Особенности проектирования форм документов результатной информации

В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

• * полнота информации, т. е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;
• * количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);
• * своевременность предоставления информации управленческому персоналу;
• * достоверность предоставляемой информации;

• * хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);
• * отсутствие показателей, рассчитываемых вручную. Можно выделить следующие принципы построения результатных документов (рис. 5.4):
• * выделение трех зон в документе;
• * разделение реквизитов на однозначные, т. е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;
• * выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;
• * выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований — к результатным, а среди результатных — размещение их в порядке возрастания старшинства итога);
• * если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности.

• 1. Определение полного реквизитного состава документа.
• 2. Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований — на первичные и результативные, а результатных оснований — по степеням итогов.
• 3. Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа).
• 4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.
• 5. Подсчет длины строки в табличной зоне (L_док) с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф по формуле:

L_док = L₁+ L₂+ L₃+…+ L_i +…+ L_n+k*d.

где, Lj — длина i-го реквизита (i = 1 — n);

k — число колонок в таблице;

dчисло пробелов между колонками.

Если длина строки документа, т. е. его ширина, больше ширины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов:

• * вынос итоговых колонок в итоговые строки;
• * перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в правой части первой зоны специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).