Оформление инвентаризации. 
Первичные документы

Постановление Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» содержит формы первичных документов, необходимые для правильного оформления операций с основными средствами.

Учет основных средств ведется на основании следующих первичных документов:

• · Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений);
• · Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений);
• · Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств;
• · Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств;
• · Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств);
• · Инвентарная карточка учета объектов основных средств и др.

Поступление основных средств Поступление основных средств оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств, который составляется и подписывается комиссией, назначаемой руководителем предприятия.

В акте приемки указываются:

• · Характеристика объекта основных средств;
• · Его местонахождение;
• · Год выпуска или постройки;
• · Дата ввода в эксплуатацию;
• · Результаты испытания и т. д.

Одновременная приемка (оприходование) однотипных инструментов, станков, хозяйственного инвентаря и т. п. объектов, имеющих одинаковую стоимость, может оформляться одним актом.

Каждому объекту основных средств, принятому на учет, присваивается инвентарный номер. Он сохраняется в течение всего времени эксплуатации объекта и обозначается на нем (прикрепляется жетон, делается надпись краской и т. д.).

Не допускается присвоение инвентарных номеров списанных объектов основных средств вновь поступившим объектам, так как это может привести к ошибкам в учете.

Акт приемки передается в бухгалтерию, где заводится инвентарная карточка с указанием инвентарного номера объекта и основных данных о нем (первоначальной или восстановительной стоимости, норм амортизационных отчислений, величина износа на момент приемки).

Рассмотрим поподробнее основные документы по учету и инвентаризации основных фондов предприятия.

Акт приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1).

Форма применяется для оформления зачисления в состав основных средств отдельных объектов, для учета ввода их в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с существующим законодательством оформляться в особом порядке, а также для исключения из состава основных средств при передаче другому предприятию (организации).

Акт в одном экземпляре на каждый отдельный объект составляет приемочная комиссия, назначенная распоряжением (приказом) руководителя предприятия (организации). Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т. п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.

Акт приемки-передачи основных средств после его оформления передают в бухгалтерию предприятия.

К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту.

На основании этих документов бухгалтерия делает соответствующие записи в инвентарных карточках (книгах) учета основных средств, после чего техническая документация передается в технический (производственный) или другой отдел предприятия.

Акт утверждает руководитель предприятия (организации). При передаче основных средств другому предприятию акт составляется в двух экземплярах (для предприятия, сдающего и принимающего основные средства).

Во всех формах по учету основных средств нормы амортизации указываются за месяц. Для записи суммы амортизационных отчислений предусмотрены свободные строки.

Накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма № ОС-2).

Форма применяется для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного цеха (отдела, участка) в другой, а также для оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию.

Накладную на внутреннее перемещение основных средств выписывает в двух экземплярах работник отдела (цеха) — сдатчик.

Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передают в бухгалтерию, а бухгалтерия на основании полученной накладной на внутреннее перемещение делает запись в инвентарной карточке (книге) учета основных средств и перекладывает инвентарную карточку в соответствующее место картотеки. На основании второго экземпляра накладной на внутреннее перемещение основных средств сдатчик делает соответствующие отметки в инвентарном списке основных средств (по месту нахождения, эксплуатации) о выбытии объекта.

Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-3).

Форма применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из капитального ремонта, реконструкции и модернизации.

Акт, подписанный работником цеха (отдела), уполномоченным на приемку основных средств, и представителем цеха (предприятия), производившего капитальный ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию предприятия (организации), где делают соответствующие записи в инвентарных кар точках (книгах) учета основных средств о произведенном капитальном ремонте, реконструкции и модернизации. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет стороннее предприятие, акт составляют в двух экземплярах. Второй экземпляр передают предприятию, производившему капитальный ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Акт о ликвидации основных средств (форма № ОС-4).

Форма применяется для оформления выбытия отдельных объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) при полной или частичной их ликвидации. Акт составляет в двух экземплярах комиссия, назначенная руководителем предприятия, стройки, организации.

Первый экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица и служит основанием для сдачи на склад оставшихся в результате ликвидации запчастей, материалов, металлолома и т. п.

