Предпроектный анализ объекта автоматизации

Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

УФК по Астраханской области осуществляет функции государственного заказчика, то есть заказчика федерального уровня, поэтому оно обязано руководствоваться всеми законодательными и нормативными актами Российской Федерации при осуществлении закупок товаров, работ и услуг.

В соответствии с частью 5.3 статьи 112 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 14, ст. 1652; N 27, ст. 3480; N 52, ст. 6961) и Федеральным законом от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 30, ст. 4571; N 50, ст. 7343; 2012, N 53, ст. 7649; 2013, N 23, ст. 2873; N 27, ст. 3452; N 52, ст. 6961; 2014, N 11, ст. 1091 утвердили порядок регистрации заказчиков и иных лиц, на которых распространяется действие Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», за исключением поставщиков (подрядчиков, исполнителей), на официальном сайте Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (www.zakupki.gov.ru) (далее — Порядок).

Управление федерального казначейства наделены полномочиями осуществлять передачу в полном объеме или части полномочий государственного заказчика ОФК, находящимся в непосредственном их подчинении, с учетом наличия в таких ОФК технического и кадрового обеспечения, необходимого для реализации полномочий государственного заказчика.

Так, в Казначействе России в настоящее время выделяют 4 администраторов закупок — управлений, которые планируют потребности Казначейства России в той или иной продукции, определяют технические требования к ней, а также отвечают за исполнение государственных контрактов со стороны Федерального казначейства. Для осуществления этих функций администраторам закупок ежегодно выделяются определенные средства федерального бюджета. Перечень закупок для нужд Федерального казначейства на плановый период, а также объемы выделяемых средств в разрезе статей экономической классификации расходов бюджета и администраторов закупок ежегодно утверждается Комиссией по планированию закупок товаров, работ и услуг для нужд Федерального казначейства, созданной в Федеральном казначействе. Полномочия данной Комиссии включают рассмотрение ежегодных потребностей Федерального казначейства в товарах, работах и услугах, оформленных Финансовым управлением в форме проекта Плана закупок на очередной финансовый год и плановый период двух последующих лет, а также изменений и дополнений к нему, и представление согласованного Плана закупок на утверждение руководителю Федерального казначейства. Кроме того, Комиссия осуществляет представление руководителю Федерального казначейства отчета о результатах исполнения Плана закупок за прошедший финансовый год.

Функциями администраторов закупок, закрепленными приказом Федерального казначейства, являются:

• -проведение анализа конъюнктуры рынка, определение эффективного варианта осуществления закупки товаров, работ и услуг для нужд Казначейства России, подготовка и представление на его основе в Комиссию по планированию закупок товаров, работ и услуг для нужд Федерального казначейства обоснованных предложений по формированию предельной цены закупки и, в случае необходимости, ее уточнению непосредственно перед началом размещения заказа;
• -подготовка и согласование проектов соответствующих государственных контрактов;
• -обеспечение исполнения государственных контрактов в части соблюдения сроков поставки товаров, работ и услуг, контроля соблюдения установленных процедур приемки товаров, работ и услуг по количественным и качественным параметрам, а также логистических процедур (доставка, погрузка, выгрузка, страхование (при необходимости), складирование и хранение товаров) и процедур обеспечения безопасности перемещения товаров, предусмотренных контрактом, в том числе, обеспечение проверки представляемых поставщиком актов выполненных работ и услуг на соответствие сроков начала и завершения работ в соответствии с государственными контрактами и правильности наименований территориальных органов Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации;
• -обеспечение, в случае необходимости, в установленном порядке работ по получению Федеральным казначейством страхового возмещения при наступлении страхового случая (в денежном или натуральном выражении);
• -обеспечение, в случае необходимости, в установленном порядке (направление поставщику претензии) работ по своевременному и полному взиманию (удержанию) штрафов, пеней, неустоек в случае нарушения условий контрактов со стороны поставщиков товаров, работ и услуг для нужд Федерального казначейства;
• -обеспечение в установленном порядке проверки и визирования актов выполненных работ и услуг уполномоченными лицами Федерального казначейства.

Таким образом, администраторы закупок осуществляют не только подготовку исходных данных к размещению заказа, но и мониторинг исполнения государственных контрактов и договоров, а также защиту интересов ведомства при их исполнении.

