Общий порядок ведения сводного учета в машинно-тракторном парке

В обеспечении эффективной эксплуатации машинно-тракторного парка в сельскохозяйственных организациях исключительно важное значение имеет организация накопительного первичного учета работы машин и оборудования. Правильно организованный сводный учет и анализ использования техники являются ценными источниками экономической информации для использования руководителями и специалистами хозяйств в управлении процессами применения машин в целях повышения их производительности и снижения эксплуатационных издержек.

При всех вариантах построения производственного учета важное значение при этом имеет целевая направленность получения группировочных (обобщающих) сведений, характеризующих результаты функционирования машинно-тракторного парка, в которых отражается степень использования рабочего времени механизаторов, техническое состояние машин, коэффициент полезного использования машинно-тракторных агрегатов, квалификация кадров. Еще более общей характеристикой являются объемы и назначения выполненных работ. В этом показателе отражается уровень организации и управления производством, эффективность использования парка машин и оборудования. Снижение себестоимости тракторных работ служит одним из решающих факторов сокращения затрат на единицу производимой продукции, повышения ее конкурентоспособности и рентабельности.

Вместе с тем сложившийся порядок группировки и систематизации данных по машиноиспользованию в сельскохозяйственных организациях не обеспечивает сплошного непрерывного наблюдения за работой машинно-тракторного парка в течение года по определенным рабочим периодам процесса производства, что не позволяет оперативно выявлять результаты деятельности структурных подразделений, определять резервы улучшения использования машин и снижения их эксплуатационных издержек, а также объективно оценивать конкретных исполнителей механизированных работ.

В этой связи необходима организация системного накопительного учета не только по месяцам года, но и по периодам работ. Только своевременный контроль с помощью этих обобщающих сведений может позволить активно влиять на общую сумму прямых производственных затрат, на формирование и уровень себестоимости единицы продукции по мере проведения механизированных работ в рамках текущего года.

Для активного наблюдения и систематизации хода выполнения работ машинно-тракторного парка в процессе возделывания сельскохозяйственных культур возникает необходимость закрытия первичной документации не только по окончании календарного, но и рабочего периода. С этой целью отдельные виды механизированных работ должны быть прочно закреплены за определенным рабочим периодом, в соответствии с делением внутрихозяйственного планирования процесса производства на рабочие периоды. Только в этом случае неточности в определении себестоимости единицы работы могут быть ликвидированы. Если известна себестоимость работ по каждому периоду, можно точно, без всяких условностей, проанализировать формирование себестоимости продукции в ее динамике по периодам года, выявить, на каком этапе был допущен перерасход средств, каковы его причины, когда и какая была получена экономия материальных и трудовых затрат в процессе эксплуатации машин и оборудования.

При обработке и обобщении первичной документации машинно-тракторного парка целесообразно использовать исходную планово-нормативную информацию, охватывающую необходимый круг показателей по внутрихозяйственному планированию (бюджетированию) и нормированию в разрезе каждого вида работ. Наиболее обоснованными и значимыми в этой связи представляются нормативы затрат труда и средств на единицу работ по выращиванию сельскохозяйственных культур — вспашке, боронованию, культивации, посеву и т. п. Вместе с тем необходимы и фактические данные машиноиспользования, для того чтобы иметь возможность разрабатывать многовариантные нормативы с учетом возможных схем комплектования машинно-тракторных агрегатов в данных природно-производственных и экономических условиях.

Дальнейшее повышение оперативности и аналитичности производственного учета может быть достигнуто только в направлении обеспечения формирования систематизированной информации о деятельности машинно-тракторного парка при выполнении им работ на различных этапах технологического цикла производства сельскохозяйственной продукции, что следует также предусматривать при всех вариантах построения производственного учета.

