Документальное оформление движения личного состава и начисления заработной платы работников предприятия

Виды первичной учетной документации по учету работы и его оплаты неизменны для использования юридическими лицами всех видов собственности, за исключением бюджетных предприятий [10].

Для учета частного состава, начисления и выплат зарплаты применяют унифицированные виды первичных учетных документов, закрепленные постановлением Госкомстата Российской Федерации от 06.04.2001 г. № 26 [3].

Распоряжение о зачислении сотрудника на работу (форма № Т-1 и -1a) используются для оформления и учета зачисляемых на работу по трудовому контракту. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, зачисляемых на работу в предприятие. В распоряжениях свидетельствуются название структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также договора зачисления на работу и описание будущей работы. Подписанный начальником предприятия или уполномоченным на это личностью распоряжение оглашают сотруднику (сотрудникам) под расписку. На основе распоряжения в трудовую книжку делается запись о зачислении на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет сотрудника [5].

Личная карточка сотрудника (форма Т-2) заполняется на лиц, зачисленных на работу на основе распоряжения о зачислении на работу, трудовой книжки, военного билета, паспорта, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документа о завершении учебного заведения, подтверждения о постановлении на учет в налоговом органе и иных документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, рассказанных о себе сотрудником [5].

Штатное расписание (форма №Т-3) используется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности предприятия. Штатное расписание заключает перечень структурных подразделений, должностей, должностных окладов, надбавок, сведений о числе штатных единиц и месячном фонде зарплаты. Закрепляется приказом начальника предприятия или уполномоченным им личностью [5].

Распоряжение о переходе сотрудника на иную работу (форма № Т-5 и -5а) применяются для, оформления и учета перехода сотрудника на иную работу в предприятии. Заполняются сотрудником кадровой службы, ставится подпись начальником предприятия или уполномоченным им личностью, оглашаются сотруднику под расписку. На основе этого распоряжения производятся пометки в личной карточке, лицевом счете, делается запись в трудовую книжку [5].

Распоряжение о предоставлении отпуска сотруднику (форма № Т-6 и -6а) используются для оформления и учета отпусков, предоставляемых сотруднику в соответствии с законодательством, общественным соглашением, нормативными актами предприятия, трудовым договором. Составляются сотрудником кадровой службы или уполномоченной личностью, ставится подпись начальником предприятия или уполномоченным им личностью, оглашаются сотруднику под расписку. На основе распоряжения ставятся пометки в личной карточке, лицевом счете и совершается расчет, зарплаты, принадлежащий за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска сотруднику» [5].

График отпусков (форма № Т-7) определен для отображения сведений о периоде разделения каждогодних уплачиваемых отпусков сотрудника всех структурных подразделений предприятия на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются воздействующее законодательство, специфика занятия предприятия и желания сотрудника.

График отпусков определяется начальником кадровой службы, начальниками структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается начальником предприятия или уполномоченным им личностью [5].

Приказ о прекращении влияния трудового договора с персоналом (форма № T-8 и 8а) используются для оформления и учета сокращения сотрудника. Заполняются сотрудником кадровой службы, ставится подпись начальником предприятия или уполномоченным им личностью, оглашаются сотруднику под расписку. На основе распоряжения производится запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, делается расплата с сотрудником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового соглашения с сотрудником» [5].

Распоряжение о отправке сотрудника в командировку (форма № Т-9 и № Т-9а) используются для оформления и учета отправления сотрудника в командировки. Заполняются сотрудником кадровой службы, ставится подпись начальником предприятия или уполномоченным им личностью. В распоряжении о отправке в командировку показывают фамилии и инициалы, структурное подразделение, должности командируемых, а также цели, периоды и места командировок [5].

При надобности свидетельствуются источники уплаты сумм командировочных затрат, иные условия назначения в командировку.

Распоряжение о поощрении сотрудника (форма № Т-11 и -11а) используются для оформления и учета поощрений за хорошую работу. Составляются на основе суждения начальника структурного подразделения предприятия, где работает сотрудник. Ставится подпись начальником предприятия или уполномоченным им личностью, оглашаются сотруднику под расписку. На основе приказа делается нужная запись в трудовую книжку сотрудника [5].

Оформленные первичные документы по учету формирования и исполненных работ совместно со всеми дополнительными документами отдают бухгалтеру.

Для установления суммы зарплаты, которые нужно выдать на руки сотрудникам, надо установить сумму заработной платы сотрудников за месяц и свершить из этой суммы нужные вычеты. Эти расплаты совершаются обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49), которая, кроме этого, предназначается и документом для выплаты зарплаты за месяц.

В организации для расплаты зарплаты применяются расчетные ведомости (ф. № 51), а для выплаты — платежные ведомости (ф. № 53). Тем не менее на этих организациях, где заработная плата может начисляться по 20 основаниям, только в лицевом счете сотрудника отображаются все ее формы [8].

Расчетно-платежная ведомость соединяет в себе две утвержденные формырасчетную и платежную ведомости.

Соответственно трудовому законодательству начисление и выплата зарплаты совершается не менее двух раз в месяц. Начисленные суммы закрепляются в Расчетной ведомости (унифицированная форма № Т-51) или в Расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма № Т-49) [6].

Начисление зарплаты отображается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в соответствии со счетами для учета расходов в зависимости от характера труда этого или другого работника [7].

Следовательно, документальное оформление движения частного состава и начисления зарплаты — довольно существенный фактор в работе бухгалтерских служб организаций, поскольку эти документы обязаны в полной мере воспроизводить вырабатывание и расходование ФОТ в организации.