Теоретические и методологические основы изучения аудита расчетов с подотчетными лицами

Нормативно-правовое регулирование учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

Нормативные документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

• -Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ (с изменениями от 03.12.2012 года) и часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ (ввелась с изменениями от 01.01.2001 г)
• -Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 01.01.2014.).
• -Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утверждено решением совета директоров Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У).
• -Инструкция Госналогслужбы России от 29.06.95 г. № 35 «По применению Закона Российской Федерации „О подоходном налоге с физических лиц“» (с изменениями на 4 апреля 2000 года)
• -Указание Банка России от 07.10.1998 г. № 375-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами»,
• -Приказ Минфина России от 13.06.95 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». (С изменениями Редакция Приказа Минфина РФ08.11.2010 г. 142-н)
• -Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином РФ № 105).
• -Приказ Минфина России от 01.09.1999 № 1880 «Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен».

В связи с тем, что расчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету № 10/99 «Расходы организации».

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.

Размер суточных устанавливается Постановление Правительства РФ от 01.02.2011 N 43 «О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти за счет средств федерального бюджета».

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

• 1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1 2008 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. № 60н.
• 2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:
  • * приходный кассовый ордер (форма КО-1) — выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
  • * расходный кассовый ордер (форма КО-2) — выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
  • * командировочное удостоверение (форма №Т-10) — определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
  • * авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т. д.).
• 3. Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета — содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами — авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т. д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности, в частности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работниками предприятия. Данная цель определяется федеральным стандартом № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчетности».

Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации.

Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

• — проверка документального подтверждения расчетных операций;
• — контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;
• — проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;
• — проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;
• — сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.

В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база:

• 1. Учетные документы, отражающие совершения хозяйственной операции:
  • — авансовый отчет (форма № АО -1) — представляют подотчетные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения;
  • — журнал регистрации авансовых отчетов,
  • — приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9), применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

• — командировочное удостоверение (форма Т — 10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
• — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

• — список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы,
• — приказы об утверждении смет представительских расходов,
• — сметы представительских расходов,
• — главная книга — книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг,
• — журнал ордер № 7 — учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах полученных и израсходованных.
• 2. Бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: ФОРМА № 1 «Бухгалтерский баланс» (строка баланса 246 — прочая дебиторская задолженность);
• 3. Прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.