Порядок оформления документов

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов, регламентируется положением о документах и документообороте.

Первичные документы должны отражать достоверные данные и оформляться своевременно в момент совершения операции.

Все первичные документы можно разделить на группы:

Организационно-распорядительные;

Оправдательные;

Документы бухгалтерского оформления.

К распорядительным документам относятся: приказы, распоряжения, указания, доверенности и т. д. Эти документы разрешают проведение операций.

Бухгалтер не имеет права проводить документ без подписи руководителя.

К оправдательным документам относятся: накладные, требования, приходные и расходные ордера, акты и т. п. документы. Эти документы отражают факт совершения операции. Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Это различные расчеты и справки.

Первичные документы принимаются к учету, если они оформляются на бланках типовых форм или в специально разработанных формах, если они отсутствуют в альбомах типовых документов.

Документы должны иметь юридическую силу, содержать ряд обязательных реквизитов:

Наименование документа;

Дата;

Наименование предприятия, от имени которого составлен документ;

Содержание операции;

Количество, цена, сумма; Фамилии должностных лиц, с их подписью и печатью.

Документы должны заполняться ручками паста, которых обеспечит сохранность записи (пишущая машинка, шариковая ручка, принтер, химический карандаш). В документах не должно быть подчисток и исправлений.

Ошибки исправляются зачеркиванием тонкой линией, под ней пишется правильная запись и оговаривается исправление (исправленному верить, подпись директора, главного бухгалтера и печать).

В денежных документах никаких исправлений не допускается.

Все первичные документы учетные регистры и отчетность должны составляться на русском языке.

На совместных предприятиях они могут составляться и на языке инвестора, но с построчным переводом.

Поступающие документы в бухгалтерии должны обязательно проверяться:

По форме заполнения, т. е. полнота и правильность оформления, и достоверность реквизитов;

Арифметически;

По содержанию (законность операций и логическая увязка отдельных показателей).

После приемки первичных документов вся информация переносится в учетные регистры (карточки, книги, журналы, ордера).

Все первичные документы по приему и выдаче денег подлежат обязательному гашению штампом «получено» «оплачено» с указанием даты.

Все документы подлежат обязательному хранению.

Срок хранения в архиве предприятия определяется правилами, установленными главным архивным управлением.

Например: Главные книги и отчеты, вспомогательные регистры, первичные документы хранятся 5 лет.

Лицевые счета по заработной плате 75 лет.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются и переплетаются в папки.

Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных документов у предприятия производится органами дознания, предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений этих органов, в соответствии с действующим законом. Изыматься могут все документы за исключением документов содержащих сведения о государственной тайне.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц предприятия с обязательной описью документов и составлением протокола, копия которого вручается под расписку должностному лицу предприятия.

С разрешения органов производящих изъятие можно сделать копию документов, прошнуровать, опечатать, заверить подписью и печатью и проставить дату изъятия. В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя назначается комиссия по рассмотрению причин пропажи, в которую приглашают представителей из следственных органов, органов пожарного надзора и т. п. органов.

Результаты работы комиссии оформляются актами, которые утверждает руководитель предприятия. На оформление первичного документа должно быть разрешение руководителя в виде. Например: Чтобы произвести отгрузку товара требуется разрешение в виде накладной акта доверенности договора и т. д.

Чтобы произвести выдачу денег из кассы требуется оформление расходного ордера. Для расчета отпускных требуется приказ об отпуске и т. д.