Проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам

Особое внимание уделяется проверке правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам.

Так, в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

Приступая к проверке, ревизор должен знать, что срок командировки работников определяется нанимателем, а направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя, но не более чем на десять дней.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении.

Днем окончания командировки считается день фактического возращения командированного работника, т. е день прихода поезда, автобуса, прибытия самолета или другого транспортного средства, на котором работник прибыл.

В соответствии со статьей 95 Трудового кодекса Республики Беларусь при служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:

• — по проезду к месту служебной командировки и обратно;
• — по найму жилого помещения;
• — за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
• — иные производимые работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

При проверке возмещения расходов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь надо руководствоваться нормами возмещения расходов при служебных командировках, установленными Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 № 197. При этом ревизор должен знать, что расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) возмещаются в размере стоимости представленных подлинных документов, подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

Если командированный работник не представляет подтверждающих документов по найму жилого помещения, они возмещаются в размерах устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.

За проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов работникам возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.

При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового — 30 процентов установленной нормы.

Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Если во время нахождения в командировке работник заболел и временно потерял трудоспособность, то ревизор должен помнить, что расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда работник находится на стационарном лечении) возмещаются ему на общих основаниях. Работнику выплачиваются также суточные за все время, в течение которого он не имел возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, в пределах сумм причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Если командированный работник использовал свои выходные дни в месте командировки до начала или после ее окончания, то оплата проезда ему производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Равным образом не подлежат выплате суточные, если работник использует государственные праздники, праздничные дни в месте командировки после ее окончания.

Согласно имеющимся документам произведем проверку правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке в пределах Республики Беларусь.

Так, направление работника в командировку осуществлялось на основании приказа председателя концерна «Белгоспищепром» от 04.11.2010 года № 452- К с выдачей командировочного удостоверения. Согласно данному приказу — срок командировки составляет 2 дня, с 05.11.2010 по 06.11.2010 г. В командировочном удостоверении имеются все необходимые отметки, заверенные печатью организаций, в которые работник направлялся, а также подписью уполномоченного должностного лица. По возвращении из служебной командировки (06.11.2010 г.) работник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет 08.11.2010 г. Таким образом, срок предоставления авансового отчета не был нарушен. Согласно представленным документам работнику возмещались следующие расходы:

• — суточные — 30 000 руб. (2 дн.*15 000);
• — за проживание — 4500 руб.

Итого: 30 000+4500 = 34 500 руб.

Согласно Постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 г. № 197 установлен следующий размер возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

• — суточные — 15 000 рублей за каждый день командировки;
• — по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов — 4500 рублей.

При этом произведены следующие бухгалтерские записи:

Д-т 26 К-т 71 34 500 руб.

По результатам проверки следует отметить, что отклонений по данным концерна «Белгоспищепром» не обнаружено.

В процессе хозяйственной деятельности организации периодически возникает необходимость направить сотрудника в другой город, страну.

Прежде всего, ревизор должен установить законность и целесообразность таких командировок.

При проверке возмещения расходов по служебным командировкам за пределы Республики Беларусь ревизор должен руководствоваться Инструкцией о порядке и условиях представления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты от 30.07.2010 № 115. При этом следует помнить, что командированному работнику возмещаются расходы по проезду до места командирования и обратно воздушным, водным и железнодорожным транспортом по тарифу 2-го класса. На самолетах этому тарифу соответствует экономический, на суднах — туристический класс, на железнодорожном транспорте — купейные вагоны.

Также возмещаются расходы по проезду автомобильным пассажирским транспортом общего пользования регулярного международного сообщения (кроме такси), расходы по проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме случаев, если работнику предоставляются бесплатные средства перемещения).

Проверяющий должен знать, что командированному работнику возмещаются расходы по провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) без ограничения по весу багажа.

Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных Министерством финансов Республики Беларусь при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале. Также следует обратить внимание, что в соответствии с действующим законодательством стоимость завтрака, включенного в счет за наем жилого помещения, возмещается в пределах норм расходов по найму жилого помещения. Ранее суммы за питание, включенные в счета за наем помещения, оплачивались за счет суточных и возмещению не подлежали.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства — участники Содружества Независимых Государств оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования.

При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных Министерством финансов Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки.

Согласно Постановлению Министерства труда и социальной защиты от 19.10.2010 № 148, возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь, либо после дня прибытия в Республику Беларусь, суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

День пересечения государственной границы Республики Беларусь определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении за границу в командировку в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в порядке, законодательством Республики Беларусь.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов, а при выплате иностранной валюты на личные расходы — 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, — в размере 70 процентов, двухразовым — в размере 30 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Ревизор также должен знать, что в настоящее время уменьшена продолжительность временной остановки командированного за границу работника в пути следования, при которой ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы по найму жилого помещения по нормам, установленным для государства, где произошла временная остановка. Теперь продолжительность такой остановки должна составлять 12 часов и более, ранее — более суток. До 12 часов сокращена продолжительность временной остановки, при которой работнику выплачиваются суточные по нормам страны командирования. При этом расходы по найму жилого помещения не возмещаются.

К иным расходам, которые возмещаются командированному работнику, относятся:

• — комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой и за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки;
• — расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз;
• — расходы страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
• — расходы по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах.

Для получения возмещения не требуется обязательного представления подтверждающих документов в оригинале только для расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз.

В случае отмены служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании подтверждающих документов в оригинале.

Согласно имеющимся документам произведем проверку правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке за пределы Республики Беларусь, а также правильности отражения на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций в следующей таблице.

Таблица 5 — Проверка правильности возмещения командировочных расходов за границу.

По результатам проверки правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке за границу и отражения данной операции на счетах бухгалтерского учета расхождений с данными концерна «Белгоспищепром» не выявлено.

Согласно представленным документам работнику возмещались следующие расходы:

• — суточные — 271 800 руб. (3 дн.*30 $*3020 руб.);
• — по проезду к месту служебной командировки и обратно — 471 310 руб.

Срок командировки — 3 дня. Согласно Постановлению Министерства труда и социальной защиты от 19.10.2010 № 148, возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. Таким образом, возмещение суточных за эти 3 дня производится в иностранной валюте, так как работник был направлен в Москву, то по нормам для этой страны возмещение суточных производится в размере 30 $ за каждый день командирования. Согласно представленным проездным билетам, мы можем узнать время отправления и прибытия поезда. Стоимость проездного билета Минск — Москва — 184 630 руб., а стоимость проездного билета Москва — Минск — 286 680 руб. Таким образом, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно составили 471 310 руб.

При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчет сумм и их списанию.

Источник списания командировочных расходов зависит от цели и задания командировки.

И цель, и задание должны быть обоснованы какой-либо производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета. Поэтому особое внимание ревизор должен уделить проверке правильности отражения произведенных расходов на счетах бухгалтерского учета.

В зависимости от цели служебной командировки, намеченной служебным заданием, для отражения расходов на нее могут быть использованы следующие счета бухгалтерского учета, отраженные в Приложении М .

Таким образом, проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам является важнейшим этапом проверки, так как данный вид хозяйственных операций занимает наиболее значительный удельный вес в общем объеме расчетов с подотчетными лицами. Также данные операции являются более трудоемкими и уязвимыми при совершении каких-либо нарушений, причиной этому может быть часто изменяющееся нормативно-правовое регулирование.

В бухгалтерском учете командировочные расходы по общему правилу отражаются на дату их совершения, что подтверждается первичным учетным документом. В данном случае таким документом является авансовый отчет, к которому прилагаются все подтверждающие расходы документы. В связи с этим дата авансового отчета и будет являться датой отражения расходов в бухгалтерском учете. Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, отражаются на основании документов бухгалтерского и налогового учета, поэтому командировочные расходы для целей налогообложения прибыли также учитываются на дату авансового отчета.