Общий подход к порядку ведения свободного учета в машинно-тракторном парке сводится к следующему. Зарегистрированные данные должны подтверждать и представлять объективные свидетельства того, что заданные параметры хода осуществления производственного процесса и степень участия в нем машин на различных его стадиях и этапах выполняются с целью гарантировать их пригодность, адекватность и эффективность для представления итоговых результатов и принятия по ним соответствующих управленческих решений.

В связи с этим основные требования к обобщению первичной документации включают:

• — накопление и группировку документированных процедур в соответствии с требованиями системы управления машиноиспользованием;
• — документы должны быть систематизированы таким образом, чтобы с помощью обобщения можно было обеспечить эффективное функционирование машинно-тракторного парка и контроль протекания производственных процессов, осуществляемых с применением машинной техники;
• — обобщаемая информация должна способствовать непрерывному улучшению системы управления посредством установления политики и целей в области формирования издержек производства сельскохозяйственной продукции и показателей эксплуатации машин и оборудования на основе качества сводной информации, использования результатов ее систематизации, контроля и анализа данных, принятия необходимых управленческих решений на различных уровнях. В ходе рассмотрения должен осуществляться постоянный мониторинг (соответствующая оценка): исчерпывающих характеристик производственных процессов и их соответствия установленной технологии; необходимости и возможности в изменениях системы управления объектами машинно-тракторного парка, в том числе политики и целей в области качества выполнения механизированных работ; состояния предупредительных и корректирующих мер по соблюдению технологии производственных процессов и формированию эксплуатационных издержек парка машин; результатов последующих мер, принятых после прежних рассмотрений руководством; обратной связи с исполнителями и руководителями соответствующих подразделений машинно-тракторного парка, изменений, могущих повлиять на совершенствование системы управления производством.

Исходя из вышеуказанного подхода систематизация данных о затратах на содержание машинно-тракторного парка должна быть в следующих разрезах:

• а) по установленным объектам учета затрат основного производства — для отнесения расходов по эксплуатации техники на издержки производства определенных видов продукции с целью достоверности и объективности исчисления ее себестоимости;
• б) по отдельным машинам, их маркам, типам однородных по назначению машин, а также по всему парку машин и оборудования в целом — для определения технико-экономических показателей использования сельскохозяйственной техники;
• в) по отдельным исполнителям-механизаторам (трактористам-машинистам, комбайнерам и др.) — для подведения итогов их работы на машинно-тракторных агрегатах, определения основной и дополнительной оплаты труда, а также премиальных выплат.

Сменную выработку трактора в эталонных условиях подсчитываю ткак произведение коэффициента перевода физических тракторов в эталонные За условный эталонный трактор принят трактор с эффективной мощностью 55 кВт и мощностью на крюке 35 кВт, имеющий наработку, равную 1 усл. эт. га за час сменного времени. Значения коэффициентов перевода и сменная эталонная выработка тракторов основных марок приведены в приложении N 1.

Например, трактор Т-150 К вспахал за 7 час. смены — 12 га. Норма выработки предусмотрена (установлена) в 10 га. В этом случае количество сменных норм составит — 1,2 (12: 10).

Эталонная выработка данной марки трактора равна при 7-часовой смене — 11,6 га (1,65×7).

Фактическая выработка за смену в переводе на усл. эт. га составит — 13,9 га (1,2×11,6).

По тракторным работам из-за вредных условий труда нормы выработки могут устанавливаться в расчете на 6-часовой рабочий день. В этом случае сменную эталонную выработку находят путем умножения коэффициента перевода трактора в условный на 6-час. Для трактора данной марки (Т-150 К) она будет равна — 9,9 га (1,65×6).

При перенесении итогов из первичных документов в данный раздел накопительной ведомости необходимо лишь подсчитать количество выполненных сменных норм и умножить на эталонную выработку той или иной марки трактора. К примеру, по учетному листу тракториста-машиниста на тракторе Т-150 К за 5 дней общее количество выполненных нормо-сменсоставило — 5,33. Тогда объем выполненных работ за этот период будет равен — 61,8 усл. эт. га (5,33×11,6).

