Преобразование текста в таблицу

Представьте ситуацию, вы оформляете документ, в котором построчно указываете тот или иной товар, продукт, например, комплектующие для ПК, автомобили и т. п. При этом вы указываете их наименования, марку, ряд технических характеристик и цену и все это пишите через определенный знак (препинания, табуляции или через специальные знаки, например теги, нижние подчеркивания) для каждого определения или строки, но тут оказывается, что сверху приняли решение оформлять подобные документы в виде таблиц. У вас это вызывают бурю негодования и молчаливый вопрос — почему они не приняли подобное решение раньше, когда у вас еще не была накоплена такая масса документов, которые теперь нужно представлять в табличной форме. Для таких случаев как раз и предназначена такая функциональная возможность MS Word 2010, как преобразование текста в таблицу.

Для этого сделайте следующее:

• 1. Откройте вкладку «Вставка»;
• 2. Выделите фрагмент текста, который нужно преобразовать в таблицу;
• 3. В группе «Таблица» нажмите кнопку «Таблица»;
• 4. В открывшемся меню выберите пункт «Преобразовать в таблицу»;
• 5. В открывшемся окне «Преобразовать в таблицу» сделайте следующее:
  • § В графе «Число столбцов» укажите количество столбцов;
  • § В группе «Автопобор ширины столбцов» задайте нужную ширину столбцов;
  • § В графе «Разделитель» выберите тип символа для распределения текста по ячейкам таблицы, при этом символы абзаца также будут учитываться автоматически. Учтите, что количество строк создаваемой таблицы рассчитывается программой автоматически, с учетом выбранного вами разделителя, количества столбцов и абзацев текста

Если в качестве разделителя вы указываете абзац, то учитываться будут только абзацы, и какими бы вы знаками не пытались разделить нужные участки текста, программа будет принимать во внимание только указанные в качества разделителей.

Рисунок 5. Преобразование текста в таблицу с указанием разделителем абзаца и различным числом столбцов Это и хорошо и плохо. Так, если вы оформляете документ типа прайса, в котором товар, его наименование, характеристики и цена идут через запятую и каждое наименование рассматривается в отдельной строке, а при этом некоторые значения указываются численно с учетом десятичных знаков (через запятую), то на созданной на основе такого текста таблице, вы столкнетесь с некорректным распределением значений цены. На изображенном ниже рисунке вы можете увидеть, что антивибрационный крепеж для кулера со значением цены 72,8 у.е. MS Word 2010 это значение цены раскинул по двум ячейкам вместо одной, так как число 72,8 содержит в себе символ, указанный в качестве разделителя — запятую.

Рисунок 6. Преобразование текста в таблицу с указанием разделителем символа запятой В этом случае можно порекомендовать использовать вместо запятой другой знак — точку с запятой, теги, кавычки или нижнее подчеркивание — в зависимости от удобства и скорости набора этих знаков вами, и, естественно, от схематики расположения их в тексте. Так, если текст содержит много фрагментов выделяемых кавычками, то в качестве знака разделителя использовать кавычки не стоит. Но даже если вы все расставили правильно, далеко не всегда таблица, созданная на основе текста, будет корректно структурирована. Те же строки прайса разделенные абзацами и фрагменты текста и цифровых данных в них, разделенные запятыми не всегда имеют симметричное количество данных фрагментов — в итоге на таблице вы будете лицезреть правильно расставленные в ячейки данные, с точки зрения программы, но не совсем корректные с точки зрения автора текста таблицы (см. рис. 7).

Рисунок 7. Преобразование текста в таблицу с указанием в качестве разделителя точки с запятой К сожалению MS Word 2010 пока еще не умеет логически обсчитывать правильную структуру таблицы, собственно и операторы для ее построения используются достаточно не сложные, наверное, этого как раз и не хватает для построения красивых и правильно структурированных таблиц «на лету». Поэтому для сложных таблиц с не менее сложным содержимым лучше использовать обратный порядок — сначала создать таблицу, а затем вносить в нее данные.