Разработка обеспечивающих подсистем автоматизации складского учета

При проведении предварительного выбора методов решения задачи был сделан вывод о целесообразности использования реляционной системы управления базами данных. Теперь осталось аргументировать выбор конкретной реляционной СУБД.

Выбор однозначно пал на систему комплексной автоматизации «1С: Торговля и склад». Это объясняется большим количеством причин, которые характеризуют 1C: Торговля и склад как наиболее подходящую среду разработки дипломного проекта.

Основной особенностью системы «1С:Торговля и склад» является ее конфигурируемость. Собственно система представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

Конфигурация создается штатными средствами системы. Конфигурация обычно поставляется фирмой «1С» в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

Компьютеры, эксплуатируемые на складе ОАО «МН «Дружба» удовлетворяют системным требованиям программ, которыми пользуются служащие. Хотя часть эксплуатируемых компьютеров уже морально устарела, но, тем не менее, вычислительной мощности данных компьютеров хватает для решения поставленных задач.

Для функционирования автоматизированной системы «1С: Торговля и склад» необходимо наличие следующих технических средств:

• · компьютер, оснащенный Intel-совместимым процессором;
• · процессор не менее Pentium 300 МГц;
• · объем оперативной памяти не менее 64 Мбайт;
• · видеокарта 100% совместимая с VGA;
• · разрешение экранной системы не менее 800*600;
• · свободного дискового пространства от 50 Мбайт ;
• · клавиатура;
• · манипулятор типа «мышь»;
• · для работы в многопользовательском режиме необходимо наличие сетевой карты.

Необходимо наличие следующих программных средств:

• · операционная система Microsoft Windows XP, Wista;
• · версия системы «1С:Торговля и склад» не ниже 7.70.010;
• · вариант установки системы «1С:Торговля и склад» — локальный, сетевой, клиент-серверный;
• · наличие установленных компонент — «Оперативный учет».

Вся вычислительная техника, находящаяся на предприятии соответствует системным требованиям необходимым для работы с 1С: Торговля и Склад. Перечислим основные типы объектов, поддерживаемых системой.

Константы. Для работы с постоянной и условно постоянной информацией в системе используются объекты типа «Константа». Наиболее часто используют такие константы, как «Наименование предприятия», «Ставка НДС», «ФИО директора» и др.

В системе может быть описано неограниченное количество констант. На этапе конфигурирования задается список констант и описываются их характеристики. Константы могут иметь признак периодичности для отслеживания истории изменения значения константы.

Справочники. Для работы с постоянной и условно постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе используются объекты типа «Справочник».

Обычно справочниками являются списки материалов, товаров, организаций, валют, сотрудников и др.

Механизм поддержки справочников позволяет спроектировать и поддерживать самые различные справочники. На этапе конфигурирования можно описать, какими свойствами обладает каждый конкретный справочник. К настраиваемым свойствам относятся, например, длина и тип кода, количество уровней, поддержка уникальности кодов, набор реквизитов справочника.

Помимо кода и наименования, механизм работы со справочниками позволяет создавать набор реквизитов для хранения любой дополнительной информации об элементе справочника. Для реквизитов справочника возможно указание типа «Периодический» для отслеживания истории изменения значений реквизитов.

Для каждого справочника может быть задано несколько форм просмотра и редактирования. Для описания соподчиненных сущностей можно использовать не многоуровневость справочника, а подчиненность справочников. В этом случае в подчиненном справочнике каждый объект относится к определенному объекту справочника-хозяина.

В конкретной конфигурации создается необходимое количество справочников, для хранения данных об объектах, используемых при автоматизации данной предметной области. Например, это могут быть справочники «Организации», «Товары», «Сотрудники» и т. д.

Перечисления. Перечисления используются в системе 1С: Предприятие для описания постоянных наборов значений, не изменяемых для конкретной конфигурации.

На этапе конфигурирования можно описать практически неограниченное количество видов перечислений. В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования, и не могут быть изменены на этапе исполнения.

Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), статус клиента (постоянный, разовый).

Одним из главных особенностей перечислений является то, что конфигурация сама использует существующие значения перечислений. Например, алгоритм конфигурации может быть ориентирован на то, что каждый клиент имеет один из двух статусов — либо «постоянный», либо «разовый», в этом случае указание статуса клиента выполняется путем выбора одного из значений перечисления. Для справочников конфигурация обычно не использует конкретных значений (например, наименования товаров или организаций).

Документы. Документы предназначены для хранения основной информации обо всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции, но кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события.

В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ордер» и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода — экранный диалог. При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем.

Система автоматически поддерживает журналы перекрестных ссылок по документам.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий — так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты. Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной — информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено; в приказе о приеме на работу — информацию о сотруднике, оклад, другие сведения. Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами. Например, если установлена компонента «Бухгалтерский учет», документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе.

Журналы документов. Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов.

Например, может быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все приходные накладные и накладные на внутреннее перемещение.

Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобства просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу.

Для журнала может быть описано несколько форм его визуального представления.

Отчеты и обработки. Для описания отчетов и процедур произвольной обработки на этапе конфигурирования может быть создано неограниченное количество форм отчетов. Каждая форма имеет свой диалог настройки, который позволяет определить набор параметров формирования отчетов. Например, для выдачи складской справки — выбрать конкретный склад.

Алгоритм получения отчета описывается с использованием встроенного языка, при этом может быть задействован встроенный язык запросов. Для вывода отчетов может быть использован как текстовый формат, так и специализированный табличный формат отчетов.

Система также поддерживает возможность разработки внешних отчетов (обработок), хранящихся не в самой конфигурации, а в отдельных файлах.

Исходя из требований, определенных в техническом задании, программа имеет следующую структуру:

• · интерфейс, который объединяет все части программы;
• · глобальный модуль, содержащий процедуры и функции, к которым нужен доступ из различных компонент;
• · справочники, хранящие всю необходимую для работы информацию;
• · документы, предназначенные для хранения основной информации о всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики;
• · журналы документов, предназначенные для просмотра документов;
• · отчеты, необходимые для получения разнообразной аналитической информации;
• · обработки, предназначенные для процедур произвольной обработки данных.

Каждый справочник, документ, журнал документов, отчет или обработка предоставлены в виде отдельного модуля, имеющего одну или несколько форм визуального представления, программный модуль, одну или несколько таблиц для вывода необходимых данных, модуль проведения (только для документов).

Справочник может иметь три вида представления:

• · форма элемента;
• · форма группы;
• · форма списка (может быть несколько).

Для ведения складского учета необходимо не так уж и много:

• 1. Ввод товаров на склады — это осуществляется путем ввода в базу приходных накладных.
• 2. При выдаче товаров необходимо руководствоваться расходными накладными.

Для того чтобы ввести товар на склад нам необходимо ввести сам товар в каталог товаров. Товар можно распределить по некоторым группам, например, по фирме изготовителя. Заходим в указатель «Операции», находим товары (рисунок — 2).

Рисунок 2 — Каталог товаров.

Для создания любого нового документа или введение информации в любой из каталогов программы есть одна кнопка на всех активных окнах.

Журнал приходные накладаные. В ссылке «Журналы» хранятся все журналы документов. В журнале хранятся и редактируются приходные накладные. В заголовке окна журнала выдается интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом. Интервал видимости документов сразу во всех журналах можно установить в пункте меню «Сервис», пункт «Параметры», закладка «Журналы» .

Самая левая графа журнала — служебная. В ней различными значками обозначается состояние документа. По значениям реквизитов, которые выводятся в графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.

В нижней части журнала отображается содержимое поля «Комментарий» выделенного документа.

В журнале есть кнопка «Действия». При нажатии этой кнопки рядом открывается меню: «Структура подчиненности», «Движения документа» и «Ввести на основании». Все производимые по этой кнопке действия будут относиться к тому документу в журнале, на котором находится выделение.

