Классификация документов. 
Организация работы с документами

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

• — административная;
• — статистическая;
• — коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является административная система документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на:

• 1. Организационно-распределительную (ОРД) —
• 1.1. Положения
• 1.2. Уставы
• 1.3. Инструкции
• 1.4. Приказы
• 1.5. Решения
• 1.6. Протоколы
• 2. Справочно-информационную —
• 2.1. Письма
• 2.2. Телеграммы
• 2.3. Телефонограммы
• 2.4. Докладные записки
• 2.5. Справки
• 2.6. Акты
• 3. По личному составу —
• 3.1. Приказы
• 3.2. Личные дела
• 3.3. Заявления
• 3.4. Трудовые книжки
• 3.5. Характеристики
• 3.6. Договоры и т. д.

Цель классификации документов:

• 1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.
• 2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Значение классификации документов:

• — обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
• — повышение оперативности работы с ними.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело — совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

Основной признак классификации — содержание документа.

Общая схема классификации документов (схема 1).

Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы — классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия структурных подразделений, а статьями — названия видов документов.

Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций.

При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций.

Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.