Информационные системы книгообеспеченности в образовательных учреждениях

В данной статье описываются достоинства и недостатки автоматизированных библиотечных информационных систем (АБИС), а также рассматриваются их характеристики. Авторы сделали анализ наиболее используемых АБИС на территории Казахстана и стран СНГ и дали им оценку. Также авторы описали возможность создания информационной системы книгообеспеченности, которая будет удовлетворять всем требованиям учебного заведения и превосходить существующие системы.

автоматизированный библиотечный информационный книгообеспеченность Важной составляющей деятельности библиотеки образовательного учреждения является анализ книгообеспеченности учебного процесса. Средства ее поддержки реализуются в автоматизированных информационно-библиотечных системах (АБИС), которая реализует комплексный подход ко всем процессам формирования учебного фонда, его использования и анализа книгообеспеченности учебной литературой.

Базовым показателем книгообеспеченности служит коэффициент, рассчитываемый как отношение количества экземпляров определенного информационного ресурса (учебника, учебного пособия и т. п.), представленного в фонде библиотеки и входящего в список рекомендуемой литературы в учебной программе дисциплины, к числу учащихся, изучающих эту дисциплину. Коэффициент книгообеспеченности отражает степень удовлетворения фондом библиотеки потребностей читателей в учебной литературе. Его общий смысл — полнота обеспечения учебной литературой множества учащихся, для которых она предназначена [1].

Комплексный анализ книгообеспеченности включает расчет соответствующих коэффициентов для отдельных изданий, дисциплин, образовательных программ (в целом и по циклам дисциплин), учебных групп, факультетов, совокупностям дисциплин, преподаваемых кафедрой и т. д. Полученные значения сопоставляются с нормативными, задающими минимально допустимые уровни книгообеспеченности, определенные решениями органов управления образованием или образовательного учреждения. Для проведения указанных расчетов требуются спецификация структуры образовательного учреждения и реализуемых им образовательных программ, а также данные о количестве учащихся в учебных группах, осваивающих различные образовательные программы.

Автоматизированная система книгообеспеченности предназначена для оптимизации справочно-информационного обслуживания преподавателей, студентов и сотрудников научной библиотеки университета. Она предназначена для получения оперативной информации о состоянии обеспеченности учебными изданиями учебных дисциплин, для информации о рекомендуемой и новой литературе, для своевременной корректировки тематического плана комплектования учебного фонда, для последующего анализа использования литературы в учебном процессе.

В базу данных системы книгообеспеченности ежегодно вносятся изменения в учебных планах, контингенте студентов. Изменения в количественном составе учебного фонда вносятся в течение года.

База данных автоматизированной системы книгообеспеченности учебного процесса позволяют получить преподавателям университета следующую информацию:

• · контингент студентов по факультетам, специальностям, форме обучения, курсам, дисциплинам;
• · списки учебных и методических изданий, их количество по дисциплинам кафедры;
• · списки учебных и методических изданий, их количество за определенные годы издания;
• · обеспеченность учебными и методическими изданиями по факультетам, специальностям, формам обучения, семестрам.

Автоматизированная система книгообеспеченности учебного процесса позволяет оперативно информировать кафедры о новых поступлениях учебной и методической литературы. Данные автоматизированной системы носят не только информативный характер, но и позволяют осуществлять обратную связь с кафедрами: по списанию литературы, перераспределению по месту хранения, соответствию учебно-методических изданий читаемому курсу и т. д.; составлять списки новых поступлений учебно-методической литературы за определенный период [2].

На сегодняшний день комплектование фондов вузовских библиотек — процесс недостаточно формализованный, а порою чисто субъективный, поэтому плохо поддающийся анализу и особенно перспективному планированию. Причем информация, с которой приходится иметь дело библиотеке, чрезвычайно изменчива в соответствии с изменением учебного процесса и состава книжного фонда. Технологически правильно построенные процессы заказа, получения, хранения, книговыдачи и даже списания литературы не могут быть оторваны от всестороннего анализа книгообеспеченности учебного процесса, постоянно производимого самой библиотекой вуза. Оперативный учет текущего состояния обеспеченности учебного процесса необходимой литературой позволяет не только повысить эффективность использования фонда учебной литературы, но и увеличить производительность и качество труда библиотекарей [3].