По эксплуатации тракторов, занятых на транспортных работах, такие прямые затраты, как оплата труда трактористов-машинистов, а также количество и стоимость израсходованных нефтепродуктов выделяются и накапливаются в качестве самостоятельных показателей этого направления использования машин. Остальные суммы нераспределенных затрат для последующего формирования фактических издержек транспортных перевозок здесь не группируют. Их обобщение и распределение производят в регистрах аналитического учета по машинно-тракторному парку.

Для работы транспортных средств важными технико-экономическими показателями, определяющими производительность тракторных транспортных работ, являются: грузоподъемность тракторных тележек и прицепов (т), расстояние перевозок (км), общий пробег и в том числе с грузом (км), количество перевезенного груза (т), время работы техники (машино-часы), объем грузоперевозок (тонно-км перевезенных грузов). Для накапливания и группировки этой информации в данном разделе накопительной ведомости предусмотрены отдельные графы, которые при систематизации сведений первого раздела не заполняются и остаются свободными.

Основным обобщающим показателем выполнения тракторных транспортных работ является тонно-километр, с помощью которого определяются как плановый, так и фактический объем транспортных перевозок (внутрихозяйственных и внешних) и тем самым обеспечивается сопоставимость плановых и учетных данных.

Наряду с применением этого традиционного показателя объем выполненных транспортных работ может выражаться посредством почасового использования машинного времени в машино-часах, что в большей мере соответствует принципам окупаемости затрат в условиях рыночных отношений.

В то же время при использовании традиционного подхода в целях определения в конце года фактической себестоимости 1 усл. эт. га транспортных и всех иных выполненных работ машинно-тракторного парка в целом может быть осуществлен перевод транспортных работ в усл. эт. га с учетом отработанных нормосмен.

При использовании тракторов на транспортных работах, по которым отсутствуют технически обоснованные нормы выработки, число выполненных сменных норм определяют путем деления фактически отработанных часов на сменное время.

Первичная документация по учету потребления материальных ресурсов и затрат по ремонту и техническому обслуживанию машинно-тракторного парка Кроме учетной информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, важное значение имеет своевременный и точный учет производственного потребления соответствующих предметов труда и прежде всего горюче-смазочных материалов.

Вместе с тем нередко в Учетных листах тракториста-машиниста количество фактически израсходованного дизтоплива по отдельным работам показывается приблизительно, без замера остатков топлива в баках машин. Имеются также большие погрешности и неточности в отражении общего количества израсходованного горючего за месяц, поскольку оно приравнивается к количеству выданного трактористам-машинистам топлива на основании лимитно-заборных ведомостей без учета остатков на начало и конец месяца.

Регулярный и точный учет расхода топлива возможен при условии ежедневного измерения и регистрации остатков горючего в машинах по окончании работы.

В Учетных листах необходимо ежедневно записывать фактический расход горючего по каждой выполненной работе. Данный показатель складывается из остатка топлива на начало работы и количества залитого в баки горючего и вычитания остатков топлива на конец работы. Остаток горючего устанавливается путем замера. Обычно такой порядок учета затруднен из-за того, что измерение и регистрация остатков топлива на тракторах выполняется в большинстве случаев вручную. Вместе с тем учет расхода горючего можно значительно облегчить при установлении на машинах специальных счетчиков (топливомеров). Количество залитого топлива определяется в момент заправки трактора или самоходной машины, одновременно с этим оно регистрируется в Лимитно-заборной ведомостина получение материальных ценностей. Один экземпляр лимитно-заборной ведомости (в пределах действующего отчетного месяца и, как правило, не свыше 15 дней) находится у тракториста-машиниста, а другой — у зав. складом или заказчика нефтепродуктов. Тракторист-машинист при получении горючего, а зав. складом (кладовщик) при выдаче топлива обмениваются своими подписями в лимитно-заборных ведомостях. Кроме того, в учетных листах содержатся данные о движении горючего за весь период использования этих листов. По этой информации определяется общий фактический расход горючего и его количество сверяется с итогом ежедневных записей.

