Требования к тексту документа

Историческое развитие документирования управленческой деятельности, направленное на совершенствование документа как инструмента управления, четко выделило два составных компонента управленческого документа: формулярную часть (формуляр) и текстовую часть (текст), которая содержит сведения о конкретных управленческих ситуациях и является основанием для дальнейших управленческих действий. На бланке текст располагается между наименованием документа и реквизитами удостоверяющей части формуляра документа (подпись, печать, визы).

Тексты управленческих документов имеют ряд особенностей, обусловленных спецификой их функционирования: устойчивость языковых конструкций, определяемая наличием в управлении однотипных, циклично повторяющихся операций; зависимость лексики документов управления от законодательных и нормативных актов органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления; насыщенность документов специальной терминологией; нейтральность лексики, то есть отсутствие экспрессивно и эмоционально окрашенных выражений; однотипность структуры текстов отдельных групп документов.

В тексте управленческих документов установлена единая форма языкового выражения, наиболее точно передающая содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа.

В тексте выделяют постоянную и переменную информацию. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста.

Текст управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным.

Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов, придаточных предложений), а также от правильности выбора формы предложения (односоставное, двусоставное или сложное).

Точность текста или предложения заключается в правильном употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы слова или словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи.

Текст управленческого документа и каждое его предложение должны быть информационно емкими. Для этого необходимо избегать слов и словосочетаний, несущих избыточную информацию, неоправданных повторов и слов, не имеющих в условиях данного контекста конкретной смысловой нагрузки. Стремление к краткости как таковой подчас приводит к искажению смысла высказывания, поэтому речь может идти только об установлении оптимальных размеров предложения или текста в целом, позволяющих наиболее удачно передать смысл.

Убедительность является одной из важнейших черт текста документа. Убедительным является документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения. Убедительность текста зависит от последовательности расположения смысловых компонентов, выражающей логическую зависимость между аргументами и следствием.

Кроме того, деловой стиль требует специфических средств выражения модальности. Модальность выражает отношение автора к содержанию документа и достигается такими средствами как употребление неопределенной формы глагола, наклонений глагола, а в некоторых случаях — собственным значением глагола. Выбор того или иного средства выражения модальности зависит от конкретного содержания документа, однако можно говорить и о типовых способах ее выражения.

В письмах, например, модальное значение просьбы выражается глаголом «просить» («просим выслать», «просим рассмотреть»). В распорядительных документах различные оттенки модального значения волеизъявления также выражаются словосочетанием с глаголом в личной форме («приказываю разработать», «приказываю ликвидировать», «коллегия решила»). В некоторых документах модальность может быть не выражена. В таких случаях можно говорить о нейтральности стиля, например: «Возвращаем оформленный договор от 00.00.00 N ________ со спецификацией на поставку изделий в ____ г.» .

Под оптимизацией структуры связного текста управленческого документа понимается выделение в нем смысловых компонентов и установление последовательности их расположения.

В связном тексте выделяются три основных компонента: введение, доказательство или изложение, заключение.

Первый смысловой компонент текста — введение — должен содержать информацию, отражающую тему текста.

Введение

как бы вводит в ситуацию, изложенную в тексте, и подготавливает к восприятию документа.

Например: «В период со 2 по 6 февраля 1981 г. комиссия Управления Центрального округа Госгортехнадзора СССР провела комплексное обследование цехов аммиачного производства…» .

Второй компонент текста — доказательство — должен содержать аргументированную информацию о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Аргументированность содержания в тексте документа достигается точным, объективным описанием событий или ситуации: указанием времени, даты события, его причин и следствий, привлечением соответствующих документов, которые могут подтвердить или опровергнуть правильность оценки события, подтвердить необходимость проведения каких-либо мероприятий или осуществления управленческих действий.

Например: «Для приемки в эксплуатацию законченного строительством цеха металлоконструкций мощностью 8,0 тыс. тонн в год районной производственной базы Красноярскгэсстроя в г. Дивногорске Красноярского края ПРИКАЗЫВАЮ: …» .

Если второй компонент текста — изложение, то он должен содержать четкое, объективное, последовательное описание фактов, ситуаций, перечисление правил, норм, положений. Изложение отличается от доказательства тем, что оно не является основой для выводов и решений. Изложение, на основании которого принимаются решения, становится доказательством.

Наличие в тексте изложения характерно для документов описательного, констатирующего характера: справки, положения, инструкции и др.

