Анализ использования материальных запасов в МБУ Миякинская ЦРБ

В настоящее время наблюдается рост потребности учреждений в материальных запасах, которая может быть удовлетворена экстенсивными, то есть приобретением большего количества материалов или интенсивным путем, то есть более экономное использование материальных запасов. Особенностью функционирования материалов в непроизводственной сфере является то, что по мере их расходования они полностью выбывают из оборота. Кроме того, доля потребления материалов в непроизводственной сфере в общем объеме затрат значительно ниже, чем в производстве. Но в то же время материалы в бюджетном учреждении, как и в сфере материального производства, играют одну из первостепенных ролей в обеспечении нормальной деятельности. Полное и своевременное обеспечение учреждений материальными запасами является важным условием выполнения ими своих функций, созданий необходимых предпосылок для воспроизводства рабочей силы [21, с. 18].

Материальные запасы, как правило, занимают меньшую долю в бухгалтерском балансе. Однако их влияние на формирование достоверной отчетности также немаловажно. Порядок формирования стоимости запасов идентичен порядку формирования стоимости основных средств. Стоимость запасов представляет собой сумму вложений на их формирование, включая затраты по доставке, страхованию доставки и прочие.

При проведении анализа хозяйственной деятельности бюджетного учреждения в качестве источников информации используются:

• — баланс исполнения бюджетной сметы,
• — отчет об исполнении бюджетной сметы,
• — отчет о движении материальных запасов,
• — пояснительная записка к годовому отчету,
• — данные активов инвентаризаций и ревизий, справок проверок и обследований, нормативных и законодательных актов,
• — данные первичных документов, учетных регистров.

В процессе анализа широко используется информация о хозяйственной деятельности учреждения за предыдущие периоды, а также других бюджетных учреждений, позволяющих судить о темпах изменения результатов работы или месте учреждения в отрасли [25, с. 10].

Рассмотрим более подробно показатели использования материальных запасов в МБУ Миякинская ЦРБ на основе анализа использования материальных запасов за 2007?2009 года.

По данным годового отчета, представленным в таблице 5? материальные запасы на начало 2007 г составляли 1 482 615,07 руб., в том числе наибольший удельный вес составляла статья «Медикаменты и перевязочные средства»? 44,44%, что в абсолютной сумме? 658 901,65 руб., наименьший удельный вес по статьям «Строительные материалы»? 1,95% и «Продукты питания»? 2,55% (данные таблицы 6), что в абсолютных суммах соответственно? 28 887,72 руб. и 37 840,76 руб.

На конец 2007 года материальные запасы составляли 1 729 802,89 руб., что на 247 187,8 руб. (данные таблицы 5) превышает показатель на начало года, в том числе наибольший удельный вес составляла статья также, как и на начало года «Медикаменты и перевязочные средства»? 44,37%, что в абсолютной сумме ?767 570,03 руб., на начало 2008 года значение самого показателя снизилось на 0,07%, наименьший удельный вес по статьям «Строительные материалы»? 1,95% и «Продукты питания»? 2,58%, что в абсолютных суммах соответственно? 33 809,98 руб. и 44 701,51руб, на 26 586,1 рублей увеличился показатель «Горюче-смазочные материалы», удельный вес которого составлял 5,06% (данные таблицы 6).

Таблица 5? Материальные запасы за 2007 год.

Таблица 6 Показатели удельного веса по материальным запасам по данным 2007 года.

По данным таблицы 7 можно сделать выводы по анализу динамики изменения использования материальных запасов.

В целом по всем статьям материальных запасов наблюдается увеличение показателей как в абсолютных, так в относительных величинах, например, по статьям «Продукты питания»? увеличение на 6860,75 руб. (+ 0,03%); «Горюче-смазочные материалы» увеличились с 60 925,29 руб. до 87 511,39 руб., что в процентах составляет 0,95%, уменьшение по статьям «Медикаменты и перевязочные средства» на 0,07%, «Мягкий инвентарь» на 0,92%, что в абсолютных суммах составляет соответственно 108 668,38 руб. и 50 199,64 руб.

Таблица 7? Динамика изменения использования материальных запасов.

По данным, представленным в таблице 8 — материальные запасы на начало 2008 г составляли 1 729 802,89 руб., на начало 2009 года. 1 957 468,15, из них наибольший удельный вес составляла статья «Медикаменты и перевязочные средства»? 49,38% на конец 2008 года, что в абсолютной сумме? 966 517,58 руб., наименьший удельный вес по статьям «Строительные материалы»? 2,13% (41 743,44 руб.) и «Продукты питания»? 2,58% на начало года, 3,68% на конец года (данные таблицы 8,9), что в абсолютных суммах соответственно? 44 701,51 руб. и 71 937,27 руб.

