Автоматизированные системы управления в аптеках

Выбор специализированного программного обеспечения

В первую очередь необходимо определиться, что мы будем автоматизировать.

Аптека — это в первую очередь точка, где осуществляются продажи, поэтому многие бизнес-процессы здесь те же, что и в обычном магазине. Перечень задач, подлежащих автоматизации в отдельной (самостоятельной) аптеке, включает в себя:

• · бухгалтерский учет;
• · заказ товара у поставщиков (широкий ассортимент и наличие большого числа поставщиков диктуют необходимость реализации электронного заказа с применением специальных возможностей для сравнения цен разных поставщиков);
• · анализ товародвижения и формирование аналитических отчетов по разным группам товаров;
• · регистрация и учет продаж.

Однако помимо задач, сходных с задачами любой розничной точки (или сети магазинов), в аптечном деле существует немало специфических бизнес-процессов, требующих нестандартного подхода и других (нежели в обычной торговле) алгоритмов решения.

Во-первых, аптечные сети работают с огромным ассортиментом и практически все товары в аптеке имеют сроки годности. Это предъявляет специфические требования к информационной системе, которая должна располагать функционалом для учета сроков годности нескольких тысяч позиций. Еще одной особенностью товарного ассортимента в аптеке является наличие нескольких видов одного и того же препарата: это может быть один медикамент в различных формах выпуска — спрей, гель, мазь и т. д., в различных дозировках, препараты для детей, взрослых и т. д. ИС должна позволять просматривать и выбирать товарные позиции, перемещаясь по каталогу товаров, создавая подгруппы в рамках одной группы товара, и помогать осуществлять оперативный поиск препарата в процессе работы с клиентом.

Во-вторых, в аптеках ведется строгий партионный учет (иногда учет по серийным номерам) в соответствии с требованиями GMP, особенно если есть собственное производство (приготовление лекарств на заказ). Здесь имеется своя специфика: все поступающие партии субстанций, препаратов проходят в аптеках обязательный входной контроль. Все действия, связанные с получением, производством, распределением, в том числе и с контролем, описываются стандартными процедурами. Контроль выполняется в соответствии с фармакопеей. Уникальный номер присваивается каждой партии для того, чтобы можно было на готовый препарат собрать досье серии, где указываются место и дата приобретения всех компонентов (субстанций, вспомогательных веществ), которые входят в готовый препарат согласно спецификации, а также приводятся результаты испытаний этих компонентов, условия производства и ход технологического процесса (сколько, при какой температуре выдерживалась смесь, какие происходили реакции и т. д.). Кроме того, существует такое понятие, как спецификация. Это перечень веществ, входящих в готовый препарат. Обычно здесь указывается, какую влажность и/или какую концентрацию активного вещества в субстанции должны иметь компоненты, из которых готовится ЛС, а следовательно, и информационная система должна иметь функционал для работы с учетом массы, влажности, содержания активного вещества.

В отношении готовых препаратов важность партионного учета также не вызывает сомнения, так как могут возникнуть ситуации, когда необходимо изъять целую партию бракованного товара.

Эксперты называют еще ряд функций, обязательных для аптечной информационной системы: расценка товара в соответствии с правилами регулируемого ценообразования на отдельные группы ЛС, посерийный учет ЛС и отслеживание забракованных серий, наличие функции отпуска по льготным и бесплатным рецептам и персонифицированный учет отпуска данного вида ЛС больным, имеющим право на льготы; отслеживание фальсификатов, контроль за обязательным ассортиментом, специальный учет ряда групп ЛС — сильнодействующие ЛС, группы, А и Б и пр.; организация справочной службы с функцией предоставления информации о наличии товара в любом подразделении аптечной сети в режиме реального времени, взаимодействие автоматизированной системы управления аптекой с внешними справочными системами, работа с банковскими картами; возможность использования подарочных сертификатов, промоакций, торговли «по образцам».

Базовый комплект ПО для аптеки должен обеспечивать электронное взаимодействие с поставщиками (от заказа до приходования накладных), ведение партионного учета, контроль сроков годности и забракованных серий медицинских препаратов, возможность возврата товара поставщику (например, в случаях когда у лекарства, лежащего в аптеке, заканчивается срок годности или обнаруживаются какие-то дефекты) и возврата товара от потребителя (если, скажем, обнаруживается, что данная партия — фальсификат) переоценку товара, межаптечную переброску товара для сетей и аптек с удаленными киосками, розничную реализацию (кассовый модуль), инвентаризацию, выгрузку данных в систему бухгалтерского учета и предоставление оперативной отчетности.

В аптеках с открытой выкладкой могут также применяться системы безопасности (в частности, антикражные устройства) и видеонаблюдения. В крупных торговых сетях уже существует практика интеграции таких систем с ИС (например, с кассовыми системами — для предотвращения или пресечения злоупотреблений персонала и покупателей), но в аптечном деле даже в крупных сетях это пока мало востребовано в связи со вторичностью такой задачи по отношению к автоматизации основных бизнес-процессов.

Ключевыми критериями при выборе ИС являются:

• · стоимость базового комплекта и услуг технической поддержки (что особенно критично для несетевых аптек);
• · возможность своевременных доработок системы под новые требования рынка и пожелания заказчика (пользователя);
• · невысокие требования к оборудованию (сервер, рабочее место директора, рабочее место кассира) — это позволяет избежать дополнительных затрат на закупку нового оборудования и использовать уже имеющиеся в наличии компьютеры;
• · поддержка системой большого спектра периферии (фискальные регистраторы, сканеры штрихкода, дисплеи покупателя, термопринтеры печати штрихкода и т. п.);
• · наличие и доступная цена дополнительных модулей для увеличения функционала базового комплекта (особенно важно для динамично развивающихся аптечных учреждений);
• · для используемой СУБД важны стоимость самой СУБД и дополнительных лицензий на рабочее место, квалификация ИТ-персонала для администрирования;
• · способность взаимодействовать с наиболее распространенными программами бухгалтерского учета.

Иными словами необходимо обратить внимание на следующее: клиент в конечном итоге покупает не программу, а технологию, в которой существенны не только функционал ИС, но и время внедрения, стоимость проекта и совокупная стоимость владения продуктом (TCO, включающая в том числе и стоимость адаптации и сопровождения). [6].