Например: «В процессе обследования установлено, что на комбинате не в полном объеме осуществляется надзор за состоянием зданий и сооружений, подверженных коррозии, вентиляционных систем и установок, за соблюдением правил техники безопасности при ведении газоопасных работ…» ;

или: «Все руководители цехов подрядных и субподрядных организаций, ведущих любые земляные работы как внутри, так и вне здания, до начала работ обязаны:

иметь чертеж места производства работ с нанесенными на нем группой генплана подземными коммуникациями;

оформить письменное разрешение на производство данной работы…" .

Третий компонент текста — заключение — должен содержать выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации и т. д.

Например: «Просим включить нашу заявку в план производства предприятия на 1981 год» ;

или: «…ПРИКАЗЫВАЮ:

• · Начальнику транспортного цеха т. Мясникову И. А. в период сильных метелей организовать круглосуточное дежурство по снегоуборке, назначать ответственных лиц для организации работ по очистке путей и стрелок от снега;
• · …" .

В зависимости от конкретной управленческой ситуации текст документа может содержать три, два или один смысловой компонент. В приказах по организационным вопросам, например, текст содержит, как правило, два смысловых компонента: доказательство — обоснование последующих действий, ссылку на документ, изданный вышестоящим учреждением, или изложение целей; заключение — собственно распоряжения.

Это однако не исключает того, что в некоторых случаях текст приказа, кроме доказательства и заключения, может содержать введение, т. е. состоять из трех смысловых компонентов.

В зависимости от конкретного содержания текста возможны различные варианты расположения смысловых компонентов.

1.

Введение

 — доказательство — заключение.

Например, в докладной записке: «Государственная комиссия в январе 1981 г. приняла в эксплуатацию технологическую линию по изготовлению асбестоцементных волокнистых листов…» (введение). «За время, истекшее с момента приема линии в эксплуатацию, ее производительность не возросла…» (доказательство). «Считаем необходимым уточнить производительность линии и определить качество выпускаемой продукции» (заключение).

2.

Введение

 — изложение.

Например, в акте: «В период с 15.05.80 по 18.05.80 комиссия провела проверку состояния работы по внедрению и применению Основных положений ЕГСД в центральном аппарате Союзконсервмолоко» (введение). «Комиссия считает, что мероприятия, намеченные планом, выполнены. Документирование деятельности Союзконсервмолоко ведется в соответствии с правилами и рекомендациями ЕГСД» (изложение).

3. Доказательство — заключение.

Например, в письме: «В соответствии с п. 5 договора N 21/17 от 18.12.80, заключенного между нашими предприятиями о поставке изделий (доказательство), просим продлить действие этого договора на 1981 г.» (заключение). В некоторых документах с такой структурой текста (главным образом, в письмах, заявлениях и др.) допустим обратный порядок смысловых компонентов: заключение — доказательство.

Например: «Прошу освободить меня от должности старшего инженера отдела труда и заработной платы (заключение) в связи с уходом на пенсию» (доказательство).

4. Изложение.

Такая структура текста характерна для документов, излагающих какие-либо положения, правила, рекомендации или нормы (инструкций, положений, правил, устава). Для удобства восприятия текст такого документа рекомендуется разбивать на разделы.

Например, структура текста в «Типовом положении о канцелярии учреждения» :

" 1. Общие положения.

• 1.1. Канцелярия осуществляет функции делопроизводственного обслуживания в учреждении и является его самостоятельным структурным подразделением.
• 2. Основные задачи и функции.
• 2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания в учреждении в соответствии с Основными положениями ЕГСД.
• 2.2. …" .
• 5.

  Заключение

  .

Например, в тексте письма: «Просим выслать в Главное управление сельскохозяйственной науки и пропаганды монтажный лист фильма „Нива будущего“ — 2 ч., технико-пропагандистский, развернутую аннотацию и 10 — 12 негативных срезков средних и крупных планов» .

2.1. Требования к выбору и употреблению языковых средств Выбор определенных языковых средств выражения содержания текстов управленческих документов осуществляется при соблюдении общих требований делового стиля (ясности, убедительности, конкретности) и зависит от формы представления текста.

Правила и рекомендации, регламентирующие выбор языковых средств текстов, охватывают все уровни языковой организации текста: от выбора слов и словосочетаний до построения предложений различной структуры. Часть этих правил (с п. 4.2.1 по п. 4.7.1) касается всех текстов, независимо от формы их представления, остальные правила индивидуальны и зависят от формы представления текста.

В тексте документа должны быть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие и слова профессионального жаргона исключаются.

