех планирующих документов.

В. Этап согласования, подписания и утверждения планирующих документов На данном этапе проект разработанного документа, если это предусмотрено соответствующими требованиями, проходит окончательное согласование в заинтересованных органах исполнительной власти, органах управления и организациях, подписывается и представляется на утверждение соответствующему должностному лицу.

Выписки из планирующих документов рассылаются в структурные подразделения и заинтересованные органы управления.

Планирующие документы, разработанные в структурных подразделениях, доводятся до их сотрудников в порядке и в сроки, устанавливаемые начальником (руководителем) структурного подразделения.

В итоге третьего этапа планирующие документы введены в действие и доведены до всех исполнителей в части их касающейся.

Организация контроля за выполнением плановых мероприятий Организация полной, точной и своевременной реализации плановых мероприятий возлагается на соответствующего руководителя органа управления (структурного подразделения), который организует контроль исполнения через подразделения, либо назначенных сотрудников.

После выполнения планового мероприятия ответственный исполнитель готовит обобщенные итоговые документы (докладную записку, справку, отчет и т. п.), содержание которых должно отражать сведения о конкретно осуществленной работе и ее результатах, с указанием подготовленных документов и их регистрационных реквизитов. Итоговый документ должен содержать вывод о признании мероприятия выполненным и подлежащим снятию с контроля.

Обобщенный итоговый документ докладывается руководителю, утвердившему документ. После получения соответствующей резолюции на документе его копия передается в подразделение, осуществляющее планирование, для учета и снятия с контроля.

При возникновении обстоятельств, не позволяющих выполнить (реализовать) плановое мероприятие в установленный срок, ответственный исполнитель в установленные сроки докладывает об этом мотивированным рапортом руководителю, утвердившему соответствующий документ.