Учет денежных средств в кассе организации

Для учета кассовых операций предназначен основной активный счет 50 «Касса». Кассовые операции в организации ведутся кассиром (п. 1.6. Положение № 373-П). Прием кассира на работу оформляется приказом руководителя. После издания приказа кассира должны ознакомить под роспись с приказом и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Документальное оформление денежных средств в кассе организации

Кассовые операции оформляются с применением унифицированных форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Но обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов такие как кассовые документы (практический журнал для бухгалтера «Главбух», информация Минфина России № 53−10/2012).

Прием наличных денег в кассу производиться по приходному кассовому ордеру. При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, соответствие суммы наличных денег и наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере (п. 3.2. Положение № 373-П). Приходный кассовый ордер состоит из двух частей — самого приходного ордера и квитанции к нему. Лицу, внесшему в кассу денежные средства выдается квитанция о приеме денег, подписанный главным бухгалтером и кассиром и заверенный штампом кассира (п. 2.3. Положения № 373-П).

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным ордерам. Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем организации.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных денег к выдаче и передает расходный кассовый ордер получателю наличных денег, который указывает сумму наличных денег и подписывает расходный кассовый ордер (п. 4.3.Положение№ 373-П). Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию с стипендий производится кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера. По истечении установленного срока выплаты заработной платы, стипендий кассир должен в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты сделать отметку от руки «депонировано» и оформить в произвольной форме реестр депонированных сумм. Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.

В конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствия фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, данных документа, удостоверяющих его личность, данных предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру. На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходных кассовый ордер, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости.

Депонированные суммы сдаются в банк, составляется один общий расходный кассовый ордер. Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Подчистки, помарки или исправления в документах не допускаются. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных кассовых документом (форма № КО-3). Она ведется и в автоматизированной форме.

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывается в кассовой книге (форма «КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется главным бухгалтером организации.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.

Кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге, с данными кассовых документов выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

Если в течении рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведения в последний из предшествующих рабочий день, в течении которого проводились кассовые операций. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. Кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде «Вкладной лист кассовой книги», одновременно с ней формируются «Отчет кассира». Обе формы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и все реквизиты кассовой книге. Нумерация листов осуществляется автоматически. Во «Вкладном листе кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматический печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, за год.

При выдаче наличных денежных средств из кассы необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличным, установленный для юридических лиц. Согласно указанию ЦБ РФ «О предельном размере расчетов наличных деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20.06.2007 г. № 1843-У начиная с 22 июля 2007 г. он составляет 100 тыс. рублей по одному договору.