Организация инвентарного учета основных средств в местах хранения и в бухгалтерии

Единицей учета основных средств на УП «Вэллис» является отдельный инвентарный объект, под которым понимают законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями и принадлежностями, выполняющих вместе одну функцию.

Каждому инвентарному объекту присваивают определенный инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время его нахождения в эксплуатации, запасе или консервации. Инвентарный номер прикрепляют или обозначают краской на учитываемом предмете и обязательно указывают в документах, связанных с движением основных средств.

По сложным инвентарным объектам, т. е. включающим те или иные приспособления, обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, как правило, на каждом элементе обозначают тот же номер, что и на основном, объединяющем их объекте.

На основании первичных документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств — формы ОС-6 (приложение). В ней отражаются наименование объектов основных средств, все основные реквизиты, характеризующие объект, норма амортизационных отчислений, рассчитанная по каждому объекту исходя из предполагаемого срока службы объекта, а также присвоенный объекту инвентарный номер.

Путем ведения инвентарных карточек осуществляется аналитический учет основных средств. Карточки хранятся по классификационным группам. В качестве замечания можно добавить, что если бы УП «Вэллис» хранение инвентарных карточек осуществляло бы по местонахождению основных средств внутри каждой группы, это бы позволяло легко установить наличие основных средств по каждой группе и месту нахождения. Это значительно облегчило бы проведение инвентаризаций, позволило бы проводить проверки фактического наличия по подразделениям неоднократно в течение финансового года, а не только в целом по предприятию — раз в год. Эта мера значительно повысила бы контрольные функции учета по данному участку.

Для учета движения основных средств в течение одного финансового года на УП «Вэллис» по классификационным группам используется «Карточка учета движения основных средств» форма № ОС-12 (приложение 9). Карточка открывается на каждую классификационную группу основных средств. В данной карточке отражены: отчетные периоды, наличие средств на начало отчетной даты, поступление и выбытие в отчетном периоде, амортизация и затраты на ремонт каждого средства.

Для по объектного учета основных средств в местах их нахождения и по материально ответственным лицам в УП «Вэллис» используется «Инвентарный список основных средств» формы № ОС-13 (приложение 10). Данный документ составляется на рассматриваемом предприятии в связи с большим количеством объектов основных средств, мест их расположения и материально-ответственных лиц.

Инвентарные списки составляются в двух экземплярах, в них указываются классификационные группы, дата, номер инвентарной карты, инвентарный номер объекта, полное его наименование, краткая характеристика объекта, первоначальная стоимость, отметка о выбытии основных и др. Первый экземпляр инвентарного списка с распиской материально-ответственного лица хранится в бухгалтерии, второй — у материально-ответственного лица.

Рассмотрим приведенную в приложении 7 инвентарную карточку формы ОС-6, на поступивший на предприятие компьютер Celeron-633. В данной карточке отражается инвентарный номер, присвоенный объекту, его первоначальная стоимость, номер и дата акта, по которому данный объект поступил на предприятие. Инвентарная карточка включает в себя также информацию о нормах амортизационных отчислений, рассчитанных исходя из предполагаемого срока службы объекта, источнике приобретения основного средства, а в разделе «краткая индивидуальная характеристика объекта» указываются наименования конструктивных элементов и других признаков, характеризующих объект. Инвентарные карточки на УП «Вэллис» составляются в одном экземпляре по каждому инвентарному объекту и хранятся в бухгалтерии предприятия.

В свою очередь все инвентарные карточки, в целях обеспечения контроля за их сохранностью, в УП «Вэллис» регистрируются в «Описи инвентарных карточек по учету основных средств» (приложение 8). УП «Вэллис» ведет опись, так как имеет большое количество инвентарных объектов основных средств и не может вести их в инвентарной книге. «Опись инвентарных карточек по учету основных средств» на предприятии составляется в одном экземпляре, в ней отражены данные из карточек, коротко характеризующие объект основных средств, номера инвентарных карточек, а также делаются отметки о выбытии. На предприятии опись ведется, как и инвентарные карточки, в разрезе классификационных групп.