Таблицы. 
Связывание таблиц на схеме данных

Основным объектом хранения данных являются таблицы.

Структура связей между таблицами называется схемой данных. Схема данных используется Access в процессе работы с базой данных. При любой обработке данных из нескольких таблиц нет необходимости сообщать системе о наличии той или иной связи, так как однажды заданные связи между таблицами используются автоматически.

Создание схемы данных обеспечивает целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

Целостность понимается как правильность (непротиворечивость) данных в любой момент времени. Поддержание целостности БД может рассматриваться как защита данных от неверных изменений или разрушений. Если для выбранной записи обеспечивается поддержание целостности, можно задать режим каскадного обновления и удаления связанных записей.

Для создания схемы данных необходимо выбрать вкладку Работа с базами данных, где выбрать команду Схема данных. В версии 2003 года выполнить команду Сервис/Схема данных.

В открывшемся диалоговом окне добавить таблицы в окно схемы данных. Для создания связи между двумя таблицами нужно протянуть мышью от поля одной таблицы к полю другой таблицы и в открывшемся диалоговом окне установить обеспечение целостности данных при помощи соответствующих флажков. В случае совпадения имен и типов полей у нескольких таблиц схемы данных и добавления в схему всех нужных таблиц, Access образует связи автоматически. Если образованные связи не устраивают пользователя, то их можно изменить.

Для изменения или удаления имеющихся связей достаточно в схеме данных подвести указатель мыши к нужной связи, выделить ее щелчком и нажать правую кнопку мыши. Появится контекстное меню, состоящее из двух пунктов, предлагающих соответственно изменить или удалить связь. При выборе первого пункта появится окно, показанное на рис. Удалить связь можно также, выделив ее мышью, а затем нажав клавишу Del.

Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-к-многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связи нужно определить, какая таблица является главной, а какая — подчиненной.

Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требуют неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.

Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу. Удаление таблицы из схемы данных не означает удаление ее из базы данных, просто она не присутствует в схеме.

Дополнительные возможности при работе с таблицами.

Сортировка данных в таблице

Данные, находящиеся в таблице, можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Для этого нужно поместить курсор мыши в любую ячейку столбца, значения которого будут отсортированы и нажать на ленте кнопку:

— для сортировки в возрастающем порядке.

— для сортировки в убывающем порядке.

Поиск и замена данных

Access позволяет находить данные в таблице по заданному критерию, а также производить поиск и замену. Для выполнения поиска нажмите кнопку на ленте. В диалоговом окне введите необходимую информацию.

Применение фильтра

Записи в таблице можно отфильтровать, т. е. выбрать из записей только те, которые будут удовлетворять заданным условиям. С помощью фильтра можно отбирать для отображения в таблице только записи, которые отвечают определенным критериям. Для установки фильтров в Access 2007 существует несколько способов.

1. Фильтр по выделенному значению. Этот способ позволяет отбирать записи, которые являются равными, большими или меньшими определенного значения выбранного поля. Фильтр по выделенному значению устанавливается следующим образом.

Найдите в таблице хотя бы одну запись с нужным значением поля. Это проще всего сделать с помощью строки поиска в нижней части таблицы.

Щелкните правой кнопкой мыши на значении найденного поля и выберите одну из команд фильтрации — в таблице останутся только записи, отвечающие условию фильтра, все остальные будут скрыты. Для отмены действия фильтра и отображения скрытых записей в группе Сортировка и фильтр вкладки Главная нажмите кнопку Применить фильтр. Первое нажатие данной кнопки выключает фильтр, второе — включает снова.

Фильтр по условию. Этот способ подходит для отбора данных, которые больше или меньше заданного значения.

Рисунок 15.

Для создания сложных фильтров следует использовать расширенный фильтр.

СУБД Access позволяет работать с объектами БД, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа, макросы и модули.