Например: «Министерство химической промышленности СССР просит профилировать ежегодно по 25 студентов для работы в области очистки сточных вод» («профилировать» — слово из профессионального жаргона должно быть заменено словом «готовить»).

Или: «При обследовании были выявлены отступления от требований Правил по кранам…» (разговорный вариант наименования правил следует заменить точным названием этого документа).

В текстах управленческих документов следует исключать из текста новообразования, не ставшие нормой делового языка.

Например: «В целях изжития аварийности…», «Справка о не болезнях и не командировании ст. бухгалтера т. Симоновой И. М. …», «Главное управление вузами считает нецелесообразным оставление т. Петрова А. И. для работы…» .

Такие слова следует отличать от тех, которые вошли в законодательные акты, в деловую речь и закрепились длительным употреблением, например: «заслушать», «должный», «избрание», «недостатки», «неиспользование», «местожительство» и т. п.

В текстах управленческих документов широко употребляются слова специального назначения — термины, что обусловлено тематикой и содержанием документов. Как правило, термины должны употребляться без объяснения их значения и дополнительного толкования во внутриотраслевой документации. Причем терминология, используемая в текстах документов, должна быть понятна работникам отрасли и соответствовать системе терминов, нормативно закрепленной в терминологических стандартах, классификаторах, словарях.

Каждое слово в тексте документа должно нести определенную смысловую нагрузку, поэтому при унификации необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не имеют смысла и не несут никаких смысловых оттенков.

Например: не «настоящий акт», а «акт»; не «при этом направляем», а «направляем», не «упомянутое на 3 л.», а «на 3 л.»; не «настоящим предлагается», а «предлагается» или «предлагаем»; не «развернуть работу по разъяснению…», а «разъяснить»; не «практические мероприятия», а «мероприятия»; не «повседневная работа», а «работа»; не «исправить имеющиеся ошибки», а «исправить ошибки»; не «результат проведенных испытаний», а «результат испытаний» .

Следует также употреблять слова, однозначно выражающие смысл текста и не допускающие различных толкований.

При употреблении в тексте документа словосочетаний, состоящих из глагола и отглагольного существительного, различают два вида словосочетаний:

• 1 словосочетания, в которых глагол несет дополнительную информацию о действии, выраженном отглагольным существительным. Такие словосочетания вполне закономерны и допустимы, например: «обеспечить ввод в действие», т. е. провести организационные мероприятия, необходимые для ввода объекта в действие;
• 2 словосочетания, которые по смыслу не отличаются от соответствующего глагола, например: «провести анализ» — «проанализировать», «оказать влияние» — «повлиять», «провести сбор» — «собрать» и т. д. В таких случаях вместо сочетания глагола и отглагольного существительного лучше употреблять только соответствующий глагол.

При создании текстов следует учитывать, что в деловой речи часто употребляются словосочетания с последовательным расположением зависимых слов в родительном падеже. Широкое распространение таких конструкций в деловой речи закономерно и целесообразно, поскольку однородная последовательная зависимость слов в письменной речи делает более наглядным развертывание информации в тексте при максимально возможной краткости выражения.

Например: «разработка проблем (род. п.) дальнейшего совершенствования (род. п.) отбора (род. п.) документов (род. п.)» ;

" освоение проектной мощности (род. п.) цеха (род. п.) крупнопанельного домостроения (род. п.) Прибалтийского завода (род. п.) железобетонных изделий (род. п.) и конструкций (род. п.)" ;

" комплектование (род. п.) продукции (род. п.) машиностроения (род. п.)" .

В текстах документов употребляется довольно большое число сокращений как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, для чего в текстах употребляются или общепринятые сокращения, или расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте, например: «разработка унифицированной системы документации (УСД)» .

В связанных текстах наряду с правильным употреблением слов и словосочетаний не менее важным является правильный выбор типа предложения и порядка слов в предложении.

В зависимости от границы между постоянной и переменной (новой) информацией определяется порядок слов в предложении. В русском языке место каждого слова в предложении не может быть точно зафиксировано, поэтому можно говорить только о наиболее предпочтительных вариантах словорасположения.

Если предложение двусоставное, т. е. в предложении есть и подлежащее и сказуемое, то подлежащее одиночное или с зависимыми от него словами предшествует сказуемому. Подлежащее, как правило, выражает известную информацию, а сказуемое вводит новую информацию.

Например: «Главное управление совхозов (подлежащее) рассмотрело (сказуемое) проект „Методики тарификации рабочих, профессий и специальностей на сельскохозяйственных работах“, разработанный ВНИИ экономики сельского хозяйства» ;

или: «Неоднократные запросы Минэнерго СССР (подлежащее) в Минбумпром и Минхиммаш о приближении сроков поставки не дали (сказуемое) положительных результатов» .

