Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, которые получили авансом определенную сумму денежных средств на предстоящие административно-хозяйственной и командировочные расходы. Руководитель организации должен утвердить список работников, которые могут получать в кассе наличные деньги под отчет.

Выдача наличных денег из кассы под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании приказа или распоряжения руководителя организации.

Имеются сроки выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы:

• 1) Не более трех рабочих дней на расходы, произведенные в месте нахождения организации
• 2) Не более десяти рабочих дней на расходы, произведенные вне месте нахождения организации
• 3) До тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной базовой величины

Работники, получившие наличные деньги под отчет и израсходование их, должны в течение трех дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованной сумме. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие обоснованность расходования подотчетной суммы.

К данным документам могут относиться:

• 1) Товарный чек с копией кассового чека
• 2) Товарная накладная, товарно-транспортная накладная
• 3) Командировочное удостоверение
• 4) Билеты к месту командировки и обратно
• 5) Счет гостиницы
• 6) Квитанция по международным телефонным переговорам

Основная масса расчетов с подотчетными лицами возникает по поводу служебных командировок. При направлении работника в служебную командировку издается приказ-распоряжение руководителя с выдачей работнику командировочного удостоверения. Организация должна вести журнал регистрации работников, направляемых в командировки.

Командировочное удостоверение необходимо для определения срока фактического нахождения в командировке (4 даты и 4 печати: по убытию, по прибытию).

Командировочному работнику должны быть возмещены следующие расходы:

• 1) По приезду туда и обратно
• 2) По найму жилого помещения
• 3) По проживанию вне места постоянного жительства (суточные)

Если в счет гостиницы указаны завтраки, то суточные будут возмещаться в размере 75%. Если работник командирован за границу, то вопросы регулируются положением о направлении работников за границу и гарантиях и компенсации по таким командировкам.

Направление работников в служебную командировку за границу производится приказом нанимателя. При этом наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы: по проезду к месту служебной командировки, по найму жилого помещения, суточные, иные расходы с разрешения нанимателя.

Синтетический учет осуществляется на счете 71. Д^т сальдо показывает наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц на начало и конец месяца. К^т сальдо показывает наличие непогашенной К^т задолженности подотчетным лицам на начало и конец месяца. По Д^т отражаются суммы, выданные под отчет, а также суммы возмещенного перерасхода по авансовым отчетам.

По К^т суммы, израсходованные подотчетными лицами, а также занесенные в кассу в виде остатков подотчетных сумм.

Аналитический и синтетический учеты с подотчетными лицами осуществляются в журнале-ордере 7 АПК.

Каждой выданной сумме под отчет отводится одна строка и по мере предоставления авансового отчета в бухгалтерию, кассовых документов, приходного и расходного кассового ордера по движению подотчетных сумм, эти операции будут произведены в соответствующей строке. Основанием для заполнения журнала-ордера 7 АПК являются отчеты кассира с прилагаемыми к ним приходными и расходными кассовыми ордерами, авансовые отчеты, утвержденные руководителем организации.

В конце месяца по каждому подотчетному лицу определяется сальдо на конец месяца. Открывается журнал-ордер 7 АПК путем записи начального сальдо по счету 71 в разрезе подотчетных лиц. Затем подсчитывают итого по Д^т и К^т для переноса их в главную книгу.

Данные журнала-ордера 7 АПК сверяют с регистрами: журналами-ордерами 1 АПК, 2 АПК, 11 АПК.

Корреспонденция по счету 71.

Д^т К^т Содержание операции Первичный документ № журнала-ордера.

• 71 50 Выданы из кассы наличные деньги под отчет Расчетный кассовый ордер 1 АПК
• 71 51 Перечислена с расчетного счета подотчетная сумма на пластиковую карточку подотчетного лица Выписка банка 2 АПК
• 71 52 Перечислена иностранная валюта на пластиковую карточку подотчетного лица Выписка по валютному счету 2 АПКв
• 71 90 Отражается задолженность подотчетных лиц на сумму выручки от реализованной продукции на рынке, ярмарке Ведомость 38 АПК 11 АПК
• 10 71 Приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм Авансовый отчет, накладная 7 АПК
• 25 71

Израсходованы подотчетные суммы на общепроизводственные нужды Авансовый отчет 7 АПК.

26 71 Израсходованы подотчетные суммы на служебные командировки, почтовые, канцелярские расходы Авансовый отчет 7 АПК.

• 44 71 Израсходованы подотчетные суммы на реализацию продукции Авансовый отчет 7 АПК
• 50 71 Внесены в кассу остатки неиспользованных подотчетных сумм Платежный кассовый ордер 7 АПК
• 70 71 Удержана из заработной платы задолженность по подотчетной сумме Расчетная ведомость 7 АПК
• 94 71 Отражается ущерб, причиненный работником в следствии необоснованного перерасхода, либо нецелевого использования подотчетных сумм Авансовый отчет, приказ руководителя 7 АПК
• 18/3 71 Отражается входное НДС на стоимость израсходованных подотчетных сумм Авансовый отчет 7 АПК.