Таблица 8? Материальные запасы за 2008 год.

Таблица 9 Показатели удельного веса по материальным запасам по данным 2008 года.

На конец 2008 года материальные запасы составляли 1 957 468,15 руб., что на 227 665,3 руб. (данные таблицы 10), что превышает показатель на начало года.

По данным таблицы 10 наблюдается увеличение по следующим статьям? «Медикаменты и перевязочные средства» на 5,01% (в абсолютной сумме? 198 947,55 руб.); «Продукты питания» на 1,1% (в абсолютной сумме 27 235,76 руб.); «Строительные материалы» на 0,18% (в абсолютной сумме 7933,46 руб.).

По статьям «Горюче-смазочные материалы», «Мягкий инвентарь», «Прочие материальные запасы» можно наблюдать снижение показателей на 1,46% (в абсолютной сумме 17 044,5 руб.); 3,97% (в абсолютной сумме 18 866,41 руб.); 0,84% (в абсолютной сумме 29 459,4 руб.) соответственно.

Таблица 10? Динамика изменения использования материальных запасов.

Продолжение таблицы 10.

Анализируя отклонение показателей на начало 2009 года видно, что по статье «Прочие материальные запасы» наблюдается увеличение в абсолютной сумме (29 459,4 руб.) и снижение удельного веса в общей сумме материальных запасов (? 0,84%).

Теперь проанализируем показатели использования материальных запасов по данным 2009 года.

Таблица 11 — Материальные запасы за 2009 год.

На конец 2009 года имеем следующие данные (данные таблицы 11) — материальные запасы в сумме 2 615 893,25 руб., из них 1 366 467,44 руб. это по статье «Медикаменты и перевязочные средства», 93 439,26 руб. — по статье «Продукты питания», 32 770,52 руб. — по статье «Горюче-смазочные материалы», 121 945,38 руб. по статье «Строительные материалы», 468 966,61 руб. по статье «Мягкий инвентарь», 532 304,04 руб. по статье «Прочие материальные запасы».

Таким образом, наибольший удельный вес (по данным таблицы 12) в общей сумме на материальные запасы, приходится на статьи: «Медикаменты и перевязочные средства»? 52,24% и «Прочие материальные запасы»? 20,35%, при этом наименьший удельный вес приходится на статью «Горюче-смазочные материалы»? 1,25%.

Если рассматривать показатели в динамике (данные таблицы 13), то можно сделать следующие выводы: сумма по статье «Материальные запасы» в 2009 году увеличилась на 658 425,1 руб. по сравнению с аналогичным показателем в 2008 году.

Таблица 12? Показатели удельного веса по материальным запасам по данным 2009 года.

Отклонения по статьям следующие — по статьям «Материальные запасы», «Строительные материалы», «Прочие материальные запасы»? изменение удельного веса в сторону увеличения., 2,86% (в абсолютной сумме 399 949,86 руб.), 2,53% (в абсолютной сумме? 80 201,94 руб.), 1,0% (в абсолютной сумме ?153 588,00 руб.) соответственно.

Отклонения по статьям в сторону уменьшения — по следующим статьям «Продукты питания» (на 0,11% или на 21 501,99 руб.); «Горюче-смазочные материалы» (на 2,35% или на 37 696,37 руб.); «Мягкий инвентарь» (на 3,94% или на 40 879,68 руб.).

Таблица 13? Динамика изменения использования материальных запасов.

Анализируя темп роста показателей, то в целом можно проследить положительную динамику роста, при этом особый интерес могут вызвать данные по двум статьям «Строительн…

Соответственно, при компьютеризировании учет материальных запасов в учреждении стал намного проще и для материально ответственных лиц, и для руководителей в ходе проверки. Появилась возможность работы в сети Интернет, для получения информации о новых методах и технологиях работы. Появилась также возможность находить поставщиков медикаментов, канцелярских товаров, хозяйственных товаров, ГСМ, мягкого инвентаря напрямую без посредников. Возможность ознакомиться с новыми законами и поправками к законам также не возможно без сети Интернет.

Основным направлением повышения эффективности использования материальных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование материальных запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки. Также не последнюю роль играет анализ эффективности, так как анализ использования — один из важнейших составляющих процесса учета и контроля материальных запасов. С помощью анализа эффективности использования материальных запасов бюджетное учреждение составляет отчеты (пояснительная записка к годовому отчету), а также прогнозы дальнейшей деятельности. Существенно улучшить учет материальных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т. е. более широко использовать накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах и др.

