Правила заполнения расчетно-платежных документов

Расчётно-платёжная ведомость Т-49 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) — это форма первичной учетной документации по труду и оплате труда. Этот документ предназначен для расчётов и выплат заработной платы сотрудникам той или иной организации. Данный документ составляется по форме № Т-49 и в случае оформления ведомости по вышеуказанной форме, другие платёжные и расчётные документы по формам № Т-53 и Т-51 не составляются.

Компания вправе самостоятельно выбрать, какую именно форму ведомости ей применять.

Начисление зарплаты в данном документе производится, основываясь на данных, которые получены из первичных документов по отработанному времени, учёту выработки и других. При этом на сотрудников, которые получают заработную плату перечислением на банковские карты, составляются только расчётные ведомости, расчётно-платёжная и платёжная составления в таком случае не требуют.

Расчётно-платёжная ведомость составляется в бухгалтерии, после чего этот документ передаётся кассиру для проверки правильности его оформления. В случае неправильного оформления ведомости, документ возвращается в бухгалтерию, в случае правильного оформления кассир может выдавать сотрудникам предприятия их заработную плату.

В графе «Наименование организации» прописывается название предприятия, сокращённое или полное, как оно предусмотрено в уставных документах.

В случае структурного подразделения, в котором расчёт заработной платы производится отдельно, необходимо указать его наименование. Если таковое отсутствует, в нужной строке ставится прочерк.

Также указывается код Общероссийского классификатора предприятий и организаций, который принадлежит организации, в строке «Код по ОКПО» .

В строку «В кассу для оплаты в срок» вписывается временной период, в течение которого происходит выплата денежных средств. Этот период, согласно новым правилам, составляет не более пяти дней (Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнота­ми и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).

В графу «Начислено» вписываются суммы по видам оплат из зарплатного фонда, а также другие доходы работника в виде материальных и социальных выплат и благ. Здесь же производится расчёт всех удержаний из зарплаты сотрудника и определяется вся сумма, подлежащая выплате. На каждого работника в ведомости отводится по одной строке.

В случае, если сотрудник не получает выплаты, ставится отметка «депонировано» .

В строку «Сумма» прописывается с заглавной буквы, и затем и цифрами сумма, подлежащая выплате. В таком же порядке прописывается и депонированная сумма.

На выданную сумму заработной платы необходимо составить расхо­дный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставля­ются в конце платежной ведомости.

В графе «Отчётный период» указывается дата, как правило, с первого по последнее число соответствующего месяца.

В расчётно-платёжной ведомости ставятся подписи сотрудников, которые получили денежные средства, кассиров, бухгалтеров и руководства организации. Инициалы последних обязательно пишутся с расшифровкой.

Далее заполняется табличная часть, в которой прописываются количество рабочих в штате предприятия; список сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры; сведения из личных карточек работников; сведения из формы № Т-13 (учёт рабочего времени). Также сюда вписываются (в случае надобности) оплата командировки, пособие по временной нетрудоспособности и оплата очередного отпуска.

Далее в графе «Удержано и зачтено» прописываются удержанные из зарплаты работника суммы.

В случае необходимости заполняются строки «Налог на доход», «Аванс» и другие удержания, например, погашения займов и другие.

Итоговая сумма проставляется в нижней строке под каждой графой.