Отчёт о продажах

Отчёты о продажах позволяют получать сведения об объёме продаж и отклонениях продажной фактической цены от плановой, что в свою очередь позволяет оценить ситуацию на рынке данного продукта. Причинами таких отклонений могут быть:

общее снижение покупательской способности (для этого необходимо снизить продажную цену, чтобы сделать продукцию доступной более широкому кругу покупателей);

снижение качества продукции (для улучшения качества продукции необходимо повысить производительность труда, совершенствовать стимулирование качественного труда);

изменение маркетинговой стратегии конкурентов (лучше изучать рынок);

появление на рынке новых конкурентов, предлагающих аналогичную продукцию (для этого необходимо быть готовым к тому, что часть рынка неизбежно отнимут, поэтому целесообразно подсчитать заранее потери, скорректировать планы соответствующим образом). Из этой ситуации есть два решения: либо изменить маркетинговую стратегию, либо диверсифицировать производственно-сбытовую деятельность;

появление на рынке нового продукта с более высокими потребительскими свойствами (для этого нужно постепенно снимать продукцию с производства, либо улучшить её потребительские свойства, можно также снизить цену на продукцию);

изменение покупательского спроса (это почти всегда прогнозируемо). Ценность отчёта здесь состоит в том, что в нём происходит накопление статистики не только по общему объёму продаж, но и по отдельным покупателям.

Отчёты о продажах позволяют:

знать в любой момент времени, сколько имеется продукции, готовой для продажи. (Это позволяет анализировать причины повышения или снижения товарных остатков, превышение укажет о кризисе перепроизводства, а снижение — либо об увеличившихся объёмах продаж, либо о снижении объёмов выпуска продукции);

планировать минимально допустимый уровень запасов готовой продукции (это полезно для выполнения долгосрочных договоров, удовлетворения требований потенциальных клиентов). Накопление товарных запасов целесообразно в преддверии повышения покупательского спроса (например, после проведения рекламной кампании, сезонных изменений). При планировании минимально допустимого уровня запасов следует учитывать периоды повышения покупательского спроса (например, перед проведением рекламной кампании увеличить остатки готовой продукции), а рекламную кампанию не стоит проводить в конце квартала, чтобы с запасов готовой продукции не платить налог на имущество;

отслеживать эффективность каждого продукта. Анализ динамики продаж каждого продукта выявляет тенденции изменения их эффективности и определение соответствующих приоритетов в их производстве и продвижении на рынок. Постоянное комплексное отслеживание динамики трёх важнейших показателей (объём продаж, отпускной цены и себестоимости продукции) позволяет вовремя предотвратить убытки и избежать реализации продукции ниже себестоимости.

Оценивать покупателей: зная потребности каждого покупателя и тенденции их изменения, можно спланировать объёмы возможной реализации продукции и объёмы предстоящих в связи с этим налоговых платежей, вовремя выявлять возникновение сомнительной задолженности, чтобы принимать меры к их взысканию. Для этого важно отслеживать динамику продаж по каждому покупателю в отдельности, чтобы выявить возможные тенденции рынка в целом с самого начала.

Отчёт о продажах может составляться в разрезе:

по выпускаемой продукции (группе). Динамика продаж может содержать сведения о себестоимости, продажных ценах, уровне запасов на складе;

покупателей. О продажах отдельному покупателю и её оплате;

по формам оплаты (наличными, безналичными, взаимозачёт).

Бухгалтер проверяет полученный от кладовщика отчёт (сверяет внесённые в него сведения с данными первичных учётных документов) и удостоверяет правильность составления отчёта своей подписью.

Здесь же он может сделать необходимые дополнительные расчёты для составления бухгалтерской и налоговой отчётности (например, подсчитать общую сумму НДС, подлежащего получению от покупателей).

Данные об объёме реализованной продукции из отчёта о продажах сверяются с данными о размере возникшей в течение отчётного периода задолженности покупателей по оплате реализованной продукции, которые можно взять из отчёта о дебиторской задолженности.

На основании отчётов о продажах (приложение Г) за 1−15 и 16−30 ноября 2003 года (используя итоговую строку справки за 16−30 ноября) бухгалтер формирует следующие проводки:

Дт 431 Кт 401 — 6 056 030,50 руб.

поступила готовая продукция на склад;

Дт 9021 Кт 431 — 1 406 925 руб.

списана себестоимость баллонов отгруженных;

Дт 6211 Кт 9011 — 4 511 419,20 руб.

отгружена готовая продукция покупателям;

Дт 9031 Кт 764 — 751 903,20 руб.

В том числе по агентскому договору, заключённым с ООО «Сибпожцентром» делаются проводки:

Дт 451 Кт 431 — 4 200 573 руб.;

отгружена продукция агенту;

Дт 9021 Кт 451 — списана себестоимость продукции, отгруженной агенту.

Декларация по НДС может заполняться с использованием данных, взятых из отчёта о продажах, на основании которых делается специальный расчёт (с учётом сведений об оплате продукции за предшествующий отчётный период) или же данных из отчёта о дебиторской задолженности.

Готовая продукция в сводке о продажах учитывается по учётным (плановым продажным) ценам.

Один экземпляр ежемесячного отчёта о продажах может передаваться в бухгалтерию в качестве регистра аналитического учёта.

Отчёт по покупателям может заменить ведомость № 16, отчёт по видам продукции может использоваться вместо отчёта о реализации продукции.

На основании отчёта о продажах создаются сводки о продажах (приложения Д, Е), которые имеют более обобщённый вид.

Информация из сводок о продажах с одной стороны, менее детальная по каждому покупателю, с другой стороны, сводки имеют более чётко просчитанные аналитические данные о динамике продаж, необходимые для планирования перспектив развития организации в том или ином направлении. Готовую продукцию в сводках лучше учитывать по учётным (плановым, продажным) ценам.

Для работников, занимающихся сбытом готовой продукции, целесообразно иметь как отчёты, так и сводки о продажах. Руководителю — достаточно сводки. Информацию по отдельным покупателям руководитель может получить из сводок о продажах, составленную по отдельным покупателям (приложение Е), (либо из сводки о дебиторской задолженности, если покупателей немного).

Сводки могут заменить некоторые регистры синтетического учёта (ведомости и журнал-ордер), кроме того, при учётной политике «по оплате» декларация по НДС может заполняться на основании данных отчёта о продажах, на основании которой сначала необходимо сделать специальный расчёт (с учётом сведений об оплате продукции за предшествующий отчётный период).

Источниками информации отчётов о продажах являются счета выставленные покупателям, накладные на отгрузку товара.

Информация, которую несёт сводка о продажах, составленная по покупателям, является очень ценной для руководства организации и содержит следующие сведения:

о состоянии расчётов с тем или иным покупателем;

о величине просроченной задолженности;

об изменении платёжеспособности отдельных покупателей;

о чёткости исполнения сторонами условий договоров;

о причинах изменения объёмов продаж тому или иному покупателю и причинах снижения активности постоянных покупателей.