Важное условие повышения эффективности использования материальных запасов — усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.

Для решения задачи полной автоматизации оперативного учета материально-производственных запасов в последнее время широко применяют несъемные пленочные этикетки со штриховым кодированием, терминалы сбора данных и особое программное обеспечение.

Приобретение и внедрение любого программного комплекса с использованием технологии штрихкодирования и идентификации — мероприятие) дорогостоящее, поэтому надо заранее подготовиться, чтобы его использование принесло максимальный эффект и действительно облегчило работу.

Штрих-кодовые этикетки, наподобие тех, какие можно увидеть на товарах в супермаркетах, — аналог инвентарной бирки. При попытке переклейки этикетки с одного объекта на другой штрих-код разрушается.

Для сбора информации о приходе, перемещении и снятии с учета помеченных объектов используются недорогие ручные компьютеры со встроенным сканером штрих-кода. Ручной компьютер позволяет производить сбор и предварительную обработку информации с последующим переносом ее в настольный компьютер.

Широкий выбор этикеток, устойчивых к влаге и другим внешним факторам, наличие различных вариантов исполнения ручных компьютеров позволяют успешно использовать данное решение как в помещениях (офис, отапливаемые склады и другое), так и на открытом воздухе в различных климатических условиях (неотапливаемые склады и другое).

Благодаря обязательной автоматизации, без которой невозможно внедрение новых правил бюджетного учета, оперативный учет государственного имущества может быть организован на новом уровне. При этом максимально эффективно решается задача маркировки имущества с целью предотвращения несанкционированной замены инвентарных единиц.

Пользоваться плодами современных технологий совсем несложно. В бухгалтерской программе уже есть справочник материальных запасов. Он перекачивается из бухгалтерской программы с помощью специального программного модуля, который забирает и обрабатывает эту информацию. Потом эта информация кодируется в штрих-коды и распечатывается на особом (термотрансферном) принтере [20, с. 19].

Для печати этикеток можно использовать дешевую бумагу. Печать на особой бумаге, оставляющей после себя неудаляемое изображение, сигнализирующее о том, что наклейка прежде была на данном месте, рекомендуют в основном для усиления контроля за сохранностью объектов учета.

На терминал сбора данных устанавливается программа «Инвентаризация имущества» и загружаются справочники с перечнем объектов учета. Сотрудник: учреждения (оператор) считывает при помощи лазерного сканера штриховой код со всех подлежащих учету предметов. В процессе инвентаризации выполняется выбор места хранения и сканирование всех объектов учета. На каждый считанный код отображается его наименование. Если код не найден в справочнике — дается предупреждение, что объект учета с данным кодом не найден. Если оператор обнаружил плохую этикетку, то он может ее отметить как требующую замены. При этом поврежденный штрих-код имущества либо сканируется, либо вводится вручную. При невозможности определения кода оператор выбирает имущество из списка объектов учета, закрепленного за данным местом хранения.

Так, можно легко определить предметы, которые еще не учтены, а также учтены, но закреплены, скажем, за другим помещением. Существует и возможность объединения предметов учета в комплекты независимо от их месторасположения на территории. В специальные файлы (файл) записывается следующая информация, которая позже будет перенесена в обычный настольный компьютер:

• ? ввод в базу нового имущества и его закрепление за местом хранения или материально ответственным лицом;
• ? перечень имущества, которое подлежит реализации (списанию);
• ? перечень имущества, этикетки на котором необходимо заменить.

В настоящее время на рынке программных продуктов представлены различные программные комплексы, позволяющие проводить инвентаризацию с помощью оборудования для нанесения и чтения этикеток со штрих-кодом. Наиболее удобным в настоящее время является программный комплекс Бюджет-21 «Инвентаризация», совместимый с такими системами для ведения учета, как «1С: Предприятие» и «Бюджет-21» [24, с. 14].

Таким образом, автоматизация системы бухгалтерского учета ведется в основном за счет внедрения отдельных программных комплексов полностью автоматизирующих отдельные участки учета, это позволяет облегчить труд бухгалтера избавить его от рутинной работы, больше остается времени для проведения экономического и финансового анализа работы учреждения, поиска резервов повышения эффективности работы. Внедрение автоматизации позволяет: более оперативно вести бухгалтерский учет, выводить оперативную информацию за определенный период времени, быстрый поиск и выведение необходимой экономической информации, автоматизация составления бухгалтерских и финансовых отчетов, уменьшается трудоемкость учетных работ и количество допущенных ошибок.