Приходные накладные предназначены для оформления операций, связанных с оприходованием товаров, получаемых от контрагентов в порядке обычной торговой деятельности, связанной с закупкой товаров. С помощью этих документов оформляются также операции по возврату товара покупателем. Операция возврата может оформляться на основании документа, с помощью которого была оформлена отгрузка товара (расходная накладная). Возврат обозначается в заголовке формы накладной и в самой форме.

Приходные накладные создаются, хранятся и редактируются в специальном журнале «Приходные накладные». Новый документ вызывается также с помощью меню «Документы» / «Приходные» / «Приходная накладная» .

На основании приходной накладной можно выписать следующие подчиненные документы:

• · «Расходный кассовый ордер» — для наличной оплаты полученного товара. Безналичная оплата фиксируется документом «Движение денежных средств» ;
• · «Расходная накладная» — для оформления возврата отгруженного поставщику товара;
• · «Регистрация счета-фактуры» — для того, чтобы зарегистрировать получаемый счет-фактуру.
• · «Доверенность» — для получения товара;
• · «Корректировка остатков по ГТД» — учета остатков по ГТД.

Основанием для выписки приходной накладной на возврат может являться документ «Расходная накладная» для оформления операции возврата товара от покупателя. — При этом если приходная накладная оформляется по расходной накладной (возврат от покупателя), ее товарный состав копируется (поскольку, если возвращается не весь товар, легче затем удалить лишние строчки или уменьшить количество товара, чем заполнять заново).

Если приходная накладная оформляется как возвратная, но не по расходной накладной, а как самостоятельный документ, она рассматривается программой как приходная накладная при покупке товара у покупателя (проводится по регистру «Взаиморасчеты с покупателями»). Начального заполнения состава не производится.

Ввели товар на склад, и теперь необходимо отпустить со склада продукцию для покупателя. Для этого нам необходимо оформить расходную накладную и остальные документы для заключения сделки, такие как:

• · расходная накладная;
• · счет-фактура;
• · кассовый ордер.

Заходим в программный модуль «Документы» и с помощью мыши выделяем нужный нам пункт программы меню, в нашем случае расходная накладная и открываем форму чистый документ (рисунок 3). Нумерация документов автоматическая, в порядке оформления присваивается номер и дата, причем дату документа можно менять, а номер документа остается уникальным. Формы всех документов, которые оформляются с помощью 1С, соответствуют формам, которые утверждены соответствующими органами.

Рисунок 3 — Расходная накладная.

Первая графа, которую необходимо заполнить «Фирма» — эта графа указывает фирму, продающую данный товар. Вторая графа — цены. Здесь Вы выбираете валюту расчета. Третья графа — покупатель. Мы можем выбрать из каталога «Покупатели», который мы так же формируем самостоятельно.

Следующие графы — товар. Выбираем товар из каталога, дальше ставим количество, цену. Для выбора следующего товара нажимаем кнопку на клавиатуре «Insert» или кнопку ввести новую строку, она во всех папках и документах одинаковая.

Наглядно как выглядит Расходная накладная можно посмотреть на рисунке 4, а также как формируется журнал расходные накладные.

Рисунок 4 — Наглядный пример Расходной накладной.

В журнале хранятся и редактируются расходные накладные и расходные розничные.

Кроме вызова из меню «Журналы», этот журнал можно вызвать специальной кнопкой на панели «Инструменты Администратора» .

В заголовке окна журнала выдается интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом. Интервал видимости документов сразу во всех журналах можно установить в пункте меню «Сервис», пункт «Параметры», закладка «Журналы» .

Самая левая графа журнала — служебная. В ней различными значками обозначается состояние документа. По значениям реквизитов, которые выводятся в графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.

В нижней части журнала отображается содержимое поля «Комментарий» выделенного документа.

В журнале есть кнопка «Действия». При нажатии этой кнопки рядом открывается меню: «Структура подчиненности», «Движения документа» и «Ввести на основании» .Все производимые по этой кнопке действия будут относиться к тому документу в журнале, на котором находится выделение.