Вузы по-разному подходят к организации библиотечных процессов, связанных с комплектованием учебной литературой, но в любом случае требуется иметь конкретные цифры, позволяющие оценить потребность в том или ином издании. Только на основании таких данных возможны правомерные выводы о закупке нужного количества экземпляров каждого конкретного издания [4]. Для этого разработаны и существуют различные методы получения и анализа так называемых коэффициентов книгообеспеченности учебной литературой. Рассчитанные значения коэффициентов книгообеспеченности должны показывать полноту обеспеченности книгой (или книгами) того контингента учащихся, для которых эти издания предназначены. Эти цифры могут быть использованы, в том числе при предоставлении отчетных данных книгообеспеченности: по направлениям обучения, специальностям, кафедрам, отдельным дисциплинам, а также в качестве суммарного компонента при лицензировании и аккредитации учебной деятельности вуза.

Причем для всех этих показателей, в рамках каждого вида учебной литературы (основной и дополнительной), жестко определены нормативные минимальные значения коэффициента книгообеспеченности, а также назначены нижние границы дат издания литературы, учитываемой в таком расчете. Например, для дисциплин, принадлежащих к циклу общепрофессиональных, основная литература не должна быть старше десяти лет, а для специальных дисциплин — пяти лет [5].

Несмотря на повсеместное использование библиотеками расчетов коэффициентов книгообеспеченности, не существует общепринятых рекомендаций по методике расчета этих значений. вузы по разному подходят к решению этой проблемы, автоматизируя библиотечные процессы с помощью специализированного программного обеспечения такого, как автоматизированная подсистема «Книгообеспеченность учебного процесса» МИФИ или Версия 2.5 автоматизированной картотеки книгообеспеченности, в том числе и на базе комплексных автоматизированных информационно-библиотечных систем (АБИС) [6]. Модули книгообеспеченности есть в таких информационных библиотечных системах, как АБИС «МАРК-SQL» (НПО «Информсистема)», АБИС: «ИРБИС-32/64″ (ГПНТБ России), „Руслан“ (Санкт-Петербургский государственный технический университет), „БУКИ“ (Ярославского государственного университета),"1С: Библиотека ВУЗа» от Март-софт и др.

Можно отметить, что все вышеперечисленные программные продукты, обеспечивающие ведение картотеки книгообеспеченности, при расчете коэффициентов книгообеспеченности по-разному интерпретируют следующие важные моменты:

• · учет распределения литературы по семестрам, в том числе и смежным;
• · методика получения обобщенных коэффициентов книгообеспеченности;
• · параллельное использование одних и тех же изданий различными группами учащихся;
• · возможность ограничения максимальных и минимальных значений коэффициентов;
• · приоритетное распределение литературы в соответствии с учебными графиками кафедр;
• · отбор и вычисление процента литературы с разрешительными грифами;
• · учет требований к максимальному сроку актуальности литературы.

В результате, даже имея одни и те же исходные данные, в различных АБИС могут быть получены разные значения коэффициентов книгообеспеченности, что связано с использованием различных алгоритмов их расчета и представления в выходных формах [7].

Многие вышеназванные программные продукты изначально даже не пытаются учесть:

• · соответствие переизданий учебников или их аналогов с другим заглавием;
• · особенность подсчета коэффициента книгообеспеченности для электронных версий аналогичных изданий;
• · подсчет процента обновления учебной литературы, используемой дисциплиной.

В таблице 1 представлены наиболее известные и применяемые в настоящее время на территории Казахстана и стран СНГ АБИС.

Одним из существенных недостатков данных АБИС является то, что для баз данных используются разные форматы, которые зачастую не совместимы с уже имеющейся информационной системой вуза [8].