Если двусоставное предложение имеет деепричастные или причастные обороты, то они ставятся рядом с теми словами, к которым относятся.

Например: «Министерство энергетики и электрификации согласно протоколу, утвержденному Минэнерго и Минцветметом СССР (причастный оборот), выполняет по генеральному договору…» ;

или: «Для проведения государственной аттестации качества изделий, изготовляемых Опытным производственно-техническим предприятием… (причастный оборот),.

ПРИКАЗЫВАЮ…" .

В односоставных предложениях на первом месте ставится главный член, который в текстах документов, как правило, выражается глаголом.

Например: «Просим выделить дополнительно на IV квартал текущего года материалы для ведения ремонтных работ в соответствии с прилагаемой заявкой» .

Подлежащему в двусоставном предложении и главному члену в односоставном может предшествовать обстоятельство одиночное или с зависимыми словами, вводное слово или предложение, являющееся, как правило, обоснованием действия.

Например: «В настоящее время (обстоятельство) план распределения (подлежащее) столярных изделий по главным управлениям еще не составлен (сказуемое)» ;

" Ввиду ограниченности выделяемых Гос. планом СССР капитальных вложений (обстоятельство со значением причины) предусмотреть (сказуемое) вновь начинаемую стройку нет возможности" .

Простые предложения (односоставные и двусоставные), употребляемые в документах со связным текстом, могут быть достаточно распространенными.

Например: «По решению районных, городских, сельских, поселковых штабов добровольных народных дружин в производственных объединениях (комбинатах), на предприятиях, в учреждениях, организациях и учебных заведениях с большим числом работающих и учащихся создаются дружины производств (филиалов), цехов, отделов, участков, бригад, факультетов и т. д., а также штабы для руководства данными дружинами» .

Наряду с простыми предложениями в текстах документов употребляются сложные предложения. Наиболее распространенными из них являются предложения сложноподчиненные с придаточными определительными, причинными, изъяснительными, условными, целевыми. При унификации сложных предложений следует учитывать, что придаточное предложение должно стоять непосредственно за словом, к которому оно относится, за исключением тех случаев, когда придаточное стоит в начале предложения и относится ко всему содержанию главного предложения.

Например: «Главснаб сообщает, что в 1981 году тресту будет выделено три металлорежущих станка (придаточное изъяснительное)» .

При унификации связанных текстов допускается сохранить предложения с большим числом однородных членов, осложненных зависимыми словами. В таких предложениях все его части должны быть логически связаны между собой.

Например: «…ПРИКАЗЫВАЮ:

• 1. Министру угольной промышленности УССР т. _____________, генеральным директорам производственных объединений, начальникам комбинатов…
• 2. Разработать до 00.00.00 и осуществить в 1982 г. дополнительные мероприятия, направленные на выполнение постановления…
• 3. Обязать технических директоров и главных инженерных работников…
• 4. Обеспечить такую систему контроля, при которой…
• 5. Принять меры по улучшению эксплуатации электромеханического хозяйства…" .
• 6. При построении сложных предложений большого размера следует учитывать, что перечисляемые части предложения (отдельные слова, распространенные обороты или придаточные предложения) должны быть однородными, т. е. отвечать на один вопрос.

Например: «Машинист должен:

осмотреть механизмы крана, их крепление и тормоза, а также ходовую часть;

проверить наличие и исправность ограждений механизмов, исправность дополнительных опор, стабилизаторов…" .

Правильность предложения с точки зрения расстановки слов, а следовательно, и логичность текста зависят также от порядка расположения определений, дополнений, обстоятельств, вводных слов. Расстановка их в текстах управленческих документов в целом не отличается от правил их употребления в литературном языке: определения ставятся впереди определяемого слова («опытная эксплуатация», «финансовая работа», «техническая реконструкция»); дополнения ставятся позади управляющего слова («отделы министерства», «аттестация изделий», «руководство предприятий», «контроль за проведением»); обстоятельства могут располагаться более свободно, но тем не менее их рекомендуется ставить ближе к тому слову, к которому они относятся («осуществить ввод предприятия в действие в 1981 году» (обстоятельство времени); «ведение делопроизводства в Союзугле» (обстоятельство места); «в месячный срок рассмотреть итоги» (обстоятельство времени); «Управление кадров совместно с другими управлениями» (обстоятельство образа действия)).