• ?товара1= кол-во Товара 1 * Цена Товара 1
• ?товара2= кол-во Товара 2 * Цена Товара 2
• ?Итого = ?товара1 + ?товара2

Расходные накладные могут иметь признак «Возврат». Признак «Возврат» автоматически устанавливается при вводе нового документа на основании приходной накладной. Если расходная накладная на возврат выписывается на основании приходной накладной, ее интерфейс приближен к интерфейсу приходной накладной: в составе такого документа показываются (и редактируются) ставки и суммы налогов.

Новая расходная накладная на возврат может быть вызвана из меню «Документы» / «Приходные» / «Расходная накладная (возврат)» .

В форме расходной накладной имеется дополнительная кнопка «Предварительно» для предварительного проведения документа.

На основании расходной накладной можно выписать следующие подчиненные документы:

• · «Приходный кассовый ордер» — для наличной оплаты отгруженного товара. Безналичная оплата фиксируется документом «Движение денежных средств» ;
• · «Приходная накладная (возврат)» — для оформления возврата отгруженного покупателю товара;
• · «Счет-фактура» — для оформления счета-фактуры и выдачи его покупателю.

Основанием для выписки расходной накладной может являться один из следующих документов:

• · «Приходная накладная» — для оформления операции возврата товара поставщику;
• · «Ввод партий товаров» — для оформления операции возврата товара поставщику в случае, когда документ (приходная накладная) уже удален и заменен документом «Ввод партий» при выполнении процедуры «Завершение периода» ;
• · «Счет на оплату» — если предназначенные к продаже товары были зарезервированы с помощью счета.

Начальное заполнение состава расходной накладной предусмотрено, во-первых, в том случае, если она выписывается на основании счета. Тогда ее состав заполняется всеми зарезервированными по счету, но еще не отгруженными товарами. Далее в самой накладной, можно редактировать состав и количество товаров. Таким образом, на основании счета может быть выписано несколько накладных, если, например, клиент решил получать товар несколькими партиями, или если накладные выписываются с разных складов.

Начальное заполнение состава расходной накладной не зависит от того, к какому договору она относится, основанием для начального заполнения в любом случае будут являться товары, выписанные в счете. При проведении расходной накладной автоматически снимается резерв по отгруженным по счету товарам. Другим случаем автоматического заполнения состава расходной накладной является случай возврата купленного товара поставщику. — Если расходная накладная на возврат оформляется по приходной накладной, ее товарный состав копируется (поскольку, если возвращается не весь товар, легче затем удалить лишние строчки или уменьшить количество товара, чем заполнять заново).

Документ «Счет-фактура» предназначен для выписки счетов-фактур покупателям (эта операция связана с отгрузкой товаров и расчетами за отгруженные товары). Ввод счетов-фактур на авансовые выплаты вручную делать не рекомендуется, поскольку это может привести к неточному учету, т.к. доля денежных средств, поступившая в качестве авансовой выплаты, а не оплаты за ранее отгруженные товары, вычисляется системой автоматически. Счета-фактуры по авансовым выплатам автоматически формируются самой системой в момент формирования книги продаж.

Документ «Счет-фактура» не имеет средств редактирования спецификации, кроме установки значения ставки НДС.

Документы «Счет-фактура» хранятся в специальном журнале выдаваемых счетов-фактур. Можно редактировать их в этом журнале, однако не прямо, изменяя реквизиты вызванного из журнала документа, а следующим косвенным образом. Нужно из формы счета-фактуры с помощью кнопки «Основание» вызвать окно «Задание основания документа». Из него по кнопке «…» документа-основания вызвать форму документа-основания. Произвести в ней требуемое редактирование. Вернуться в счет-фактуру с сохранением сделанных изменений («ОК» или «Закрыть» и «Да» в ответ на вопрос о сохранении изменений). Нажать в форме счета-фактуры кнопку «Заполнить» для отображения произведенных изменений в счете-фактуре.

