Макросы для Microsoft Word

В MS Word макросы можно использовать для форматирования объектов (таблиц, рисунков и т. д.), указания различных настроек для вывода текущего документа на печать, преобразования документов, созданных в других текстовых редакторах, выполнения различных действий с выделенными данными и прочих операций. Простой пример. Его оценят многие пользователи, хотя бы раз работавшие с текстами в Word.

Часто случайно при наборе или после сканирования и распознавания в тексте появляются лишние пробелы между словами. Даже в малом фрагменте их удаление вручную займет много времени. С помощью диалогового окна поиска и замены это можно выполнить в 6−7 кликов мышью и вводом небольшого текста. Созданный макрос способен заменить все совпадения двух и более стоящих подряд пробелов одним нажатием сочетания клавиш. Автоматическое создание макросов осуществляется, подобно записи на обычный магнитофон, только вместо звука фиксируются нажатия клавиш и действия мыши. Последовательность следующая: включить запись, произвести все операции, которые должен будет выполнять макрос, и остановить запись. Предварительно макропрограмме необходимо дать уникальное имя, описание (необязательно) и указать параметры сохранения — они несколько отличаются в различных приложениях MS Office, но в общем случае их два: сохранение макроса в текущем документе (в других он будет недоступен) либо в собственной библиотеке макросов или шаблоне (станет доступен для всех файлов в этом приложении).

Библиотека макросов может быть перенесена на другой компьютер и подключена к соответствующему приложению MS Office, а макропрограмма, сохраненная в файле, копируется и переносится вместе с ним. Для запуска созданного макроса можно вынести кнопку в панель инструментов, добавить пункт в одно из меню приложения или назначить комбинацию клавиш. При записи автоматически генерируется текст макропрограммы — процедура VBA.

Желающим научиться самостоятельно создавать более мощные и гибкие макросы непосредственно в редакторе будет очень полезно изучить последовательность сгенерированных команд VBA. Для этого нужно нажать сочетание Alt+F8, выбрать из списка соответствующий макрос и нажать кнопку Изменить. Хотя создать макрос очень легко, лучше предварительно продумать действия, которые он должен выполнять, и определиться с местом его сохранения. В ходе записи важно быть аккуратным при всех операциях и не делать ничего лишнего, чтобы макропрограмма не содержала ненужных команд.

Последовательность действий в этом случае следующая:

В MS Word 2010 перейти на вкладку Вид, найти меню Макросы, нажать в нем раскрывающееся меню Макросы, после чего выбрать команду Запись макроса,.

В появившемся диалоговом окне Запись макроса вводится имя создаваемой макропрограммы. Оно должно быть уникальным, отражать смысл макроса и не содержать пробелов. Макросу дается имя (например) Лишние Пробелы.

В графе Макрос доступен для выбирается место сохранения — для всех документов либо только для текущего. Выбирается вариант. Далее в графе Описание вкратце указывается, для чего предназначен макрос.

После этого в том же диалоговом окне нажимается одна из кнопок Назначить макрос кнопке или Назначить макрос клавишам. При выборе первого варианта откроется окошко, из которого в MS Word название данного макроса можно перетащить на панель инструментов или на любое меню (сделать его пунктом этого меню), а работая в Word 2010, нажав кнопку Добавить, можно поместить вызов макропрограммы в панель быстрого доступа. Если же вы предпочтительнее запускать макрос сочетанием клавиш, выберается второй вариант, указывается желаемая комбинация и клавиша OK. Создаваемому макросу назначается сочетание клавиш Ctrl+Alt+Пробел.

Запись начата. Теперь вызывается диалог Найти и заменить. Для этого на вкладке Главная в меню Редактирование нажимается кнопку Заменить. Для 2003 версии: Правка -> Заменить…

В окне Найти и заменить в поле Найти пишется: «{2;}». Эта запись означает — искать 2 или более пробелов подряд. А в графе Заменить на ставится один пробел. После этого на кнопку Больше для указания особых параметров поиска. Указывается Направление — везде и снимаются галочки со всех опций, кроме Подстановочные знаки. Если эта опция не была установлена, то она выбирается. Параметры замены должны быть указаны, затем кнопку Заменить все.

После того как будет выдано сообщение о результатах замены, нужно остановить запись макропрограммы. Для этого нажимается кнопка Остановить запись (значокквадратик), которая находится в строке состояния.