Сравнительная характеристика суэдо, созданных с помощью case-средств

Основные понятия о системах электронного документооборота

В Законе Украины «Об электронных документах и электронном документообороте ст. 5. дано такое определение термина «электронный документ» — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа [1]. Электронный документооборот — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и при необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

Но использование электронного документооборота в государственных учреждениях было бы невозможным, если не была определена юридическая сила электронного документа. Эта сила электронному документу предоставляется с помощью электронной подписи. Заслуга в этом в принятом Законе Украины «Об электронных документах и?? электронном документообороте», в котором (согласно ст.6) определяется, что электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора или лица, подписавшего документ.

Момент, с которого электронный документ приобретает юридическую силу определен в Законе Украины «Об электронной цифровой подписи» (п. 2 ст.6) — «…наложением электронной подписи завершается создание электронного документа». То есть юридическая сила устанавливается с момента наложения электронной подписи.

Под системой электронного документооборота (СУЭДО), в узком смысле, понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль над ними, отправки сообщений и т. п.

В более широком смысле под системой понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающий в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. [2].

Определим основные требования к системам электронного документооборота:

• 1. Масштабируемость — желательно, чтобы система могла поддерживать любое количество пользователей с способность системы наращивать мощность определялась только мощностью соответствующего программного обеспечения.
• 2. Распределенность — архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок для работы с документами в территориально-распределенных организациях.
• 3. Модульность — система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, на случай, если пользователю системы не нужно сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, или спектр задач организации уже, чем весь спектр задач документооборота.
• 4. Открытость — система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами [3].

Электронный документооборот позволяет создать в организации единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы.