Рекомендации по совершенствованию организации и ведению бухгалтерского учета в ООО «СТАЛКЕР»

Совершенствование организации и ведения бухгалтерского учета в ООО «Сталкер»

Организация бухгалтерского учета предприятия — это целый комплекс мероприятий, определение долговременной учетной политики, выбор формы бухгалтерского учета, подбор комплекса технических средств, формирование структуры бухгалтерской службы, разработка графика документооборота и должностных инструкций для бухгалтерского персонала и т. д.

Эффективное управление предприятием возможно, если на нем организована дееспособная система бухгалтерского учета, позволяющая делать выводы о взаимосвязях между деятельностью подразделений и соответствующими стоимостными показателями. Под рациональной организацией и ведением бухгалтерского учета следует понимать систему элементов и средств наиболее оптимального построения учетного процесса с целью получения достоверной, своевременной и уместной (полезной) для управления информации о деятельности организации и осуществления контроля за эффективностью использования производственных ресурсов.

В целом организация и ведение бухгалтерского учета в ООО «Сталкер» ведется в соответствии с Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 21.11.96 г. с изменениями. Учет на данном предприятии организован рационально и соответствует принятым нормам и правилам. Но выявлено несколько слабых сторон: отсутствие Положения о системе бухгалтерского учета на предприятии, Графика документооборота, должностных инструкций. Следствием отсутствия данных документов в организации являются ошибки в первичной документации, несвоевременное движение первичных документов, не правильное разделение должностных обязанностей.

В целях совершенствования организации бухгалтерской службы малого предприятия рекомендуем разработать график документооборота, устанавливающий порядок движения первичных документов организации, относящихся к соответствующим разделам.

График документооборота — это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Ответственность за разработку графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, а утверждает его руководитель предприятия.

График документооборота поможет предприятию установить рациональный документооборот, т. е. предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определить минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение будет способствовать оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивать своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных должны будут нести лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации должен осуществлять главный бухгалтер ООО «Сталкер». Целесообразно вручить каждому работнику предприятия выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

График документооборота может стать в организации инструментом для выполнения одной из задач главного бухгалтера: организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов.

Еще одним из недочетов организации бухгалтерского учета в ООО «Сталкер» является отсутствие должностных инструкций, которые дают четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогают разрешать возникающие трудовые споры.

Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание. Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу. Поэтому мы считаем, что для совершенствования бухгалтерского учета нужно разработать должностные инструкции для каждой должности на предприятии.

Должностная инструкция — основной документ, определяющий функциональные обязанности, права, ответственность и взаимодействия сотрудников. Поэтому должностная инструкция становится важнейшим инструментом организации эффективной работы персонала. Это документ, который устанавливает в компании «правила игры» для сотрудника: четко прописывает его функциональные обязанности, подчиненность, ответственность, права, взаимодействие с другими сотрудниками компании.

В настоящее время порядок составления инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому предприятие самостоятельно решает, как ее оформлять и в дальнейшем корректировать (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412−6). Для организации должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Назначение должностной инструкции — объяснить сотруднику, что от него требуется, определить круг его обязанностей и прав. Должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить безличный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении трудового договора (контракта) с ним.

Как правило, должностная инструкция включает в себя такие разделы: 1) общие положения; 2) должностные обязанности; 3) права; 4) ответственность; 5) квалификационные требования; 6) необходимые знания; 7) взаимодействия.

В общих положениях предприятие должно описать, что это за документ, что за должность, кем назначается и пр. Пункт «должностные обязанности» должен содержать подробное и пошаговое описание всего того, что специалист должен делать. В следующем пункте должны быть описаны права специалиста (например — своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение обратной связи от руководителя и пр.), а так же ответственность его перед компанией.

Требования к квалификации и необходимые знания — это описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности. Этот пункт имеет смысл только при четком соблюдении заданного стандарта, если квалификационные требования для организации не принципиальны — пункт лучше опустить.

В итоге получается довольно длинный и подробный документ, однако, эти «подробности», в дальнейшем дают возможность строить взаимоотношения с сотрудниками на совершенно новом уровне.

В целях совершенствования организации и ведения бухгалтерского учета ООО «Сталкер» можно предложить автоматизировать учет заработной платы и кадров. Ведение заработной платы на предприятии ведется вручную, что отрицательно отражается на бухгалтерском учете организации. В данном случае можно порекомендовать автоматизировать учет с помощью программы «1С: Зарплата и кадры», которая является компонентой «Расчет» системы «1С Предприятие», настроенной на расчет заработной платы и учет персонала.

Компонента «1C Расчет» поможет на предприятии автоматизировать периодические расчетные операции. Области применения компоненты:

• — расчет заработной платы
• — учет кадров
• — учет акций и расчет дивидендов
• — учет жилого фонда и расчет квартплаты и пр. и может быть использована как автономно, так и совместно с другими компонентами системы «1С Предприятие».

Конфигурация, предназначенная для расчета заработной платы и кадрового учета, может использоваться на данном предприятии, и удовлетворяет законодательству Российской Федерации.

Предусмотрена возможность работы с кадровыми документами без привязки к начислению и расчету заработной платы, что делает более самостоятельной и гибкой кадровую подсистему.

Обеспечена поддержка текущего налогового законодательства, в том числе учет зарплаты в организациях, полностью или частично переведенных на уплату единого налога на вмененный доход.

Отчетность о налогообложении доходов физических лиц и об исчислении взносов в ПФР можно получать как на основании автоматически проведенных расчетов заработной платы, так и по введенным вручную данным.

Пользователи типовой конфигурации могут перенести содержимое справочников и накопленные данные расчета в информационную базу редакции 2.0 при помощи конвертора, входящего в поставку новой редакции конфигурации.

Типовая конфигурация позволяет осуществлять:

• — оформление приказов о приеме на работу
• — оформление приказов о продвижении по службе
• — ввод и расчет больничных листов
• — оформление и расчет отпусков разного типа, и получение отпускных записок;
• — ввод разовых и долгосрочных доплат;
• — оформление приказов о выплате премии, как отдельным сотрудникам, так и любой выбранной группе сотрудников;
• — проведение перерасчетов «задним числом»;
• — расчет разнообразных доплат: от доплаты к окладу до доплаты за выслугу лет, ведение штатного расписания предприятия;
• — получение стандартных отчетов и форм для предоставления в налоговые и другие органы;
• — проведение между расчетных выплат заработной платы;
• — проведение частичной выплаты заработной платы;
• — депонирование сумм, не выданных по платежным ведомостям;
• — учет долгов по заработной плате прошлых периодов;
• — оформление увольнений с расчетом компенсаций отпуска;
• — выходного пособия и другие возможности.

Отчеты в «1С зарплата и кадры» могут представляться в виде: своды по начислениям и удержаниям, расчетные листки, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость для получения денег через кассу, расходные кассовые ордера, налоговая карточка, справка о доходах, анкета застрахованного лица и индивидуальные сведения для Пенсионного Фонда, отчет по среднесписочной численности предприятия, отчеты о количестве принятых и уволенных за определенный период, отчеты о юбилярах и детях сотрудников, отчет о военнообязанных и др.

Программа даст возможность организации самостоятельно ввести региональные сборы с физических лиц и отчисления с ФОТ предприятий, регламентируемые местным законодательством.

Первоначально программа содержит целый набор справочников и классификаторов, содержащих исходные данные и предназначенных для работы с такими понятиями, как должности, категории работников, единая тарифная сетка. Справочник подразделений позволит ООО «Сталкер» отобразить сколь угодно сложную, многоуровневую структуру предприятия.

Можно вести штатное расписание предприятия, которое позволит оперативно учитывать степень заполнения штата, управлять такими понятиями как «вилка окладов» и быстро формировать список вакансий на предприятии. С июля 2010 года розничная торговля в ООО «Сталкер» осуществляется с помощью одной из самых распространенных технологий автоматизированного сбора данных (автоматической идентификации — АИ) на сегодняшний день штрихового кодирования.

Автоматическая идентификация осуществляет автоматическое распознавание, расшифровку, обработку, передачу и запись информации, большей частью, с помощью нанесения и считывания информации, закодированной в штрих-коде. В связи с этим нововведением на предприятии данная система позволяет вести учет товаров по ценам приобретения без использования счета 42 «Торговая наценка».