Непосредственно сроки размещения заказов для нужд УФК по Астраханской области определяются Планом-графиком размещения заказов, который формируется ежегодно с ежеквартальным уточнением. Этот документ ежеквартально обновляется на официальном сайте Федерального казначейства, обеспечивая прозрачность деятельности Федерального казначейства в процессе государственных закупок, а также является основным для специального органа в структуре центрального аппарата Федерального казначейства, который занимается непосредственно подготовкой и реализацией всех процедур размещения заказов, — Отдел обеспечения работ по размещению заказов.

Отдел обеспечения работ по размещению заказов получает от администраторов закупок технические требования к закупаемой продукции, сведения о предпочтительном способе закупки, а также формулировки существенных условий государственного контракта, проверяет их соответствие действующему законодательству и осуществляет подготовку документации по размещению заказа. Согласование документации, помимо администратора закупки осуществляют также Финансовое и Юридическое управления центрального аппарата, что позволяет снизить риски нарушения законодательства Российской Федерации, включая вопросы, не связанных непосредственно с размещением заказов. Кроме того, для снижения указанных выше рисков специальным образом осуществляется формирование комиссии по размещению заказов, в которую входит не менее 5 работников, в том числе 4 и более работников администратора закупки, в чьей сфере ответственности находится конкретная закупка, и, как минимум, 1 работник Отдела обеспечения работ по размещению заказов, отвечающий за соблюдение комиссией требований законодательства по размещению заказов.

Далее Отделом обеспечения работ по размещению заказов осуществляются процедуры, о которых говорилось ранее, вплоть до заключения государственного контракта и направления о нем сведений в реестр государственных контрактов.

В целях повышения прозрачности закупок УФК по Астраханской области сведения о каждой закупке, помимо средств массовой информации, определенных законодательством Российской Федерации по размещению заказов, в обязательном порядке публикуется на официальном сайте Федерального казначейства в сети Интернет.

Таким образом, процесс осуществления закупки продукции в Федеральном казначействе можно условно разделить на три основных части:

• -подготовка требований к поставляемым товарам, выполняемым работам и оказываемым услугам, а также определение требований к потенциальным поставщикам;
• -подготовка и проведение процедур размещения заказа, включая заключение государственного контракта;
• -исполнение государственного контракта.

При подготовке закупки Казначейство России, в первую очередь, определяется со следующими вопросами:

• -форма размещения заказа;
• -компоновка способов размещения заказа (например, 1 аукцион на 2 млн. рублей или 4 запроса котировок на 500 тыс. рублей каждый);
• -разбивка размещения заказа на лоты, содержащие только функционально или технологически связанные между собой позиции;
• -установление требований к продукции;
• -установление условий государственного контракта.

Части документации о торгах также строго разделяются на:

• -общие положения;
• -инструкции участникам торгов;
• -форма заявки на участие в торгах;
• -технические требования к закупаемой продукции;
• -условия контракта.

В общих положениях всех документаций о торгах, выпускаемых Федеральным казначейством, содержится краткая информация из положений законодательства Российской Федерации, относящихся к конкретному способу торгов. Такой раздел позволяет повысить эффективность информирования участников рынка об основных правилах проведения торгов, одновременно минимизируя соответствующие временные и трудовые затраты сотрудников Федерального казначейства. При этом, подробные инструкции по проведению конкретных торгов, такие как начальная цена контракта, сроки подачи заявок на участие в торгах, критерии оценки и сопоставления заявок, сведения о выбранных Федеральным казначейством способах защиты своих интересов при проведении закупки и прочие подобные нюансы, описываются отдельно, в соответствующем разделе документации о торгах.

Осуществляя закупки той или иной продукции, Федеральное казначейство, в соответствии с действующими в организации стандартами, всегда дает ее четкое описание в документации по размещению заказа. С одной стороны, указание на минимально требуемые качественные и количественные характеристики закупаемой продукции более четко ориентирует потенциальных поставщиков. С другой стороны, для Федерального казначейства это служит важным инструментом, позволяющим определить потребности в закупаемой продукции, рассчитать и установить начальную цену, а также создать базу для приведения предложений поставщиков к сопоставимому виду для их последующего сравнения.

При этом, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, для установления равных конкурентных условий всем участникам рынка, в документации не устанавливаются обязательные требования к производственным мощностям, трудовым и финансовым ресурсам потенциального поставщика. Однако, учитывая, что Федеральное казначейство должно получить качественный результат посредством осуществления каждой закупки, в документации о торгах может быть установлен дополнительный критерий для оценки заявок на участие в торгах: квалификация участника и (или) качество работ (услуг). В целях соблюдения принципа экономичности при размещении заказов, законодательством разрешено установить вес этого критерия не более 45% для сложных работ (услуг), таких как НИОКР, и не более 20% для более простых случаев.

