Проверка бухгалтерского учёта производственных запасов

При осуществлении проверки бухгалтерского учёта производственных запасов подвергаются проверке первичные учётные документы, регистры синтетического и аналитического учёта.

Для правильной организации бухгалтерского учёта производственных запасов и своевременного отражения хозяйственных операций по их движению необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учётным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении производственных запасов должна отвечать следующим требованиям:

• ? своевременное, точное, обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
• ? простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам последующей обработки;
• ? рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учёта.

Первичные учётные документы должны приниматься к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации.

Первичные учётные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• ? наименование, номер документа, дату и место его составления;
• ? содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
• ? должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, отражающих поступление и отпуск производственных запасов, в СПК «Пограничный» согласован с главным бухгалтером и утверждён руководителем организации.

Первичный учётный документ, отражающий движение производственных запасов, должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным,? непосредственно после её совершения.

Лица, составившие и подписавшие первичные учётные документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных.

В первичных учётных документах по поступлению и выбытию производственных запасов, а также в регистрах синтетического и аналитического учёта стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в документах должны быть исправлены путём их зачеркивания и надписи правильных.

Так, первичные и сводные документы в СПК «Пограничный» составляются на бумажных носителях информации, а также всё ещё используются устаревшие формы документов (например, акт на оприходование пастбищных кормов, учтённых по укосному методу, акт списания семян и посадочного материала). Зачастую они не приспособлены для полного и точного отражения хозяйственных операций по учёту семян и кормов.

Иногда на первичных документах отсутствуют некоторые реквизиты, например, дата составления, номер документа или нет подписи материально ответственного лица (например, требование-накладная, лимитно-заборная карта), а ведь дата составления в бухгалтерском учёте имеет очень важную роль. Благодаря этому легче вести учёт при составлении сводных и накопительных ведомостей и журналов-ордеров.

Некоторые документы заполняются в произвольной форме (например, акт приёма-передачи грубых и сочных кормов). Информация записывается в другие клетки, и бывает очень трудно разобраться в содержимом какой-либо формы.

Отрицательным моментом является и то, что на многих первичных документах отсутствует корреспонденция счетов (например, ведомость расхода кормов), а это значит, что можно легко ошибиться при разноске затрат на другие счета.

Ещё одним недостатком в учёте семян и кормов является то, что на предприятии отсутствует четкий график документооборота. Первичные документы поступают в бухгалтерию с опозданием, и бухгалтер, ведущий учёт семян и кормов, не успевает быстро и оперативно перерабатывать их. Это является значительным упущением, так как точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению совершаемых хозяйственных операций в учётных регистрах.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов по поступлению и выбытию производственных запасов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, достоверность сведений, содержащихся в данных документах, несут лица, создавшие и подписавшие этот документ. В СПК «Пограничный» такими лицами, согласно приказа руководителя, являются главный бухгалтер, заведующий складом.

Полнота контроля для объективной оценки достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности достигается путём проведения документальных проверок.

Поэтому с целью установления сущности, законности, целесообразности и оценки достоверности совершаемых хозяйственных операций следует использовать различные методические приёмы проверки документов и регистров бухгалтерского учёта.

Среди них следует выделить: проверку документов (формальную проверку и проверку по существу), арифметическую или счётную, сопоставление (сверку) документов и экономический анализ.

Проверка документов означает, что документ изучается в первую очередь с формальной стороны, чтобы установить: составлен ли он по утверждённой форме, имеет ли все необходимые подписи должностных лиц, заполнены ли другие обязательные реквизиты (наименование документа, дата составления, содержание хозяйственной операции, измерители операции в натуральном и денежном выражении), нет ли в нём подчисток и неоговоренных исправлений, имеются ли надлежащим образом оформленные приложения, на которые дана ссылка в документе и др.

Исходя из этого, в СПК «Пограничный» на основании приложенных документов была проведена их арифметическая проверка. Итоги данной проверки можно обобщить в таблице 4.3.1.

Таблица 4.3.1 Результаты арифметической проверки первичных документов.

П р и м е ч, а н и е. Источник: собственная разработка.

При проведении арифметической проверки нами было выявлено достаточное количество нарушений при отражении хозяйственных операций в первичных документах, что является недопустимым явлением в ведении бухгалтерского учёта, так как это приводит к искажению и неправильному отражению информации в регистрах синтетического учёта и далее? при составлении бухгалтерской отчётности.

Немаловажное значение играет также проверка первичных документов по формальному признаку. Итоги данной проверки можно обобщить в таблице 4.3.2.

Таблица 4.3.2 Результаты проверки первичных документов по формальному признаку.

П р и м е ч, а н и е. Источник: собственная разработка.

Проведённая проверка по формальному признаку также показала наличие нарушений, а именно по заполнению и оформлению документов.

Таким образом, своевременная и полная проверка, а также сопоставление данных в первичных документах, регистрах синтетического и аналитического учёта позволит обеспечить наиболее глубокое изучения объекта контроля.