Например, чтобы можно было рассчитать коофицент книгообеспеченности стандартными средствами АБИС Ирбис 64, нужно:

• · Добавлять в базу читателей студентов и следить за их контингентом;
• · Занести в базу читателей всех студентов вуза.
• · Своевременно менять студентам курс и семестр.
• · Внести учебные планы студентов в БД Книгообеспеченности.
• · При вводе книги заполнять поля «Дисциплина», «Специальность».
• · Редактировать справочники дисциплин, специальностей, кафедр и факультетов.
• · Если поменялся код специальности, кафедры, дисциплины, то нужно заново редактировать учебный план в АБИС.

Все эти действия изначально делаются вручную, и занимают очень много времени, поэтому требуются дополнительные сотрудники и затраты.

Таблица 1 — Применяемые на территории Казахстана и стран СНГ автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС).

Чтобы избежать данных проблем было принято решение разработать свою информационную систему книгообеспеченности, которая была бы интегрирована в существующую корпоративную информационную систему (ЕКИС) и обладала следующими качествами:

• · интеграция с существующей корпоративной информационной системой;
• · использование реляционной модели данных;
• · возможность быстрой модернизации;
• · автоматизация процесса заказа книг кафедрами;
• · формирование выходных форм книгообеспеченности;
• · формирование выходных форм КСУ.

Так как Информационная система ИнЕУ построена на базе Microsoft sql, то были проведены следующие основные подготовительные этапы перед разработкой информационной системы книгообеспеченности:

• · Интеграция базы данных читателей АБИС Ирбис 64 с корпоративной информационной системой, отказ от читательских билетов в пользу электронных пропусков. На данном этапе было разработано программное обеспечение, которое позволило автоматически синхронизировать базу читателей с базой студентов вуза и колледжа, а также сотрудников ЕКИС;
• · Настройка выгрузки из базы читателей АБИС студентов, у которых нет на руках книг, чтобы они могли получить обходной лист в Студенческом отделе автоматически;
• · Настройка выгрузки базы книжного фонда ИнЕУ из АБИС Ирбис 64 в Microsoft Sql (ЕКИС).

В заключение хотелось бы отметить, что автоматизированные картотеки книгообеспеченности легко обнаруживают слабые места в работе с комплектованием фонда учебной литературы и позволяют навести порядок в его использовании. Однако, для этого требуются определенные целенаправленные действия со стороны руководителей библиотек по организации анализа книгообеспеченности и, самое главное, разработка единых рекомендаций по расчету коэффициентов книгообеспеченности и их применению при пополнении фонда библиотек учебных заведений.

• 1. Шрайберг Я. Л. Основные положения и принципы разработки автоматизированных библиотечно-информационных систем и сетей. — М.: ГПНТБ России, 2000. — 130 с.
• 2. Шрайберг Я. Л., Воройский Ф. С. Автоматизированные библиотечно-информационные системы России: состояние, выбор, внедрение, развитие. — М.: Либерея: ГПНТБ России, 1996. — 273 с.
• 3. Воройский Ф. С. Аналитико-синтетическая обработка и переработка информации в автоматизированных системах НТИ: Основы организации и технологии. — М.: ИПКИР, — 217 с.
• 4. Воройский Ф. С., Моздор С. В. Проектирование информационной технологии и автоматизированных рабочих мест в составе служб предприятий: Нормат. и метод. материалы. — М.: ВИМИ, 1992. — 75 с.
• 5. Справочное руководство по организации и поиску научно-технической информации. — М.: МИФИ, 1999. — 119 с.
• 6. Юсупов Р. М., Заболотский В. П. Научно-методологические основы информатизации / РАН. С.-Петерб. ин-т информатики и автоматизации. — СПб.: Наука, — 454 с.
• 7. Бродовский А. И., Воройский Ф. С., Гончаров А. М., Шрайберг Я. Л. Библиотека и информатизация. — Казань, 1996. — 229 с.
• 8. Гончаров М. В., Шрайберг Я. Л.

  Введение

  в Интернет: учебное пособие в 9 частях / Общ. ред.Я. Л. Шрайберга. — М.: ГПНТБ России, 2000. — 250 с.