Для удобства пользования документацией о торгах и повышения прозрачности закупки все описания поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг, важнейшие указания потенциальному исполнителю контракта выделяются в Федеральном казначействе в отдельную часть документации о торгах — Технические требования. Учитывая особенности содержания данной части документации о торгах, к ее написанию привлекаются специалисты администраторов закупок, имеющие узкоспециальные знания и навыки в предметной области закупок. Такой порядок работы обусловлен тем, что необходимо грамотно описать предмет закупки и сформулировать потребности и ожидания Казначейства России. При подготовке требований к закупаемой продукции, как правило, используется метод описания функциональных характеристик товаров, результатов работ (услуг). Этот метод, с точки зрения специалистов по закупкам, может дать наибольший разброс по ценам и техническим решениям. Однако, он, по нашему мнению, является наиболее корректным с точки зрения антимонопольного права и защиты конкуренции.

В случаях, когда необходимо обеспечить совместимость и наиболее мягкое и бесконфликтное включение вновь приобретенной продукции в состав ранее закупленных комплексов, а также — уже функционирующих систем, включая обученный персонал, привычное оборудование, расходные материалы может быть использовано описание эксплуатационных характеристик товара.

Соответствие поставляемой продукции требованиям документации о торгах проверяется в Казначействе России дважды:

• -первый раз при рассмотрении заявок на участие в торгах (до начала собственно процедуры сопоставления заявок);
• -второй раз при поставке товаров, завершении выполнения работ, в ходе оказания услуг.

В первом случае, при выявлении несоответствия заявка участника размещения заказа отклоняется еще до заключения государственного контракта, во втором случае — к исполнителю по государственному контракту применяются санкции, защищающие интересы Казначейства России, как государственного заказчика.

В частности, государственным контрактами, заключаемыми Федеральным казначейством, как правило, предусматривается следующая ответственность исполнителя:

• -неустойка за просрочку исполнения обязательств по контракту;
• -удержание денежных средств исполнителя, предоставленных заказчику в форме обеспечения исполнения контракта.

Таким образом, в случае недобросовестного подхода поставщика к исполнению контракта, Казначейство России может минимизировать свои риски.

Что касается перспектив развития системы закупок для нужд Федерального казначейства и его территориальных органов, то в ближайшем будущем предполагается завершить формирование ведомственной нормативно-правовой базы по вопросам размещения заказов в центральном аппарате Федерального казначейства. Кроме того, учитывая проведенное Казначейством России обобщение практики размещения заказов в территориальных органах Федерального казначейства, принято решение о создании типового технологического регламента процедур децентрализованного размещения заказов для нужд территориальных органов Федерального казначейства, типовых документаций по размещению заказов, типовых протоколов, описание типовых «маршрутов» и сроков документооборота в процессе размещения заказа. Реализация в Федеральном казначействе данных мероприятий обусловлена необходимостью эффективной организации работ по децентрализованному размещению заказов, обеспечения условий для экономного и результативного расходования средств федерального бюджета, а также создаст условия для снижения рисков нарушения действующего законодательства Российской Федерации в сфере размещения заказов в территориальных органах Федерального казначейства и уменьшит нагрузку на работников, осуществляющих размещение заказов в территориальных органах Федерального казначейства.

Учитывая, что процедуры подготовки и размещения заказов в Российской Федерации и в Федеральном казначействе находятся в состоянии постоянного совершенствования, Казначейство России создает все возможные условия для повышения квалификации сотрудников, причем не только непосредственно занимающихся размещением заказов, но и сотрудников смежных подразделений — администраторов закупок, финансовых специалистов, юристов. Это позволяет повысить эффективность подготовки процедур закупок, а также — снизить риск нарушения законодательства в сфере размещения заказов, как при подготовке закупки, так и в ходе работы комиссий по размещению заказов, так и на этапе исполнения контрактов. Как правило, для повышения квалификации сотрудники направляются в соответствующие специализированные учебные заведения (в том числе — в Институте госзакупок РАГС), проходят стажировки, в том числе в международных институтах.

Организационная структура управления предприятием Федеральное казначейство (Казначейство России) является федеральным органом исполнительной власти (федеральной службой), осуществляющим в соответствии с законодательством Российской Федерации правоприменительные функции по обеспечению исполнения федерального бюджета, кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, предварительному и текущему контролю за ведением операций со средствами федерального бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями средств федерального бюджета.

Федеральное казначейство находится в ведении Министерства финансов Российской Федерации.