Для ежедневного учета рассмотренных показателей необходимо определить круг лиц, ответственных за формирование в учетном листе необходимых исходных данных.

В условиях формирования центров ответственности в структурных подразделениях машинно-тракторного парка вполне возможен и другой порядок, при котором реквизиты в учетных листах заполняют сами трактористы. Они отражают объем выполненных работ, количество фактически израсходованного горючего и другие сведения. В этом случае руководители производства отмечают лишь качество выполненных работ и расписываются в их приеме.

В настоящее время в ремонтно-механических мастерских сельскохозяйственных организаций в связи с резким удорожанием услуг по ремонту техники агросервисными предприятиями осуществляются сложные капитальные и текущие ремонты тракторов, комбайнов, навесных и прицепных орудий, инвентаря. Технические уходы за тракторами и машинами, а в ряде случаев и несложный текущий ремонт выполняют, как правило, сами механизаторы. Для документального оформления отпуска запчастей и других материалов применяется типовая форма Лимитно-заборной ведомости которая предназначена для многократного отпуска соответствующих материальных ценностей со склада.

По данному документу целесообразно отпускать материалы на проведение капитального, текущего ремонта и техобслуживания тракторов и машин. Для того чтобы определить лимит отпуска запасных частей и ремонтных материалов, необходимо прежде всего произвести осмотр трактора или комбайна, установить количество подлежащих замене деталей, узлов и расход материалов. Таким образом устанавливается сумма лимита. Эти операции должны оформляться Ведомостью дефектов на ремонт машины Для отражения израсходованных материалов по каждому трактору и машине в Лимитно-заборную ведомость могут быть введены реквизиты, по которым записывается марка трактора или машины, ее хозяйственный номер и т. д.

Лимитно-заборная ведомость должна выписываться в двух экземплярах. Один из них находится у заведующего мастерской или тракториста-машиниста (в случае выполнения техухода и несложного ремонта самим механизатором), другой передается заведующему складом запасных частей. При получении ценностей со склада отпущенное их количество заносят в оба экземпляра ведомости. В экземпляре кладовщика за получение ценностей расписывается заведующий мастерской или тракторист, а в экземпляре документа, находящегося у заведующего мастерской, роспись ставят заведующий складом и лицо, выполняющее ремонтные работы.

Этот документ является основанием для отнесения на затраты ремонтной мастерской указанных в заборной ведомости ценностей или непосредственно по принадлежности (прямым путем на ту или иную машину, если действия по ремонту, обслуживанию машинно-тракторных агрегатов выполняет сам механизатор вне ремонтной мастерской).

Восстановление планово-предупредительной системы технического обслуживания и ремонта, которая предусматривает все виды технических уходов и проведение их в строгом соответствии с установленной периодичностью, а ремонт — в зависимости от технического состояния машин, требует надлежащего учета и контроля за своевременной постановкой машин для выполнения периодических технических уходов, составляющих основу всей системы технического обслуживания, что особенно важно для вновь приобретенной техники за счет собственных средств, а также новых машин, полученных по лизингу.

Сроки проведения технических уходов устанавливаются в зависимости от различных критериев: от отработанных моточасов, объема выполненных работ или количества израсходованного топлива.

Контроль за своевременностью проведения технических уходов можно осуществить по количеству израсходованного горючего. Однако для этого необходима такая организация учета расходования нефтепродуктов, которая бы позволяла прекращать выдачу топлива для тракторов и машин при наступлении очередных сроков постановки машин на технические уходы.

Для этих целей можно применять различные варианты.

