Использование стилей оформления при форматировании документа

Понятие стилей документа

Грамотное оформление документа подразумевает оформление его с использованием стилей. Понятие стиля включает в себя совокупность параметров оформления текста — абзацев, шрифта, обрамления и т. д. Форматируя абзац каким-либо стилем, можно за один шаг (одно действие) применить к этому тексту целую группу заданных ранее форматов оформления всех его элементов. Стили помогают обеспечить согласующееся форматирование и позволяют без ручного переформатирования текста быстро обновить внешний вид документа.

В программе Word for Windows имеется стандартный набор стилей, с помощью которых можно отформатировать как простые абзацы, так и заголовки, подписи под рисунками, элементы оглавления и т. д. По умолчанию при наборе текста Word применяет стиль Обычный (англ. Normal). При создании таких элементов текста, как заголовки, сноски и таблицы, можно также применить один из стандартных стилей, доступных во всех документах Word, например любой из стилей заголовка. Стили можно использовать в их стандартной форме, т. е. такими, как они есть, можно изменять любые компоненты стандартных стилей или создавать собственные стили.

Текстовый процессор Word поставляется с предварительно отформатированными моделями документов, или шаблонами, которые помогают при создании документов обычных типов. Когда создается новый документ, то в него из шаблона, на котором он базируется, копируются и все базовые стили.

Применение стандартных стилей

Для того чтобы отформатировать фрагмент текста каким-либо стилем, надо выделить его или поставить курсор в абзац, если он будет переформатироваться только один, и выбрать из группы Стили на вкладке Главная необходимый стиль. После этого абзац, в котором находится курсор, или группа выделенных абзацев переформатируются, подчиняясь параметрам выбранного стиля.

Назначить стиль какому-либо абзацу можно, использую панель Стилей (она появляется при щелчке на кнопке категории Стили на вкладке Главная). Список доступных стилей можно расширять или изменять. Для этого необходимо щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой Изменить стили и выбрать нужный набор стилей. Можно также открыть панель инструментов Стили, щелкнув по кнопке группы Стили, и выбрать нужный стиль из этого списка.

Редактирование стилей

Программа Word for Windows позволяет не только создавать, но и редактировать собственные и стандартные стили. При этом необходимо помнить, что имена стандартных стилей изменять нельзя.

Для редактирования стилей в новой версии программы есть несколько методов. Самый простой — это указать на имя подлежащего редактированию стиля в списке стилей панели инструментов, далее щелкнуть по стрелке выпадающего списка справа и выбрать команду Изменить, после чего в открывшемся диалоговом окне щелкнуть, но кнопке Формат и, выбрав нужные параметры, изменить их. Обратите внимание, что изменение в стиле можно сохранить только для этого документа или для вновь создаваемых документов, основанных на прикрепленном к документу шаблоне.

Создание собственных стилей

При редактировании документа может понадобиться создание собственных стилей оформления. Создать собственный стиль можно, щелкнув по кнопке Создать стиль на панели Стили. В диалоговом окне Создание стиля (англ. New Style) необходимо присвоить имя новому стилю, определив при этом базовый стиль (поле Основан на стиле, англ. Based On) и стиль абзаца, который будет создан после нажатия клавиши Enter в процессе набора текста (поле Стиль следующего абзаца, англ. Style for Following Paragraph).

В диалоговом окне Создать стиль нажимается кнопка Формат (англ. Format), затем последовательно выбираются параметры форматирования стиля (Шрифт, англ. Font, Абзац, англ. Paragraph; Граница, англ. Border, Табуляция, англ. Tabs и т. д.) и определяются их значения.

Для того чтобы созданный стиль был доступен для всех документов, базирующихся на текущем шаблоне, необходимо выбрать переключатель В новых документах, использующих этот шаблон. Завершение процесса создания стиля происходит при нажатии кнопки ОК в диалоговом меню Создание стиля. Обратите внимание, что после завершения создания стиля абзац, в котором стоял курсор, переформатируется созданным стилем.

Если в параметрах настройки программы (раздел меню Файл — Параметры — Дополнительно — Сохранение) выбран переключатель Запрос на сохранение шаблона Обычный, то для сохранения изменений стиля в шаблоне необходимо ответить утвердительно на запрос системы о сохранении изменений в шаблоне.

Создать новый стиль можно на примере уже оформленного абзаца. Для этого необходимо выделить абзац, оформление которого предполагается сохранить как новый самостоятельный стиль. В категории Стили вкладки Главная выберите строку Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль. В открывшемся диалоговом окне введите имя нового стиля. При необходимости введите созданный таким методом стиль в шаблон, используя команду Стиль — Изменить, установив переключатель В новых документах, использующих этот шаблон.

Переименование, копирование и перенос стилей

В процессе редактирования документа может возникнуть необходимость переименования созданных пользователем стилей. Для этого на панели инструментов Стили нажимается кнопка Управление стилями. В открывшемся диалоговом окне необходимо щелкнуть по кнопке Импорт / Экспорт и в открывшемся диалоговом окне Организатор можно копировать, удалять и переименовывать стили документа.

В режиме просмотра документа «Черновик» можно отобразить имена стилей в специальной области стилей. Для этого в разделе меню Файл — Параметры в категории Дополнительно, группа Экран выбирается команда Ширина полосы стилей в режимах черновика и структура и задастся ширина области стилей (1,8 см).

Программа различает стили абзаца и символа, при создании стиля можно указать, что создаваемый стиль будет стилем символа, а не абзаца, и применять его для форматирования отдельных символов. В программе есть возможность обеспечить согласующееся форматирование, используя для смыслового выделения отдельных слов или фраз стили символов. Можно использовать команду Тема из вкладки Разметка страницы, чтобы посмотреть, как использование другой темы изменит вид документа.

Для справки

При работе со стилевым оформлением абзацев важно соблюдать определенные правила.

• 1. Не следует применять форматирование абзацев через разделы меню Формат — Шрифт и Формат — Абзац, если абзацу уже назначен определенный стиль. В противном случае программа будет считать, что ручное форматирование приоритетнее, чем стилевое, и в дальнейшем при изменении стиля переформатированные вручную фрагменты останутся без изменения.
• 2. Если в процессе работы к отформатированному стилями фрагменту применялось ручное форматирование, а затем возникла необходимость опять восстановить стандартное форматирование стилями, нужно переопределить еще раз этот стиль. Обратите внимание, что для Word 2003 в этом случае выполняются следующие действия:
  • • выделяется фрагмент;
  • • назначается фрагменту тот же самый стиль;
  • • на вопрос программы Переопределение стиля выбирается вариант ответа Переопределить — Формат выделенного фрагмента, используя данный стиль.