Аудит расчетов с подотчетными лицами

В повседневной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), в сроки, установленные локальными актами организации (по командировочным расходам — не позднее 3 дней по возвращении из командировки). Однако расходы могут быть умышленно искажены, так как речь идет об активах, привлекательных для незаконного присвоения. А значит, существует вероятность злоупотреблений: подложных документов, умышленного искажения информации, подделки первичных документов и т. п. Поэтому данный объект контроля подлежит, как правило, сплошной проверке, при которой особое внимание уделяется законности расходования средств и оформления первичных документов.

Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является выражение мнения о достоверности отражения в учете и отчетности задолженности подотчетных лиц перед организацией, а также задолженности организации перед ними.

Основные нормативные документы, регламентирующие ведение данного участка учета:

• 1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 28.12.2013 с изменениями, вступившими в силу с 01.01.2014), статья 168 «Возмещение расходов связанных со служебной командировкой»;
• 2. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть 2, статьи 217, 252, 264, 272, 346.6).
• 3. Указание от 11 марта 2014 года N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
• 4. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• 5. Письмо Министерства финансов России, Казначейства России от 10.09.2013 №№ 02−03−10/37 209, 42−7.4−05/5.2−554 «О перечислении подотчетных средств».
• 6. Письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03−11−11/42 288 «О правомерности перечисления организацией, применяющей упрощенную систему налогообложения, сотрудникам подотчетных сумм на их личные банковские карты».
• 7. Постановление правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки (с изменениями на 16 октября 2014 года)».

При проверке аудитор использует информацию, полученную в ходе аудита кассовых операций, авансовые отчеты, регламентирующие (распорядительные) документы организации: приказ «Об учетной политике учреждения»; приказ о направлении сотрудников в командировку № Т-9; планы и графики выезда сотрудников в служебные командировки, утвержденные правомочным должностным лицом; служебные задания; итоговые документы (докладные записки, справки) по результатам работы в служебных командировках, в которых отражаются предусмотренные служебным заданием вопросы; командировочные удостоверения; журнал учета командировок.

К источникам получения аудиторских доказательств также относятся: Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам; регистры синтетического и аналитического учета: журнал-ордер № 7, главная книга, мемориальный ордер N 8 (накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами; мемориальный ордер N 1 (накопительная ведомость по кассовым операциям); бухгалтерская и финансовая отчетность: бухгалтерский баланс; оправдательные первичные документы.

Документальную проверку целесообразно начинать с общего обзора остатков по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», учитывая при этом, что счет активно-пассивный. Дебетовый остаток означает долг работника перед организацией, а кредитовый — наоборот. В отношении дебиторов, числящихся длительное время, всегда должны проводиться дополнительные аудиторские процедуры для установления обоснования невнесения в кассу предприятия задолженности подотчетного лица. В отношении кредиторской задолженности с учетом срока исковой давности следует обратить внимание на своевременность ее погашения или закрытия на финансовый результат.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются:

• — по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• — и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Структура этого счета выглядит следующим образом:

Счет 71.

Предприятия всех отраслей, осуществляющие бухгалтерский учет по единой журнально-ордерной форме счетоводства, ведут учет операций по счету 71 в журнале-ордере № 7. В этом журнале-ордере синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.

Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется линейно-позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). По этой же строке отражается на какой счет отнесены затраты на производство. Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. При этом остатки подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные суммы — из кассовых расходных ордеров, а утвержденный расход — из авансовых отчетов.

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии.

Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка и в общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур.

Объем аудита и последовательность осуществляемых аудиторских процедур проверки расчетов с подотчетными лицами представлены в табл.2. Аудиторская процедура — это определенный порядок действий аудитора для получения необходимых результатов на конкретном участке аудита.

Таблица 2.

Объем аудита и аудиторские процедуры проверки расчетов с подотчетными лицами.

На начальном этапе аудита необходимо убедиться в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах. Фактически произведенные операции сверяются с положениями, отраженными в приказах руководителя.

Далее осуществляется проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе проверки обращается внимание:

• — на порядок оформления авансовых отчетов;
• — на порядок оформления командировочных расходов (в том числе за рубеж);
• — на случаи передачи подотчетных сумм другому лицу;
• — на факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
• — на порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов с наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т. е. юридического лица. Аудитору следует проконтролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

Следует проверить перенос сумм и проводок из первичных документов в базу данных бухгалтерской программы либо в регистры бухгалтерского учета. При этом проверяют также своевременность сдачи авансовых отчетов: не позднее трех дней после приезда из командировки и не позднее срока, на который выданы подотчетные суммы на хозяйственные нужды, в соответствии с требованиями учетной политики.

На заключительном этапе аудита осуществляется проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере. Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца, и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.

Типичные нарушения при ведении расчетов с подотчетными лицами:

• 1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм
• 1.1. Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств;
• 1.2. В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;
• 1.3. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;
• 1.4. Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;
• 1.5. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;
• 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
• 2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
• 2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;
• 2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
• 2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
• 2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
• 3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:
• 3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
• 3.2. Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;
• 4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами
• 4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
• 4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;
• 5. Нарушения порядка учета представительских расходов
• 5.1. Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);
• 5.2. Отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;
• 6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:
• 6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
• 6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
• 6.3. Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;
• 6.4. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах;
• 7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов [9, стр.14]

По итогам аудиторской проверки данного участка учета аудитор может дать свои рекомендации. Если в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, то предлагается ее провести.