Единая система электронного документооборота

Электронный документооборот — это первый опыт по внедрению электронного управления. Электронный документооборот позволит открыть оперативный доступ к информации, необходимой для принятия управленческих решений государственными органами, а также сократить почтовые расходы по пересылке и время доставки документов адресату.

Электронный документ — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции, данной системы.

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

За 2005;2007 в Республике Казахстан была создана и внедрена в центральных государственных органах система единой системы электронного документооборота государственных органов (ЕСЭДО), позволившая упорядочить документарную информацию, структурировать существующие бизнес-процессы и повысить уровень исполнительской дисциплины.

Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан предназначена для автоматизации технологических процессов по подготовке, регистрации, структурировании, хранении, архивации, поиска и обработке документов, контролю их исполнения, авторизации доступа к ним, выпуску и рассылке документов.

Целями создания проекта ЕСЭДО являются повышение эффективности и прозрачности процессов делопроизводства государственных органов, а также повышение эффективности государственного управления в целом за счет перевода государственных органов на использование безбумажных технологий делопроизводства электронного документооборота, механизмов коллективного использования документов.

Результатами реализации ЕСЭДО должны стать: построенная единая система юридически значимого оперативного электронного документооборота государственного масштаба с применением электронной цифровой подписи; четкая структуризация процессов делопроизводства в государственных органах, приведение их к единому порядку; оптимизация работы государственных служащих путем организации бесперебойного и эффективного доступа к документам, автоматизации рутинных операций по отслеживанию и поиску необходимой информации, формированию отчетов документооборота; создание механизма диалога гражданина и органов государственной власти посредством веб-портала «электронного правительства», ЕСЭДО и Национального удостоверяющего центра.

На сегодня 7 000 госслужащих работают в системе, 65 центральных госорганизаций используют электронный документооборот.

О результатах внедрения ЕСЭДО, по словам заместителя председателя правления АО «Национальные информационные технологии» Азиза Копбосынова, говорят такие цифры: если в 2006 году госорганами сформировано и направлено около 7 000 документов, то в 2007 количество документов достигло 36 574, а за первое полугодие этого года — 61 937 документов.