Организационно-экономическая часть. 
Разработка автоматизированной системы управления деятельностью компании

Технико-экономическое обоснование

Актуальность темы

Для успешного развития компании необходимо правильно и выгодно распределять человеческие и материальные ресурсы компании. Использование системы автоматизированного управления деятельностью компании помогает значительно сократить сроки на выполнение каждодневных рутинных действий. Основная задача системы — организация эффективного управления электронными документами персоналом и организационной структурой компании. Автоматизированная система позволяет экономить рабочее время сотрудников, а, следовательно, поднять производительность труда в компании и уменьшить ее экономические затраты. Такая система позволит:

• 5. Хранить все электронные документы, используемые в компании централизованно;
• 6. Хранить централизованно все данные о документах, персонале и организационной структуре компании;
• 7. Осуществлять удобный интерфейс пользователя с базой данных по локальной сети;
• 8. Разграничивать права доступа к объектам системы.

Актуальность проблемы управления деятельностью компании в части, которая относится к офисным работам, зависит в первую очередь от размеров деятельности компании, штата персонала, количества обрабатываемых электронных документов. Даже если компания небольшая, без определенного программного обеспечения, довольно затруднительно хранить все данные о сотрудниках, документах и организационной структуре компании. А если число обрабатываемых документов тысячи и штат сотрудников больше сотни человек, то для поиска или изменения данных может понадобиться много времени и сил. К тому же всегда имеет место человеческий фактор, который может привести к искажению или даже потере данных, чего практически исключает система автоматизированного управления деятельностью компании.

Внедрение системы автоматизированного управления деятельностью компании автоматизирует процесс хранения, поиска и изменения данных об электронных документах, персонале и организационной структуре компании.

Необходимость создания системы автоматизированного управления деятельностью компании связана с отсутствием на рынке программного обеспечения, которое могло бы удовлетворить всем следующим требованиям: низкая цена, простой и интуитивно понятный пользовательский интерфейс, достаточная функциональность, легкость и быстрота внедрения, отсутствие привязки к конкретной деятельности компании. Существующие продукты от зарубежных и отечественных фирм-производителей программного обеспечения, как правило, достаточно дорогие, или являются лишь средствами разработки подобных систем.

Практически все существующие системы требуют достаточно длительной настройки, для того чтобы ими начать пользоваться, чего лишена данная разработка, где установка и настройка программного обеспечения производится автоматизировано. Большинство подобных программных продуктов имеют сложности по внедрению, которые возникают по нескольким причинам: недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениям, в итоге — слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым; сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы. Данная же разработка не привязана к конкретной деятельности компании и не требует вмешательства в ее внутреннюю структуру и процессы. Вся информация и данные, используемые в компании, могут быть занесены в систему любым сотрудником, у которого будут на это соответствующие права, например. Множество проблем, связанных с функционированием продуктов сторонних производителей, возникают из-за недостаточной квалификации персонала, т.к. эти продукты имеют сложный в освоении интерфейс. Данная система имеет простой и понятный интерфейс и для того чтобы ей начать пользоваться достаточно просто ознакомится с инструкцией по применению, не требуя дополнительного обучения персонала.

Вследствие того, что актуальность данного направления с каждым годом возрастает, возрастает и востребованность в подобном программном обеспечении.

Возможные альтернативы решения проблемы

Существует множество альтернатив решения подобной задачи.

Основное их различие состоит в том, что программное обеспечение, используемое для создания системы автоматизированного управления деятельностью компании, отличается по стоимости. Рассмотрим наиболее оптимальные варианты.

Выбор среды разработки программного обеспечения автоматизированной системы

Для решения поставленной задачи был выбран язык C++ как один из наиболее мощных и универсальных инструментов. Наиболее популярными и широко используемыми средами разработки на сегодняшний день являются CodeGear C++ Builder 2009 и Microsoft Visual Studio 2008. Их сравнительные характеристики приведены в таблице 9.1.

Таблица9.1 Сравнительные характеристики CodeGear C++ Builder и Microsoft Visual Studio.

Проанализировав характеристики сред разработки, представленные в таблице 1.1, можно сделать вывод о преимуществе использования CodeGear C++ Builder 2009, т.к. скорость и удобство разработки в ней гораздо выше.

Выбор системы управления базами данных

Для решения поставленной задачи было решено выбирать из нескольких СУБД как наиболее подходящих. Их сравнительные характеристики приведены в таблице 9.2.

Таблица9.2 Сравнительные характеристики PostgrеSQL, MySQL и Oracle.

Таким образом наиболее подходящей СУБД является PostgreSQL 8.4, т.к. она является бесплатной и обладает высокими техническими параметрами.

Оценка конкурентоспособности предлагаемого решения

Существует множество программных продуктов, которые позволяют выполнять аналогичные функции, реализованные в рассматриваемом продукте.

Из таблицы 9.3 видно, что основным недостатком данного продукта является отсутствие ряда полезных подсистем. Однако данный недостаток может быть устранен в последующих версиях продукта. К тому же для малого и среднего бизнеса наличие данных подсистем не всегда является решающим. Простота использования, достаточная функциональность, низкая стоимость продукта делают его вполне конкурентоспособным и в случае грамотно проведенной рекламной кампании позволяют рассчитывать на высокий спрос со стороны сектора малого и среднего бизнеса.

Таблица 9.3 Анализ конкурентоспособности.

Экономический эффект от внедрения программного продукта

Под экономической эффективностью внедрения разработки понимают совокупность стоимостных, натуральных и качественных показателей, которые позволяют судить о целесообразности внедрения данной разработки.

Расчет экономического эффекта основан на вычислении убытков, которые, можно сократить, используя программу. В таблице приведены результаты введения в пробную эксплуатацию автоматизированной системы управления деятельность компании (Таблица 9.4). Считаем, что в месяце 22 рабочих дня или 176 часов.

Таблица 9.4 Результат введения в пробную эксплуатацию автоматизированной системы управления деятельность компании

Таблица 9.5 Расчёт выгоды компании.

Выгода компании составляет: 31 240- 7810= 23 430 руб/мес.

Срок окупаемости

Экономия за период, равный одному году составляет 281 160 руб (12 * 23 430).

Выгода компании за период, равный 1 месяцу, составляет 23 430 руб. Исходя из этого период окупаемости:

Tок = Sпп / ?Э где:

Sпп — стоимость программного продукта (рассчитывается в п. 3.2.5).

?Э — рассматриваемый период (равен 12 месяцам).

Ток = 90 000 / 23 430 = 3,8 мес.