Обоснование выбора СУБД

Microsoft Access 2003 — это интерактивная реляционная СУБД для Windows. Это программа, которую можно использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые установил пользователь. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток.

Прежде чем приступить к реализации спроектированной системы, создется ее прототип, обычно включающий лишь реализацию интерфейса и базовых функций системы.

Информация в БД должна быть:

• — Не противоречивой;
• — Не избыточной;
• — Целостной.

База данных — это набор данных, который связан с определенной темой или назначением. При создании базы данных в MS-Access 2003, пользователь создает 1 файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляторы, отчеты и другие объекты, которые помогают использовать информацию в базе данных.

Созданную базу данных можно наполнить объектами разного рода и выполнять операции с ними.

Какого бы типа не были ваши данные, вам придется хранить их в одной или нескольких таблицах. Таким образом, первым шагом в построении базы данных будет создание таблиц.

Таблица — это набор записей (строк таблицы), состоящих из отдельных полей (колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных.

Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. На базе таблиц составляются запросы и отчеты.

Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и т. п. Часто, однако, возникает необходимость работы с отдельными записями базы. В этом случае присутствие на экране других записей (как это имеет место в режиме заполнения) только мешает и отвлекает. Работа с отдельными записями посредством форм позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации.

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению. Форма позволяет упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Форма позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.

При проектировании формы в нее можно вставить упрощающие элементы (командные кнопки, списки, иллюстрации и прочее).

Запрос можно представить себе как точку зрения на данные, включенные в таблицу. Запросы служат для выбора и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т. е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения конкретной задачи. Запросы создаются при помощи конструктора или при помощи мастера.

Отчет — это информация, которую вы оформили в соответствии с вашими требованиями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую вы можете использовать и распространять. Вы можете спроектировать отчеты, которые представят информацию в том виде, в котором вы пожелаете. Вы можете использовать множество различных элементов проектирования, такие как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания вашего отчета. От вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.

MS-Access 2003 обеспечивает несколько способов получения информации из вашей базы данных — используя запрос, форму или отчет. Вы можете выбрать тот метод, который наиболее подходит решению вашей задачи.

Перед тем как создать отчет, подумайте о том, откуда ваш отчет будет извлекать данные. Если все данные из одной таблицы, то ваш отчет будет основываться на одной таблице. Если же вам необходимы данные более чем из одной таблицы, то ваш отчет должен основываться на запросе.

Макросом называют набор из одной и более команд, выполняющих определенные, часто используемые операции, например, открытие форм или печать отчетов.

Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых действий. Если записать эти действия в виде макроса, то они будут выполняться автоматически при запуске макроса. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет или выведет на экран форму. е, включенные в таблицу. пки, списки, иллюстрации и прочее).ации персона.