Федеральное казначейство в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, а также настоящим Положением.

Федеральное казначейство осуществляет свою деятельность непосредственно и через свои территориальные органы во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, Центральным банком Российской Федерации, общественными объединениями и иными организациями.

Федеральное казначейство осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности:

• · доводит до главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета показатели сводной бюджетной росписи, лимиты бюджетных обязательств и объемы финансирования;
• · ведет учет операций по кассовому исполнению федерального бюджета;
• · открывает в Центральном банке Российской Федерации и кредитных организациях счета по учету средств федерального бюджета и иных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации, устанавливает режимы счетов федерального бюджета;
• · открывает и ведет лицевые счета главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета;
• · ведет сводный реестр главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета;
• · ведет учет показателей сводной бюджетной росписи федерального бюджета, лимитов бюджетных обязательств и их изменений;
• · составляет и представляет в Министерство финансов Российской Федерации оперативную информацию и отчетность об исполнении федерального бюджета, отчетность об исполнении консолидированного бюджета Российской Федерации;
• · осуществляет распределение доходов от уплаты федеральных налогов и сборов между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• · осуществляет прогнозирование и кассовое планирование средств федерального бюджета;
• · осуществляет управление операциями на едином счете федерального бюджета;
• · осуществляет в установленном порядке кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации;
• · обеспечивает проведение кассовых выплат из бюджетов бюджетной системы Российской Федерации от имени и по поручению соответствующих органов, осуществляющих сбор доходов бюджетов, или получателей средств указанных бюджетов, лицевые счета которых в установленном порядке открыты в Федеральном казначействе;
• · обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну;
• · осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности, если такие функции предусмотрены федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации.

Федеральное казначейство с целью реализации полномочий в установленной сфере деятельности имеет право:

• -запрашивать и получать в установленном порядке сведения, необходимые для принятия решений по вопросам установленной сферы деятельности;
• -давать юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к установленной сфере деятельности;
• -организовывать проведение необходимых экспертиз, анализов и оценок, а также научных исследований в установленной сфере деятельности;
• -привлекать в установленном порядке для проработки вопросов, отнесенных к установленной сфере деятельности, научные и иные организации, а также ученых и специалистов;
• -осуществлять контроль за деятельностью территориальных органов Федерального казначейства;
• -создавать, реорганизовывать и ликвидировать территориальные органы Федерального казначейства по согласованию с Министром финансов Российской Федерации;
• -применять предусмотренные законодательством Российской Федерации меры ограничительного, предупредительного и профилактического характера, направленные на недопущение и (или) пресечение нарушений юридическими лицами и гражданами обязательных требований в установленной сфере деятельности, а также меры по ликвидации последствий указанных нарушений;
• -создавать совещательные и экспертные органы (советы, комиссии, группы, коллегии) в установленной сфере деятельности.

Федеральное казначейство не вправе осуществлять в установленной сфере деятельности нормативно-правовое регулирование, кроме случаев, устанавливаемых федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации, а также функции по управлению государственным имуществом и оказанию платных услуг.

Федеральное казначейство возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Правительством Российской Федерации по представлению Министра финансов Российской Федерации.

Руководитель Федерального казначейства несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Федеральное казначейство полномочий.

Руководитель Федерального казначейства имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Министром финансов Российской Федерации по представлению руководителя Федерального казначейства.

Количество заместителей руководителя Федерального казначейства устанавливается Правительством Российской Федерации.

Финансирование расходов на содержание центрального аппарата и территориальных органов Федерального казначейства осуществляется за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете.

Федеральное казначейство является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати, штампы и бланки установленного образца, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Органы федерального казначейства представляют собой единую централизованную систему, созданную по территориальному принципу и входящую в состав министерства финансов РФ. Структура территориальных органов казначейства является трехуровневой:

