Автоматизация рабочего процесса на примере оформления и регистрации командировочного удостоверения

Очень часто люди выполняют однообразную, рутинную работу, не пытаясь предпринять попыток для автоматизации отдельных повторяющихся операций. Важно определить — насколько возможна автоматизации этих процессов (см. рис. 1).

Рис. 1. Определение проблемы и путь ее устранения

Известно, что делопроизводство занимает довольно много рабочего времени, несмотря на его однообразие. В качестве примера рассмотрим рабочее место и работу специалиста отдела кадров относительно большой организации, который оформляет командировочные удостоверения нескольким десяткам человек в день.

Рабочее место этого специалиста соответствует описанному выше — рабочий стол, заваленный различными бумагами и компьютер, к которому обращаются относительно редко. Даже если бы его не было, то это практически никак не повлияло бы на работу этого специалиста.

Как обычно оформлялась командировка? После поступления приказа на командировку работа сводилась к заполнению от руки командировочных удостоверений, в которые вносились:

• o фамилия имя отчество;
• o должность и, возможно, наименование организации;
• o место и предприятие командировки;
• o срок командировки;
• o цель командировки;
• o дата и номер приказа;
• o паспортные данные;
• o номер и дата командировки;
• o дата выбытия.

Здесь следует добавить, что в некоторых случаях, специалист заполнял форму документа не от руки, а на компьютере, вводя данные непосредственно в саму форму документа. К сожалению это встречается довольно часто и несмотря на использование компьютера, такая работа требует еще больше времени, чем заполнение такого документа от руки (рис. 2).

Перед заполнением удостоверения производится поиск паспортных данных командируемого. После оформления удостоверений все эти данные нужно внести в бумажный журнал регистрации. То есть, проделать ту же самую работу по заполнению удостоверения еще раз, но уже заполняя журнал. Если даже кто-то ездит в командировки постоянно, то время заполнения его командировочного удостоверения в последующем не уменьшается, несмотря на то, что известны и уже неоднократно записывались его:

• · фамилия имя отчество;
• · должность и, возможно, наименование организации;
• · паспортные данные.

Естественно, выполняя эту работу в течение многих часов изо дня в день, человек устает, работа ему не нравится. Его оплата труда ложится на себестоимость продукции. В последующем много времени тратится на формирование отчетов: кто, из какого подразделения и куда ездил и т. д. И на каждом этапе выполнения этой работы возможно возникновение ошибки. По всей вероятности, такая постановка вполне устраивает руководство и самого специалиста.