В качестве одного из простых, но достаточно действенных способов учета является порядок, при котором сроки проведения технических уходов выявляют с помощью модифицированных лимитно-заборных ведомостей. При выписке этих документов в качестве лимита следует указывать норму расхода топлива до остановки трактора или самоходной машины на очередной технический уход (например, для трактора Т-74 после текущего ремонта лимит расхода дизельного топлива до технического ухода N 1 составляет 650 кг). При израсходовании лимита дизельного топлива зав. складом или заправщик прекращает отпуск нефтепродуктов. Выдача их возобновляется только после проведения технического ухода и выписки новой лимитно-заборной ведомости. В конце месяца все лимитно-заборные ведомости вне зависимости от использования лимита сдаются в бухгалтерию. Здесь остатки лимитов переносятся в новые документы (лимитно-заборные ведомости), выписываемые в начале следующего месяца. Такой способ учета нефтепродуктов способствует более своевременному проведению технических уходов тракторов и машин и не требует составления какой-либо дополнительной документации.

В крупных организациях с хорошо налаженной работой диспетчерской службы успешно может быть использован оперативно-технический прием учета, реализуемый с помощью специальной лимитно-учетной книжки расхода нефтепродуктов и проведения технических уходов. Ее основное назначение — обеспечение индивидуального учета расхода горюче-смазочных материалов и оформление проведения технического регламента каждого трактора, машины, постановку их на очередное проведение технического обслуживания и ремонта в соответствии с установленной системой их чередования.

Учет работ по техническому обслуживанию машинно-тракторного парка целесообразно возложить на диспетчерскую службу организации. Оперативное управление техническим обслуживанием в данном случае складывается из контрольно-учетной и оперативно-распорядительной работы диспетчерской службы.

Книжка заводится на каждый новый и капитально отремонтированный трактор (самоходную машину) и состоит из сброшюрованных лимитно-заборных ведомостей на получение нефтепродуктов.

По ежедневным сведениям заведующего нефтескладом составляется справка о заправке тракторов, и диспетчер записывает в лимитной книжке нарастающим итогом количество нефтепродуктов до установленного лимита. Когда лимит будет полностью выбран, диспетчер отрезает (отрывает) лимитно-заборную ведомость и передает ее мастеру-наладчику для технического обслуживания, которое после его проведения оформляется справкой, помещенной на оборотной стороне ведомости. Заполненная ведомость-справка возвращается диспетчеру, после чего взамен ее он заводит очередную ведомость. Данные использованных ведомостей-справок заносятся в их корешки, и все ведомости вместе с накопительной сдаются в бухгалтерию для отчета о списании горюче-смазочных материалов и начисления оплаты труда за выполненное техническое обслуживание.

При отсутствии в организации диспетчерской службы лимитно-заборная книжка выдается учетчиком бригады (отряда) заведующему нефтескладом или непосредственно заправщику, который, в свою очередь, после выдачи определенного количества основного горючего, передает ее мастеру-наладчику для проведения указанного в ней технического обслуживания. Проведенное соответствующее техническое обслуживание (ТО-1, ТО-2, ТО-3) также оформляется справкой, после чего ведомость-справка возвращается учетчику взамен очередной. Справка о выполненном ремонте и произведенных по нему затратам заполняется в мастерской, выполнявшей ремонт, и передается в бухгалтерию с последующим использованием внесенных в нее данных для начисления премиальных выплат механизаторам за экономию средств.

В зависимости от условий работы тракторов и периодов полевых механизированных работ допускается отклонение от установленных сроков проведения всех технических обслуживаний в пределах +/- 10%.

Затраты на техническое обслуживание, по оплате труда, на запасные части и ремонтные материалы учитываются согласно справкам о проведении технических обслуживании и ремонтов, и заносятся в специальный разработанный для этих целей накопительный журнал учета затрат на техобслуживание, ремонт и простоев трактора по техническим причинам.

Введение

лимитно-учетной книжки и накопительного журнала учета затрат на техническое обслуживание и ремонт могут обеспечить оперативный и ежемесячный контроль за постановкой тракторов на ремонт и техническое обслуживание, что в свою очередь является важнейшим условием полного использования мощности машин, увеличения срока службы и снижения затрат на их эксплуатацию.