Разработка Базы данных

Основным структурным компонентом базы данных является таблица.

В таблицах хранятся вводимые данные, все остальные объекты БД обращаются к записям, которые хранятся в таблице. Каждая таблица состоит из записей.

Запись — строка таблицы, содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

Поле — часть записи, несущее определенное значение имени, типа данных (текстовый, числовой, логический и т. п.).

Функции и компоненты базы данных

Для каждого поля таблицы необходимо указать тип данных.

В Базе Данных Access существуют следующие типы данных:

• Ш Текстовый — используется для хранения текстовых и численных данных не принимающих участия в арифметических операциях. Максимальный размер для этого типа данных 255 символов.
• Ш Поле МЕМО — текстовое поле большого размера (до 2000). Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него.
• Ш Числовой — тип данных для хранения действительных чисел и служит для проведения расчетов.
• Ш Дата/время — предназначено для хранения календарных дат и времени.
• Ш Денежный — для хранения денежных сумм, счета и т. п. Отличается от числовой тем что не округляет числа во время вычислений.
• Ш Счетчик — специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя.
• Ш Логический — Может иметь только одно из двух возможных значений (Истина/Лож, Да/Нет)
• Ш Поле объектов OLE — позволят вставлять или связывать объекты из других программ (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате) с данными таблицы Access.
• Ш Гиперссылка — предназначена для хранения адресов URL Web-объектов Интернета.
• Ш Мастер подстановок создает поле, позволяющее выбрать с помощью раскрывающегося меню значение из другой таблицы или из списка значений.
• Ш Мастер подстановок — создает поле, позволяющее выбрать с помощью раскрывающегося меню значение из другой таблицы или из списка значений.

Поля базы данных не просто определяют структуру базы — они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных.

• · Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
• · Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
• · Размер поля — определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
• · Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
• · Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные, а поле (средство автоматизации ввода данных).
• · Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
• · Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
• · Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
• · Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.
• · Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
• · Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).
• · Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

Каждую таблицу в БД можно связать с другой таблицей, что позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну. Связь между полями осуществляется путем соединения ключевого поля главной таблицы с полями вспомогательной таблицы, а отображает эту связь схема данных.

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.

Существует три способа связи между таблицами, вид создаваемой связи зависит от того, как заданы связанные столбцы:

• Ш «Один-ко-многим» — каждой строке таблицы, А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А.
• Ш «Многие-ко-многим» — каждой строке таблицы, А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот.
• Ш «Один-к одному» — каждой строке таблицы, А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот.

В состав Access входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных. К таким объектам относится формы, отчеты, запросы.

Формы — специальные объекты, предназначенные для ввода и просмотра данных, а также создания экранных документов. С помощью форм можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, ограничить доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.

Запросы используются для выборки из базы данных информации, необходимой для пользователя. С помощью запроса данные упорядочивают, фильтруют, изменяют. Для одной и той же таблицы можно создать много разных запросов, каждый из которых будет извлекать из таблицы незначительную часть информации, необходимую в данный момент. Существует несколько видов запросов:

• Ш Запрос на выборку — тип запроса возвращающий данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновить (с некоторыми ограничениями).
• Ш Запрос с параметрами — это запрос, отображающий при выполнении в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные (например, значение, которое требуется вставить в поле).
• Ш Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее число значений и выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в таблицы по двум наборам данных.
• Ш Запрос на изменения — это запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей.

СУБД Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

Отчеты — объекты базы данных, предназначенные для вывода данных и их печати.