Если отредактировать документ, являющийся основанием счета-фактуры, то при проведении отредактированного документа программа спросит, внести ли соответствующие изменения в счет-фактуру.

Счет-фактуру можно переоформить в соответствии со сделанными изменениями, нажав кнопку «Да» в окне этого запроса. С той же целью можно впоследствии, после изменений в документе-основании, нажать кнопку «Заполнить» в форме самого счета-фактуры.

Документы «Счет-фактура» хранятся в специальном журнале выдаваемых счетов-фактур. Но их нельзя редактировать в этом журнале, прямо изменяя реквизиты вызванного из журнала документа.

Можно сказать о том, что с помощью всех вышеперечисленных документов, возможно создать любые виды отчетов, которые может выдавать данная версия программы (рисунок — 5, 6).

Рисунок — 5 Выбор отчета.

Рисунок — 6 Виды отчетов.

Для анализа остатков и движений средств в системе «1С: Торговля и склад» используются регистры.

Регистр представляет собой многомерную систему хранения остатков или оборотов. Каждый регистр на этапе конфигурации описывается набором измерений и ресурсов.

Под измерением понимается набор значений, которые детализируют движения средств, и в разрезе которых хранятся остатки; под ресурсом — числовая величина, которая является количественным или суммовым значением, отражающим размер движения (остатка). Например, для складского запаса товаров может быть создан регистр «Товарный запас» с двумя измерениями — «Товар» и «Склад» и одним ресурсом — «Количество». В этом случае система будет поддерживать остатки товаров в разрезе складов в количественном выражении.

Изменение остатков и оборотов по регистрам производится движениями регистров. Движения регистров записываются документами в момент проведения и имеют четко определенное место на оси времени, определяемое датой и временем документа. Каждый документ может порождать неограниченное количество движений по регистрам любых видов. Движения, записанные документом, принадлежат ему и будут автоматически удаляться или изменяться при удалении или перепроведении документа.

Для работы в реальном времени система поддерживает точку актуальности итогов. Она может быть установлена принудительно, но ее могут изменять проводимые в потоке документы.

Проводимые в потоке документы получают мгновенный доступ к актуальным итогам по всем регистрам, например, для контроля складских остатков. Хотя, разумеется, существует возможность проведения документа задним числом, с одной стороны, и получения итогов на любой момент — с другой.

Итоги по регистрам могут быть построены с любым набором разрезов исходя из измерений регистра. Так, в приведенном примере можно построить отчет о движении по товарам в разрезе складов или по складам в разрезе товаров.

Функционирование системы делится на два процесса — конфигурирование (описание модели предметной области средствами системы) и исполнение (обработку данных предметной области).

Результатом конфигурирования является конфигурация, которая представляет собой модель предметной области.

На этапе конфигурирования система оперирует такими универсальными понятиями (объектами), как «Документ», «Журнал документов», «Справочник», «Реквизит», «Регистр» и другие. Совокупность этих понятий и определяет концепцию системы.

На уровне системы определены сами понятия и стандартные операции, но их обработке. Средства конфигурирования позволяют описать структуры информации, входящей в эти объекты, и алгоритмы, описывающие специфику их обработки, для отражения различных особенностей учета.

При конфигурировании максимально используются визуальные средства настройки, а для описания специфических алгоритмов используются языковые (программные) средства.

В процессе конфигурирования формируется структура информационной базы, алгоритмы обработки, формы диалогов и выходных документов. Информационная структура проектируется на уровне предусмотренных в системе типов обрабатываемых объектов предметной области (константы, справочники, документы, регистры, перечисления, журналы расчетов, бухгалтерские счета, операции, проводки и др.).

В процессе исполнения система уже оперирует конкретными понятиями, описанными на этапе конфигурирования (справочниками товаров и организаций, счетами, накладными и т. д.).

При работе пользователя в режиме исполнения конфигурации обработка информации выполняется как штатными средствами системы, так и с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.