Порядок и организация бухгалтерского финансового учета расчетов по оплате труда

Документальное отражение и учет операций по начислению оплаты труда

Начисление заработной платы и других видов оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учету выработки (нарядов на работу, актов приемки работ, сменных рапортов о выработке), фактически отработанного времени (табеля учета рабочего времени — формы № Т-12 и Т-13), личной карточки работника (форма № Т-2) и других документов. Для расчета заработной платы работникам организации применяются расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и расчетная ведомость (форма № Т51) Эти ведомости являются регистрами аналитического учета, так как составляются в разрезе каждого табельного номера, по категориям работников, по видам оплат и удержаний. Расчетные ведомости заполняются по данным лицевых счетов работников по формам № Т-54 или № Т-54а.Они заполняются в одном экземпляре в бухгалтерии организации.

В графах «начислено» проставляются суммы по видам оплаты труда, другие доходы, например стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации.

В графах «Удержано и зачтено» указываются суммы удержаний из заработной платы (аванса за первую половину месяца, налога на доходы физических лиц, алиментов и т. п.).В графе «к выплате» отражается сумма, подлежащая выплате каждому работнику, которая определяется как разница между начисленными и удержанными суммами. Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска применяется унифицированная форма № Т-60"Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". Для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта) применяется унифицированная форма № Т-61"Записка-расчет при прекращении (расторжении)трудового говора с работником (увольнении)". Форма составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом, а расчет причитающейся заработной платы и других выплат (например, компенсации за неиспользованный отпуск) производится работником бухгалтерии.

Если составить бухгалтерские проводки по учету оплаты труда достаточно просто, поскольку, как правило, имеет место постоянно повторяющаяся хозяйственная ситуация, то расчет заработной платы, причитающейся каждому работнику, — один из самых трудоемких участков бухгалтерского учета.

Как известно, для оплаты труда используются две формы заработной платы — повременная форма и сдельная форма, а также многочисленные системы заработной платы как их разновидности. Для исчисления повременной заработной платы необходимо располагать информацией о количестве отработанного времени и тарифных ставках, или окладах, установленных работнику. Для исчисления сдельной заработной платы должна быть информация об объеме выполненных работ (количестве произведенной продукции) и сдельных расценках.

Для исчисления повременных и сдельных систем заработной платы необходимо иметь информацию о многочисленных показателях, характеризующих количество и качество затраченного труда, в зависимости от состояния которых увеличивается (уменьшается) размер заработной платы.

Кроме того, для исчисления заработной платы необходимо располагать информацией о различных отступлениях от нормальных условий работы (выполнение не предусмотренных технологией операций, простои не по вине рабочих, неисправимый или окончательный брак, работа в ночное время, сверхурочная работа, работа в выходные и праздничные дни и т. п.), а также информацией об очередных отпусках, о пособиях по временной нетрудоспособности и других основаниях, которые принимаются в расчет при исчислении заработной платы работника.

Вся вышеперечисленная информация должна быть собрана, зарегистрирована в соответствующих первичных документах и обработана при исчислении заработной платы.

Большинство первичной информации, используемой для исчисления заработной платы, является объектом оперативного учета. Однако поскольку эта информация используется бухгалтерией для исчисления заработной платы, ее первичный учет осуществляется под методическим руководством и контролем бухгалтерии.

Исчисленная заработная плата за отработанное (собственно заработная плата) и неотработанное время (например оплата очередных отпусков) должна быть отражена на соответствующем бухгалтерском счете.

Для учета расчетов с персоналом по оплате труда открывается активно-пассивный синтетический счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», который имеет следующую структуру, показанную ниже/4/.

В развитие синтетического счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» открываются аналитические счета для учета расчетов по оплате труда с каждым работником организации /4/.

Таблица 1- Схема аналитического счета.

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», как правило, имеет кредитовое сальдо, которое отражается в пассиве баланса в разделе «Краткосрочные обязательства», отдельной статьей «Задолженность перед персоналом по оплате труда». В редких случаях по расчетам с отдельными сотрудниками может возникнуть их дебиторская задолженность перед организацией по расчетам по оплате труда, в этом случае счет 70 будет иметь и кредитовое, и дебетовое сальдо, которое будет отражено в разделе «Оборотные активы» актива баланса в составе краткосрочной дебиторской задолженности по статье «Прочие дебиторы» /4/.

Начисление заработной платы означает увеличение задолженности организации перед персоналом и одновременно увеличение затрат на производство. Поэтому эта операция отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и одновременно по дебету счетов, на которых учитываются затраты на производство: 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» /4/.

Таблица 2- Хозяйственные операции по начислению заработной платы и сопутствующие ей платежи на счетах бухгалтерского учета.