Учет и аудит денежных средств

Расчеты между предприятиями осуществляются в безналичном порядке через банки (государственные, коммерческие), а также наличными через кассу предприятия в пределах установленных в законодательном порядке лимитов. Следует помнить, что Центробанк России с 21.11.2001 Указанием от 14.11.2001 № 1050-У установил предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке 60 тыс. рублей.

ОАО «ЧХЗ», как любое юридическое лицо, само выбирает банк для кредитно-расчетного обслуживания. Кредитные отношения предприятия с банками оформляются кредитными договорами.

На ОАО «ЧХЗ» в банке открыт текущий расчетный счет для хранения денежных средств. Валютного счета и прочих счетов предприятие не имеет.

Организация кассовых операций ОАО «ЧХЗ» для приема, хранения, выдачи денежных средств имеет кассу. Порядок организации кассы и учета наличных денежных средств на предприятиях регламентирован Инструкцией ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 «Порядок ведения кассовых операций в РФ».

Предприятие может иметь в своих кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

На ОАО «ЧХЗ» кассовые операции выполняет кассир, с которым, по приходу на работу заключается договор о материальной ответственности.

Кассир обязуется:

бережно относиться к переданным ему денежным средствам и документам;

принимать меры по предотвращению ущерба и своевременно ставить в известность руководителя о наличии угрожающих сохранности средств и документов обстоятельств;

производить прием и выдачу денежных средств по документам, подписанным руководителем и главным бухгалтером предприятия;

участвовать в инвентаризации кассы;

возместить материальный ущерб, нанесенный предприятию по вине кассира.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и т. п.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. При этом следует помнить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие — списаны в расход.

Инвентаризационная комиссия составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Выявленные излишки наличных денег приходуются с зачислением в доход предприятия, что отражается проводкой:

Дт 50 «Касса».

Kт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы».

В случае выявления недостач они оформляются записью:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Kт 50 «Касса».

Данные суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира), что отражается проводкой:

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциями».

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,.

Оформление операций по кассе

Ежедневно кассир ОАО «ЧХЗ» передает бухгалтеру в качестве своего отчета второй отрывной лист кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными ордерами. Отчет кассира в котором бухгалтером проставлена корреспонденция счетов, служит основанием для заполнения журнала-ордера и ведомости по счету 50 «Касса».

При этом каждый имеющийся отчет кассира формирует строку данного регистра. В конце отчетного месяца подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты по счету 50 «Касса» и, используя начальный остаток средств на начало месяца, вычисляется остаток на конец месяца по данному счету. Данная сумма должна совпадать с суммой по последнему отчету кассира и с суммой фактически имеющихся денег в кассе.

Выдача из кассы денежных документов производится на основании выписываемого бухгалтером требования и оформляется проводкой по кредиту субсчета 50−3.

Денежные суммы, поступившие в кассу, отражаются по дебету счета 50 «Касса» и кредита соответствующих счетов.

Из кассы выдаются суммы, отражаемые по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с соответствующими счетами.

Возможны следующие нарушения при ведении операций по кассе:

Прямое хищение денежных средств (ничем не замаскированное или замаскированное неоформленными документами и расписками). Прямое хищение денежных средств без подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершенные кассиром либо другими лицами, в частности работниками счетного аппарата.

• 1. Неоприходование и присвоение поступившим денежных сумм (из банка, от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам, от различных юридических лиц по доверенности).
• 2. Неоприходование денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случай неоходования в кассу денег, полученных с расчетного счета. Присвоение денежных средств в этом случае вскрывается взаимной проверкой операций кассы и банка. Необходимо сверить в первую очередь корешки выданных чеков с приходными документами по кассе.

Излишнее списание денег по кассе (повторное использование одних и тех же документов, неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах, списание сумм без оснований или по подложным документам, подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний).

Расчеты суммами наличных денежных средств, которые превышают предельную величину (с другими юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица; поступающими в кассу проверяемого предприятия). Борьба с присвоением денег, полученных от других предприятий, требует в первую очередь осуществления безналичных расчетов во всех возможных случаях.

Расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги (без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах).

Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.

Учет денежных средств на расчетном счете В соответствии с учетной политикой ОАО «ЧХЗ» в учреждении банка открыл расчетный счет. На расчетном счете сосредоточиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за товары, погашение задолженности бюджету, и внебюджетным платежам, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т. п.

Для открытия расчетного счета в банк ОАО «ЧХЗ» предоставило следующие документы:

заявление на открытие счета;

временное свидетельство о регистрации, выданное регистрирующим органом;

прошнурованные и пронумерованные, заверенные нотариально или регистрирующим органом копии устава и учредительного договора;

заверенные в установленном порядке в двух экземплярах банковские карточки с образцами подписей и оттиска печати.

Денежные суммы, поступившие на расчетный счет, отражаются по дебету счета 51 «Расчетные счета» в корреспонденции со счетами: 50, 60, 62, 66, 68, 71, 73, 75, 76, 90, 99.

Выбытие денежных средств с расчетного счета отражается по кредиту счета 51 «Расчетные счета» в корреспонденции со счетами: 04, 50, 60, 62, 66, 68, 69, 70, 71, 76, 99.

Таким образом, по дебету счета 51 «Расчетные счета» отражается остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды и т. д. По кредиту — учитывается погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, суммы, полученные наличными в кассу, и т. д.

При аудите операций по расчетному счету прежде всего аудитор устанавливает, сколько на предприятии имеется расчетных счетов, и при наличии нескольких таких счетов необходимо проверить, как ведется аналитический и синтетический учет по каждому из них.

Основная информация по расчетному счету содержится в банковских выписках и приложенных к ним первичных документах. Аудитор должен проверить, подтверждена ли каждая операция, отраженная в выписке, соответствующими первичными документами.

При аудите операций по расчетному счету необходимо обратить внимание на следующее:

• · соответствие сумм в выписках банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;
• · правильность и полноту зачисления денег, сданных в банк на личными;
• · наличие штампа банка на первичных документах, приложенных к выпискам (в случае выявления документов без штампа банка проводится встречная проверка в банке);
• · обоснованность перечисления денежных средств акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи, а также достоверность почтовых адресов получателей (депонированной зарплаты, алиментов и т. п.);
• · правильность составления бухгалтерских проводок по операциям в банке;
• · полноту и достоверность банковских выписок и документов к ним (остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке).

Если в выписке будут обнаружены подчистки и не оговоренные в письменном виде исправления, нужно провести встречную проверку в учреждении банка.