Проверка наличия и состояния дел

Одним из средств контроля за обеспечением сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Она проводится для установления соответствия фактического наличия дел их количеству, числящемуся по описям, и их физического состояния.

Проверки наличия и состояния дел проводятся:

• 1) в плановом порядке;
• 2) в случае чрезвычайных ситуаций.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой любого архива. В ходе этой работы устанавливают фактическое наличие дел, включенных в описи, и выявляют дела, которые необходимо отреставрировать или провести консервационно-профилактическую обработку.

Проверку наличия дел постоянного хранения проводят 1 раз в 5 лет, дел по личному составу и дел временного хранения (свыше 10 лет) — не реже, чем 1 раз в 10 лет.

Следует иметь в виду, что при интенсивном использовании документов проверку наличия документов (полных или частичных), выданных для использования, целесообразно проводить ежегодно или по мере необходимости.

Необходимость в проверке наличия документов:

• — после перемещения дел в другие здания и помещения;
• — после чрезвычайных происшествий, связанных с проникновением в хранилище посторонних лиц;
• — при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;
• — при реорганизации или ликвидации организации.

Перед началом данной работы изучаются документы предыдущих проверок. При этом обращается внимание на правильность нумерации дел в описях и соответствие нумерации итоговым записям и сведениям в листе фонда.

Проверка наличия дел проводится путем сверки описательных статей с описями и элементами описания на обложках дел.

При проверке наличия дел сверяется:

• — номер дела;
• — название фондообразователя и его структурного подразделения;
• — делопроизводственный индекс дела;
• — заголовок дела;
• — даты дела;
• — количество листов в деле.

Путем визуального просмотра определяется физическое состояние дел — наличие плесени, механических повреждений и т. п.

Делать какие-либо пометки в ходе проверки в учетных документах (в т.ч. описях) запрещается. Все обнаруженные недостатки вносятся в лист проверки и затем в акт проверки. Дела, выданные в структурные подразделения организации, проверяют по книге выдачи дел из архива.

При проверке наличия дел архива:

• — соблюдается порядок расположения дел на стеллажах, в коробках и папках;
• — возвращаются дела, обнаруженные во время проверки не на своих местах, в соответствующие коробки, папки;
• — составляется на каждое необнаруженное дело карточка, которая затем составит картотеку необнаруженных дел;
• — изымаются не учтенные по описям дела, которые после проведения проверки могут быть внесены в опись под литерными номерами;
• — изымаются и изолируются дела, поврежденные биологическими вредителями.

Проверка наличия и состояния дел проводится заведующим архивом. Лист проверки после ее окончания включают в дело фонда. Если в ходе проверки не обнаружено никаких недостатков, лист проверки в дело фонда не включают.

В том случае, если в ходе проверки обнаружено несоответствие особенностей в нумерации описи, итоговой записи к описи, итоговая запись пересоставляется. При этом в листе проверки делаются соответствующие отметки, которые затем вносят в акт проверки.

На основании листов проверки составляется акт проверки по каждому фонду отдельно. Акты подписывают сотрудники, проводившие проверку. Акт проверки наличия и состояния дел после утверждения руководителем организации включают в состав дела фонда.

Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение года.

Документы, подтверждающие отсутствие дел:

• — акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
• — акты о выделении документов и дел к уничтожению;
• — акты о неисправимых повреждениях дел;
• — акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации.

Акты о недостаче дел или их неисправимом повреждении утверждает руководитель организации.

После внесения изменений в учетные документы (описи, листы фондов и пр.) проверка наличия и состояния дел считается завершенной.

Текущее хранение дел техникума осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делится на два подвида:

• — хранение документов в процессе их исполнения;
• — хранение исполненных документов.

До передачи документов делопроизводителю ответственность за их сохранность несут те работники техникума, у которых они находятся или которым они переданы.

Работники техникума хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

Поэтому в кадровой службе техникума все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

В техникуме строго следуют установленным правилам, в отделах документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним еще часто обращаются за справками, выписками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.

Обеспечение сохранности документов в техникуме обусловлено задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В 2013 году приказом директора обновлен состав ЭК, ответственных за ведение делопроизводства.

В состав ЭК для организации и проведения экспертизы ценности, отбора на постоянное хранение и уничтожение учебной, финансовой, организационной и другой документации входят:

• 1. Большакова В. А., зам. директора по учебной работе — председатель комиссии;
• 2. Пшенникова А. В., зав. архивом — секретарь комиссии;
• 3. Алексеева Т. П., главный бухгалтер — член;
• 4. Дьячковская В. Д., заведующая АТО — член;
• 5. Горохова Е. В., заведующая заочным отделением — член;
• 6. Курчатов Г. Д., заведующий ОДО — член;
• 7. Максимова Л. М., заведующий ОПРК — член;
• 8. Тимофеева М. К., заведующая метод. кабинетами — член.

Ответственный за ведение делопроизводства в техникуме Пшенникова А. В., специалист отдела кадров;

Таблица 3 Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях:

Основные документы, на основании которых ведется работа архива:

• 1. Положение об архиве;
• 2. Акты, справки об итогах исследования (проверок) архивными учреждениями состояния и условий хранения документов;
• 3. Инструкция по делопроизводству организации;
• 4. Основные правила работы архивов организаций;

Наличие дел в архиве техникума по состоянию 2012 года:

• 1. сводные ведомости за 1931; 2002 гг., 61 ед.хр.;
• 2. лицевые счета за 1970 — 2004 гг., 47 ед.хр.;
• 3. дела постоянного хранения за 1986 — 1990 гг., 17 ед.хр.;
• 4. приказы по личному составу и учащихся за 1956 — 2000 гг., 55 ед.хр.;
• 5. приказы по лесному техникуму за 1953 — 1960 гг., 5 ед.хр.;
• 6. приказы по Якутскому сельскохозяйственному техникуму за 1963 — 1992 гг., 27 ед.хр.;
• 7. приказы на учащихся за 1978 — 2000 гг., 20 ед.хр.;
• 8. протоколы заседаний ГАК за 1949 — 2010 гг., 66 ед.хр.;
• 9. книги выдачи дипломов за 1938 — 1994 гг., 12 ед.хр.;
• 10. личные дела студентов
• — очников за 1962 — 2012 гг., 12 239 ед.хр.;
• — заочников за 1962 — 2012 гг., 5986 ед.хр.;
• 11. личные дела уволенных работников за 1937 — 1998 гг., 874 ед.хр.;

Основные учетные документы архива техникума:

• — описи дел постоянного срока хранения;
• — опись дел;
• — паспорт архива;
• — книга учета поступления и выбытия документов;
• — лист — заверитель дела;

Диаграмма 1. Видовой состав документов архива техникума с 1932 по 2010 гг.

Таблица 4. Объем дел составляет 18 460 единиц хранения, в том числе.

Таблица 5.

Паспортизация архивов является одним из важнейших мероприятий, проводимых в архивной отрасли, и направлена на обеспечение сохранности архивных документов.