• 1 уровень — Главное управление Федерального казначейства (ГУФК), возглавляется начальником в ранге заместителя Министра финансов. Осуществляет сводный учет доходов и расходов федерального бюджета и управляет движением средств на счетах казначейства. Информирует высшие исполнительные и законодательные органы власти о результатах исполнения федерального бюджета по доходам и расходам. Руководит работой нижестоящих органов казначейства, получает от них оперативную информацию и отчетные данные о доходах и средствах федерального бюджета и обеспечивает исполнение ими бюджета в соответствии с действующим законодательством.
• 2 уровень — Управление федерального казначейства (УФК) по республикам в составе РФ, краям, областям, автономным образованиям, городам Москве и Санкт-Петербургу возглавляется начальником, назначаемым на должность и освобождаемым начальником ГУФК. Обеспечивает через нижестоящие органы казначейства исполнение всех решений о формировании доходной части и расходовании средств федерального бюджета, на территории Российской Федерации по состоянию на 1999 год было создано 88 управлений федерального казначейства (с учетом отсутствующего органа казначейства в республике Татарстан).
• 3 уровень — Отделения федерального казначейства по городам, районам и районам в городах (кроме городов районного подчинения) (ОФК) возглавляются начальниками, назначаемыми и освобождаемыми от должности начальником УФК. Осуществляют формирование доходной части федерального бюджета на территории и обеспечивают целевое финансирование расходов по бюджетополучателям. Обеспечивают учет операций по движению средств на счетах казначейства и представляют вышестоящим органам казначейства информацию об исполнении доходов и расходов бюджета по территории.

Отдел информационных систем является структурным подразделением Управления федерального казначейства по Астраханской области. Отдел информационных технологий непосредственно подчиняется заместителю руководителя Управления Федерального казначейства по Астраханской области в соответствии с распределением обязанностей между заместителями руководителя. В своей работе отдел информационных технологий руководствуется Конституцией и законами Российской Федерации; Указами Президента; Постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации; приказами, указаниями и инструкциями Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства; нормативными и инструктивными документами Управления информационных систем Федерального казначейства и распоряжениями руководителя Управления, а также настоящим положением.

Задачами отдела являются:

· развитие и совершенствование прикладных информационных систем и информационно-технической инфраструктуры органов Федерального казначейства,.

• · обеспечение штатного функционирования прикладных информационных систем и информационно-технической инфраструктуры УФК и отделений УФК,
• · организация и контроль исполнения проектов в области информационных технологий, а также обеспечение предоставления заданного набора и качества информационных сервисов функциональным подразделениям УФК и отделений УФК.

Отдел информационных технологий в процессе работы взаимодействует:

• · Со структурными подразделениями ФК и Информационно-техническим отделом Министерства Финансов, сторонними организациями по вопросам организации функционирования и развития АИС Управления при санкционировании подобного взаимодействия руководителем управления или его заместителями.
• · Со структурными подразделениями Управления по вопросам эксплуатации и функционирования ПП, технических средств, приема, передачи и обработки данных, развития АИС;
• · С территориальными отделениями Управления по вопросам функционирования и развития автоматизированной информационной системы Управления и отделений, запрашивает и получает в установленном порядке от территориальных отделений Управления необходимую для выполнения своих задач и обязанностей информацию, требует от них неукоснительного соблюдения порядка эксплуатации программно-технических комплексов АИС; своевременного и качественного представления официально запрошенной информации и отчетности по вопросам функционирования АИС.

Отделом информационных технологий руководит начальник отдела Чурсина Т. А., имеющий двух заместителей, которые, в зависимости от функциональной направленности работы отдела, возглавляют группы:

• · доходов;
• · расходов;
• · администрирования (ЛВС, СЭД);
• · телекоммуникаций.

Анализ предметной области организации закупки оборудования и получения отчетов по данному процессу проводим с помощью CASE-средства BPwin с использованием двух методов IDF0 и DFD. Выбор данных методов обусловлен следующими факторами:

IDF0 — необходимостью определения входных и выходных данных;

DFD — используется для описания закупки. Является дополнением к модели IDEF0 для более наглядного отображения операций с документами.

На контекстной диаграмме IDEF-0 отображена система управления процессом.

Report for Diagram: A-0, ИС по учету закупки оргтехники и пк для информационного отдела казначейства.

• * Activity Name: ИС по учету закупки оргтехники и пк для информационного отдела казначейства
• * Link Name: Данные о закупке
• * Link Name: Данные о поставщике оргтехники
• * Link Name: Данные о поставщике ПК
• * Link Name: Менеджер
• * Link Name: Отчет
• * Link Name: Двусторонний договор
• * Link Name: Запрос на закупку оргтехники
• * Link Name: Запрос на закупку ПК

На диаграмме DFD отображен процесс приобретения оборудования.

• * Report for Diagram: A0, Закупка оборудования
• * Activity Name: Подбор оборудования
• * Activity Name: Оформление заявки на покупку
• * Activity Name: Покупка
• * Activity Name: Поставка
• * Link Name: Приказ
• * Link Name: ПК и Оргтехника
• * Link Name: Двусторонний договор
• * Link Name: Оборудование
• * Link Name: Отчеты