Затраты по ликвидации, а также стоимость поступивших материальных ценностей от сноса и разборки зданий, и сооружений, демонтажа оборудования и т. п. отражают в акте по разделу «Расчет результатов ликвидации объекта» .

Акт о ликвидации автотранспортных средств (форма № ОС-4а).

Форма применяется для оформления списания автомобиля грузового или легкового, прицепа или полуприцепа при их ликвидации. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией, назначенной руководителем автохозяйства (предприятия).

Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица и является основанием для сдачи на склад материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате ликвидации.

Затраты по ликвидации, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки автотранспортных средств, отражаются в разделе «Расчет результатов ликвидации автомобиля (прицепа, полуприцепа)» .

Инвентарная карточка учета основных средств (для зданий и сооружений) (форма № ОС-6).

Форма применяется для учета зданий, сооружений, передаточных устройств. Инвентарную карточку ведут в бухгалтерии на каждый объект; заполняют в одном экземпляре на основании акта приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1), техничес кой и другой документации на данный объект. Записи в карточку о законченных работах по достройке, дооборудованию, реконструкции, капитальному ремонту данного объекта делают на основании акта приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-3).

Основанием для отметок о выбытии объектов основных средств при передаче объекта другому предприятию (организации) является акт приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1); при списании объекта основных средств вследствие ветхости или износа — акт о ликвидации основных средств (форма № ОС-4).

В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» записываются только основные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности.

Если качественные и количественные показатели характеристики объекта в результате реконструкции, достройки и дооборудования значительно изменены, то прежнюю инвентарную карточку, по которой учтен данный объект (в случае затруднений отразить в ней все показатели, характеризующие дооборудованный или реконструированный объект в целом), можно заменить новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Инвентарная карточка учета основных средств (для машин, оборудования, инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря) (форма № ОС-7).

Форма применяется для учета рабочих и силовых машин, и оборудования, автоматических линий, транспортных средств, измерительных приборов и регулирующих устройств, лабора торного оборудования, производственного и хозяйственного инвентаря, и других объектов основных средств. Инвентарную карточку ведут в одном экземпляре в бухгалтерии; заполняют на каждый объект основных средств на основании акта приемки.

Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. № ОС-9).

Применяется для группового учета однотипных объектов, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. Краткая характеристика дается в целом по всей группе объектов, учитываемых в карточке.

Опись инвентарных карточек по учету основных средств (ф. № ОС-10). Опись ведется в разрезе классификационных групп (видов) основных средств.

Инвентарная книга учета основных средств (ф. № ОС-11).

Применяется на предприятиях с небольшим количеством инвентарных объектов. Записи в книге ведутся по классификационным группам (видам) основных средств и месту их нахождения.

Карточка учета движения основных средств (ф. № ОС-12).

Применяется при ручной обработке документов. Заполняется она на основании инвентарных карточек (книг) соответствующих групп (видов) основных средств. На основе итоговых данных заполняются отчетные формы по движению основных средств.

Инвентарный список основных средств (по месту их нахождения, эксплуатации) (форма № ОС-13).

Форма применяется в местах нахождения (эксплуатации) объектов основных средств для пообъектного учета по материально ответственным лицам.

Данные пообъектного учета основных средств по местам их нахождения (эксплуатации) должны быть тождественны записям в инвентарных карточках (книгах) учета основных средств, ведущихся в главной (центральной) бухгалтерии.

Итоги инвентаризации оформляются инвентаризационной описью основных средств и сличительной ведомостью результатов инвентаризации основных средств. Указывается основание для проведения инвентаризации (приказ, постановление, распоряжение); порядковый номер документа; начало и окончание инвентаризации. В инвентарной описи указываются фактические данные и данные бухгалтерского учета. В сличительной ведомости указываются только те объекты, по которым имеются расхождения. Оба документа подписываются членами инвентаризационной комиссии, материально-ответственными лицами и бухгалтером, который проводил подсчеты.

Если говорить о современных предприятиях и о том, как ведется учет на этих предприятиях, то нужно заметить, что большинство выше перечисленных форм компьютеризированы.